Φάση υλοποίησης ενός Office 365 - dummies

Η φάση σχεδιασμού μιας εφαρμογής του Office 365 εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από πολλούς παράγοντες, συμπεριλαμβανομένου του εάν χρησιμοποιείτε το επαγγελματικό σχέδιο και το πρόγραμμα μικρών επιχειρήσεων ή το επιχειρηματικό σχέδιο. Ανεξάρτητα από το σχέδιο που χρησιμοποιείτε, θέλετε να λάβετε πληροφορίες σχετικά με τους πόρους και τους ρόλους που θα χρειαστείτε για την υλοποίηση καθώς και για εργασίες όπως:

• Συνάντηση συγχρονισμού

• Παρακολούθηση τεκμηρίωσης

• Στρατηγικές γύρω από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, όπως το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου και η ενοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το SharePoint

• Προμήθεια και αδειοδότηση λογαριασμού

• Ανάλυση εύρους ζώνης Internet

• Απογραφή λογισμικού και υλικού

• Διαχειριστής και εκπαίδευση τελικού χρήστη

• Σχεδιασμός επικοινωνίας

Συναντήσεις συγχρονισμού για την εφαρμογή του Office 365

Με οποιαδήποτε υιοθέτηση λογισμικού Enterprise, η διατήρηση ανοιχτών γραμμών επικοινωνίας είναι σημαντική. Εάν όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα, τότε είναι ευκολότερο να πλοηγηθείτε σε θέματα που προκύπτουν και όχι στο τέλος του έργου.

Τραβώντας μια σελίδα από τη μεθοδολογία του SCRUM, είναι καλή ιδέα να έχουμε καθημερινά όρθια θέση όπου οι ομάδες στέκονται σε έναν κύκλο και γρήγορα ανακοινώνουν τι δουλεύουν και ποια εμπόδια τους εμποδίζουν να συνεχίσουν τα καθήκοντά τους.

Η μεθοδολογία ανάπτυξης λογισμικού γνωστή ως SCRUM είναι μια διαδικασία για την ολοκλήρωση πολύπλοκων κύκλων ανάπτυξης λογισμικού. Ο όρος προέρχεται από το αυστραλιανό άθλημα του ράγκμπι όπου ολόκληρη η ομάδα κινείται κάτω από το πεδίο ως μια μονάδα αντί ως μεμονωμένοι παίκτες. Αν δεν είστε εξοικειωμένοι με το SCRUM, ελέγξτε την ιστοσελίδα του Scrum Alliance.

Παρακολούθηση έκδοσης για την υλοποίηση του Office 365

Τα ζητήματα παρακολούθησης κατά την εμφάνισή τους είναι κρίσιμα και χρειάζεστε μια διαδικασία στη θέση της. Το SharePoint είναι ιδανικό για την παρακολούθηση των ζητημάτων, επομένως ίσως χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε μια πιλοτική εφαρμογή του Office 365 που περιλαμβάνει το SharePoint Online για να παρακολουθείτε τα ζητήματά σας για την υλοποίηση του Office 365. Δεν είναι αυτή η τακτική μια μάστιγα μυαλό;

Στρατηγικές ηλεκτρονικής αλληλογραφίας για την εφαρμογή του Office 365

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο παίζει πολύ σημαντικό ρόλο σε σχεδόν κάθε οργανισμό. Όταν μετακομίζετε στο Office 365, θα μετακινήσετε το σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να διαδοθεί ευρέως και να ενσωματωθεί σε πολλές διαφορετικές γωνίες και διακλαδώσεις της υποδομής σας.

Θέλετε να βεβαιωθείτε ότι κάνετε έναν ενδελεχή έλεγχο για να μάθετε ποια συστήματα και εφαρμογές χρησιμοποιούν ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και τα οποία θέλετε να μεταφέρετε στο Office 365. Επιπλέον, το μέγεθος των θυρίδων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των χρηστών πρέπει να είναι κατανοητό και το ποσό των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα μεταφερθούν στο Exchange Online (το οποίο είναι το τμήμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Office 365).

Συγκεκριμένα, σημειώστε πώς χρησιμοποιείτε το SharePoint και πώς χρησιμοποιεί το e-mail το SharePoint. Εάν είστε νέοι στο SharePoint, είστε έτοιμοι για μια θεραπεία επειδή έχετε κατανοήσει πώς ενσωματώνεται το προϊόν με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

Προμήθεια λογαριασμού και αδειοδότηση για την υλοποίηση του Office 365

Τα καλά νέα είναι ότι το Office 365 είναι πολύ ευέλικτο όσον αφορά την αδειοδότηση, την τροφοδότηση των χρηστών και τη διοίκηση. Με αυτό, ωστόσο, θέλετε να σχεδιάσετε τον αριθμό των χρηστών και τις απαιτήσεις αδειοδότησης που χρειάζεστε για τον οργανισμό σας.

