Πολιτικές Ασφαλείας προσωπικού - ανδρείκελα

Ο οργανισμός χρειάζεται σαφώς τεκμηριωμένες πολιτικές και διαδικασίες για την ασφάλεια του προσωπικού, προκειμένου να διευκολύνει τη χρήση και προστασία των πληροφοριών. Υπάρχουν πολλές εννοιολογικές βέλτιστες πρακτικές για την προστασία της επιχείρησης και των σημαντικών πληροφοριών της. Αυτές οι βέλτιστες πρακτικές έχουν να κάνουν με το πώς οι άνθρωποι - και όχι η τεχνολογία - συνεργάζονται για να υποστηρίξουν την επιχείρηση.

Αυτό είναι συλλογικά γνωστό ως διοικητική διαχείριση και έλεγχος.

Έλεγχος υποψήφιων για απασχόληση

Ακόμη και πριν από την απόσπαση ενός σημείου "Βοήθεια Wanted" (Οι άνθρωποι το κάνουν ακόμα;) ή μια διαφήμιση στην ιστοσελίδα αναζήτησης εργασίας, είναι πλήρως τεκμηριωμένη και περιέχει πλήρη περιγραφή των απαιτήσεων της εργασίας, των προσόντων και του πεδίου αρμοδιοτήτων και εξουσίας.

Η περιγραφή της εργασίας (ή της θέσης) θα πρέπει να δημιουργηθεί ως συνεργατική προσπάθεια μεταξύ του διαχειριστή προσλήψεων - ο οποίος κατανοεί πλήρως τις λειτουργικές απαιτήσεις της συγκεκριμένης θέσης που πρέπει να πληρωθεί - και του διαχειριστή ανθρώπινου δυναμικού - ο οποίος κατανοεί πλήρως τους ισχύοντες νόμους και οργανωτικές απαιτήσεις που πρέπει να αντιμετωπιστούν.

Ο διαχειριστής μίσθωσης γνωρίζει (και μπορεί σαφώς να διατυπώσει) ποιες δεξιότητες απαιτεί κάποια εργασία.

• Ο διαχειριστής ανθρωπίνων πόρων μπορεί να προβάλει εκ των προτέρων τους αιτούντες εργασία γρήγορα και με ακρίβεια.
• Οι πιθανοί υποψήφιοι μπορούν να εξασφαλίσουν ότι ισχύουν μόνο για θέσεις για τις οποίες έχουν τα προσόντα τους και μπορούν να προετοιμαστούν κατάλληλα για συνεντεύξεις (για παράδειγμα, συνδυάζοντας τις ικανότητες και τις εμπειρίες τους με τις συγκεκριμένες απαιτήσεις της θέσης).
• Αφού ο οργανισμός συμπληρώσει τη θέση, η περιγραφή θέσης (σε ορισμένες περιπτώσεις, η σύμβαση εργασίας) συμβάλλει στη μείωση της σύγχυσης σχετικά με το τι αναμένει ο οργανισμός από τον νέο υπάλληλο και παρέχει αντικειμενικά κριτήρια για την αξιολόγηση της απόδοσης.

Οι συνοπτικές περιγραφές των καθηκόντων που προσδιορίζουν σαφώς την ευθύνη και την εξουσία ενός ατόμου, ιδιαίτερα σε θέματα ασφάλειας πληροφοριών, μπορούν να βοηθήσουν

Μείωση σύγχυσης και ασάφειας.

• Παροχή νομικής βάσης για την αρχή ή τις ενέργειες ενός ατόμου.
• Να επιδεικνύει οποιαδήποτε αμέλεια ή ατέλειες κατά την εκτέλεση των καθηκόντων.
• Ένας οργανισμός πρέπει να διενεργεί ελέγχους ιστορικού και να ελέγχει τις πληροφορίες εφαρμογής για όλους τους δυνητικούς εργαζόμενους και εργολάβους. Αυτή η διαδικασία μπορεί να σας βοηθήσει να εκθέσετε τυχόν ανεπιθύμητους ή μη επιλεγέντες υποψηφίους.Για παράδειγμα

Μια προηγούμενη ποινική καταδίκη μπορεί αμέσως να αποκλείσει έναν υποψήφιο από ορισμένες θέσεις εντός ενός οργανισμού.

• Ακόμα και όταν η ύπαρξη ποινικού μητρώου δεν αποκλείει αυτόματα έναν υποψήφιο, εάν ο υποψήφιος δεν αποκαλύψει αυτές τις πληροφορίες στην αίτηση εργασίας ή στη συνέντευξη, θα πρέπει να είναι ένα σαφές προειδοποιητικό σημάδι για έναν πιθανό εργοδότη.
• Ορισμένες θέσεις που απαιτούν έγκριση ασφαλείας της κυβέρνησης του Ηνωμένου Βασιλείου είναι διαθέσιμες μόνο στους πολίτες του Ηνωμένου Βασιλείου.
• Το πιστωτικό ιστορικό ενός υποψηφίου θα πρέπει να εξεταστεί εάν η θέση έχει σημαντικές οικονομικές ευθύνες ή χειρίζεται περιουσιακά στοιχεία υψηλής αξίας ή εάν υπάρχει μεγάλη πιθανότητα απάτης.
• Έχει υπολογιστεί ότι το 40% των αιτούντων εργασία «υπερβάλλουν την αλήθεια» στα βιογραφικά τους και στις εφαρμογές τους. Οι κοινές πηγές παραλειπόμενων, υπερβολικών ή τελείως παραπλανητικών πληροφοριών περιλαμβάνουν ημερομηνίες απασχόλησης, ιστορικό μισθών, εκπαίδευση, πιστοποιήσεις και επιτεύγματα. Παρόλο που οι ίδιες οι πληροφορίες μπορεί να μην αποκλείουν, ένας ανέντιμος αιτών δεν πρέπει να έχει την ευκαιρία να γίνει ανειλικρινός υπάλληλος.
• Οι περισσότερες επιθεωρήσεις απαιτούν τη γραπτή συγκατάθεση του αιτούντος και τη γνωστοποίηση ορισμένων προσωπικών πληροφοριών (όπως ο αριθμός κοινωνικής ασφάλισης του αιτούντος). Οι ιδιωτικές πληροφορίες που λαμβάνονται για τους σκοπούς ενός ελέγχου ιστορικού, καθώς και τα αποτελέσματα του ελέγχου ιστορικού, πρέπει να αντιμετωπίζονται και να προστατεύονται σωστά σύμφωνα με τους ισχύοντες νόμους και τις πολιτικές διατήρησης και καταστροφής των αρχείων του οργανισμού.

Βασικοί έλεγχοι ιστορικού και επαλήθευσης μπορεί να περιλαμβάνουν τις ακόλουθες πληροφορίες:

Ποινικό μητρώο

• Ιθαγένεια
• Ιστορικό απασχόλησης
• Εκπαίδευση
• Πιστοποιήσεις και άδειες χρήσης < > Ένταξη στην Ένωση και Ένωση
• Οι έλεγχοι ιστορικού πριν και μετά την απασχόληση μπορούν να παρέχουν σε έναν εργοδότη πολύτιμες πληροφορίες για ένα άτομο το οποίο ένας οργανισμός εξετάζει για μια θέση εργασίας ή θέση σε έναν οργανισμό. Οι έλεγχοι αυτοί μπορούν να δώσουν άμεση ένδειξη της ακεραιότητας ενός ατόμου (για παράδειγμα, παρέχοντας επαλήθευση των πληροφοριών στην αίτηση απασχόλησης) και μπορούν να βοηθήσουν στην εξωστρέφεια ανυπολόγιστων αιτούντων.
• Το προσωπικό που πληρώνει ευαίσθητες θέσεις θα πρέπει να υποβληθεί σε εκτεταμένο έλεγχο πριν από την απασχόληση και έλεγχο ιστορικού, ενδεχομένως περιλαμβάνοντας
• Πιστωτικά αρχεία (ελάχιστα, περιλαμβανομένων πτωχεύσεων, κατασχέσεων και δημόσιων αρχείων, ενδεχομένως πλήρους πιστωτικής έκθεσης, ανάλογα με τη θέση)

Δοκιμές για τα ναρκωτικά (ακόμη και σε χώρες ή αμερικανικά κράτη όπου ορισμένα ναρκωτικά είναι νόμιμα, εάν οι πολιτικές του οργανισμού απαγορεύουν τη χρήση ναρκωτικών, τότε θα πρέπει να χρησιμοποιούνται δοκιμές φαρμάκων για την επιβολή της πολιτικής)

Ειδική έρευνα ιστορικού (FBI και INTERPOL, συνεντεύξεις με πρώην συνεργάτες ή προσωπική συνέντευξη με έναν ιδιωτικό ερευνητή)