Μπορείτε να επιλέξετε να υιοθετήσετε το Office 365 ταυτόχρονα ή ως μια σταδιακή προσέγγιση μεταφέροντας μια ομάδα σε Office 365 ως πιλοτικό. Και στις δύο περιπτώσεις, πρέπει να κατανοήσετε τις απαιτήσεις αδειοδότησης, ώστε να μπορείτε να σχεδιάσετε πόρους και κόστος ανάλογα.

Ανάλυση του εύρους ζώνης Internet για την εφαρμογή του Office 365

Επειδή το Office 365 ζει στο σύννεφο και είναι προσβάσιμο μέσω Internet, η σύνδεσή σας πρέπει να είναι κορυφαία. Ο διαχειριστής του δικτύου σας ή ο σύμβουλος πληροφορικής μπορούν να χρησιμοποιήσουν διάφορα εργαλεία ελέγχου εύρους ζώνης δικτύου, ώστε να έχετε αναφορές από πρώτο χέρι σχετικά με το εύρος ζώνης που χρησιμοποιείτε αυτήν τη στιγμή στον οργανισμό σας και τον τρόπο με τον οποίο η μετάβαση στο σύννεφο θα επηρεάσει τους χρήστες.

Απογραφή λογισμικού και υλικού για την υλοποίηση του Office 365

Η διεξαγωγή ενός ελέγχου των σημερινών πόρων λογισμικού και υλικού είναι σημαντική. Ευτυχώς, η Microsoft διαθέτει ένα διαθέσιμο εργαλείο για ένα τέτοιο έργο. Το λεγόμενο εργαλείο αξιολόγησης και προγραμματισμού της Microsoft (MAP), το οποίο μπορείτε να το κατεβάσετε, αναζητώντας το στο Κέντρο λήψης της Microsoft.

Εκπαίδευση διαχειριστή και τελικού χρήστη για την εφαρμογή του Office 365

Όπως συμβαίνει με οποιοδήποτε νέο σύστημα, η εκπαίδευση είναι ένα απαραίτητο στοιχείο. Το Office 365 έχει σχεδιαστεί με διαισθητικές διεπαφές χρήστη τόσο για τη διοίκηση όσο και για τους τελικούς χρήστες, αλλά χωρίς σχέδιο κατάρτισης, κυλάτε τα ζάρια.

Μια δημοφιλής και επιτυχημένη προσέγγιση στην εκπαίδευση όταν πρόκειται για διαισθητικά σχέδια ονομάζεται εκπαίδευση του εκπαιδευτή. Η ιδέα είναι ότι επενδύετε στην επίσημη εκπαίδευση για έναν χρήστη ηλεκτρικής ενέργειας και στη συνέχεια ο χρήστης εκπαιδεύει την υπόλοιπη εταιρεία. Αυτή η στρατηγική είναι πολύ δυνατή ακόμη και για μεγάλους οργανισμούς, επειδή η κατάρτιση κλιμακώνεται εκθετικά. Καθώς εκπαιδεύονται οι άνθρωποι, εκπαιδεύουν τους άλλους.

Απαιτήσεις μετεγκατάστασης για την υλοποίηση του Office 365

Μία από τις μεγαλύτερες πτυχές της μετάβασης στο Office 365 θα είναι η μετάδοση περιεχομένου, συμπεριλαμβανομένων γραμματοκιβωτίων και άλλου περιεχομένου. Η ιδανική κατάσταση είναι ότι ο οργανισμός σας ζει κάτω από ένα βράχο και δεν διαθέτει κανένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων ή προσαρμοσμένη λειτουργία πύλης.

Σε αυτό το σενάριο, απλά αρχίζετε να χρησιμοποιείτε το SharePoint σε όλη του τη δόξα και κάνετε μπάνιο στην αποδοτικότητα και την παραγωγικότητα ενός σύγχρονου περιβάλλοντος πύλης.

Ωστόσο, οι πιθανότητες είναι ότι έχετε ήδη εφαρμόσει πολλά συστήματα. Αυτά τα συστήματα μπορεί να είναι το SharePoint ή μπορεί να είναι μια προσαρμοσμένη λύση. Σε κάθε περίπτωση, πρέπει να σχεδιάσετε να μεταφέρετε το περιεχόμενο και τη λειτουργικότητα αυτών των συστημάτων στο Office 365.Τα καλά νέα είναι ότι το Office 365 είναι σίγουρα ένα προϊόν που αξίζει να δαπανήσει το χρόνο, την προσπάθεια και τους πόρους για την υιοθέτηση.