• Μπορεί επίσης να απαιτούνται περιοδικές εξετάσεις μετά την πρόσληψη (όπως πιστωτικά αρχεία και δοκιμές φαρμάκων), ιδιαίτερα για το προσωπικό με πρόσβαση σε οικονομικά στοιχεία, μετρητά ή υψηλά -τις αξίες ή για το προσωπικό που λαμβάνεται υπόψη για προαγωγές σε πιο ευαίσθητες ή υπεύθυνες θέσεις.
• Συμφωνίες και πολιτικές απασχόλησης
• Διάφορες συμφωνίες και πολιτικές απασχόλησης θα πρέπει να υπογράφονται όταν ένα άτομο συμμετέχει σε έναν οργανισμό ή προωθείται σε μια πιο ευαίσθητη θέση εντός ενός οργανισμού. Οι συμφωνίες απασχόλησης περιλαμβάνουν συχνά συμφωνίες μη ανταγωνισμού / μη δημοσιοποίησης πληροφοριών και αποδεκτές πολιτικές χρήσης. Οι τυπικές πολιτικές απασχόλησης ενδέχεται να περιλαμβάνουν αποδεκτή χρήση από το Διαδίκτυο, πολιτική κοινωνικών μέσων, απομακρυσμένη πρόσβαση, χρήση κινητών και προσωπικών συσκευών (για παράδειγμα, "Φέρτε τη δική σας συσκευή" ή BYOD) και σεξουαλική παρενόχληση / αδελφοποίηση.

Διαδικασίες τερματισμού απασχόλησης

Οι επίσημες διαδικασίες τερματισμού θα πρέπει να εφαρμοστούν για να προστατεύσουν την οργάνωση από πιθανές αγωγές, κλοπή ιδιοκτησίας και καταστροφή, μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση ή βία στο χώρο εργασίας. Πρέπει να αναπτυχθούν διαδικασίες για διάφορα σενάρια, όπως παραίτηση, τερματισμός, απολύσεις, ατύχημα ή θάνατος, άμεσες αναχωρήσεις έναντι προηγούμενης ειδοποίησης και εχθρικές καταστάσεις. Οι διαδικασίες τερματισμού μπορεί να περιλαμβάνουν

Έχοντας πρώην κλειδιά παράδοσης εργαζομένων, κοντέινερ ασφαλείας και άδειες στάθμευσης

Διενέργεια συνέντευξης εξόδου

Απαίτηση ότι η ασφάλεια συνοδεύει τον πρώην υπάλληλο να συλλέξει τα προσωπικά του αντικείμενα ή /

• Ζητώντας από τον πρώην υπάλληλο να επιστρέψει υλικό της εταιρίας (φορητοί υπολογιστές, κινητά τηλέφωνα και συσκευές, PDA κ.λπ.)
• Αλλαγή κλειδαριών πόρτας και κωδικών πρόσβασης συστήματος
• Επιστροφή τυπικών καθηκόντων και ευθυνών
• πρόσβαση στο σύστημα και απενεργοποίηση λογαριασμών χρηστών
• Εφαρμογή πολιτικών σχετικά με τη διατήρηση αρχείων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, προσωπικών αρχείων και εργασίας
• Κοινοποίηση πελατών, συνεργατών, προμηθευτών και εργολάβων
• Έλεγχοι προμηθευτών, συμβούλων και εργολάβων < Οι οργανισμοί αναθέτουν σήμερα σήμερα σε πολλές λειτουργίες πληροφορικής (κυρίως υποστήριξη τηλεφωνικού κέντρου ή κέντρο επαφών και ανάπτυξη εφαρμογών). Οι πολιτικές και οι διαδικασίες για την ασφάλεια των πληροφοριών πρέπει να αφορούν την εξωτερική ανάθεση της ασφάλειας και τη χρήση των πωλητών ή των συμβούλων, κατά περίπτωση. Ο έλεγχος πρόσβασης, η ανταλλαγή εγγράφων και η αναθεώρηση, τα άγκιστρα συντήρησης, η επιτόπια αξιολόγηση, η διαδικασία και η επανεξέταση της πολιτικής, καθώς και οι συμφωνίες επιπέδου υπηρεσιών (SLA) αποτελούν καλά παραδείγματα αξιολόγησης της εξωτερικής ανάθεσης.
• Συμμόρφωση
• Οι ατομικές ευθύνες για συμμόρφωση με τις ισχύουσες πολιτικές και κανονισμούς εντός του οργανισμού θα πρέπει να γίνονται κατανοητές από όλο το προσωπικό ενός οργανισμού. Υπογεγραμμένες δηλώσεις που πιστοποιούν την κατανόηση, την αναγνώριση και / ή τη συμμόρφωση ενός ατόμου μπορεί να είναι κατάλληλες για ορισμένους κανονισμούς και πολιτικές.

Απόρρητο

Οι εφαρμοστέοι κανονισμοί πολιτικής και οι πολιτικές απαιτήσεις θα πρέπει να τεκμηριώνονται και να κατανοούνται από όλο το προσωπικό του οργανισμού. Οι υπογεγραμμένες δηλώσεις που πιστοποιούν την κατανόηση, την αναγνώριση ή / και τη συμμόρφωση ενός ατόμου μπορεί επίσης να είναι κατάλληλες.