Πώς να ρυθμίσετε τη λίστα προμηθευτών του QuickBooks 2014 - ανδρείκελα

Ακριβώς όπως χρησιμοποιείτε μια λίστα πελατών στο QuickBooks για να διατηρείτε αρχεία σε όλους τους πελάτες σας, χρησιμοποιείτε μια λίστα προμηθευτών για να διατηρείτε αρχεία στους πωλητές σας. Όπως μια λίστα Πελατών, μια λίστα προμηθευτών σάς επιτρέπει να συλλέγετε και να καταγράφετε πληροφορίες, όπως τη διεύθυνση του πωλητή, το άτομο επαφής και ούτω καθεξής.

Για να προσθέσετε έναν προμηθευτή στη λίστα προμηθευτών σας, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1Επιλέξτε την εντολή προμηθευτές → Κέντρο προμηθευτή.

Όταν το κάνετε, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο του Κέντρου Προμηθευτών.

2Για να προσθέσετε έναν νέο προμηθευτή, κάντε κλικ στο κουμπί Νέος προμηθευτής και στη συνέχεια επιλέξτε Νέος προμηθευτής από την αναπτυσσόμενη λίστα.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Νέος προμηθευτής.

3Στο όνομα πωλητή ένα όνομα στο πλαίσιο Όνομα προμηθευτή.

Όπως συμβαίνει με τη λίστα πελατών: Πελάτη, χρησιμοποιείτε αυτό το όνομα για να ανατρέξετε στον προμηθευτή στο QuickBooks. Για το λόγο αυτό, μια σύντμηση είναι μια χαρά. Απλά θέλετε κάτι εύκολο να εισέλθετε και να θυμάστε εύκολα.

4 (Προαιρετικό) Αν πληρώνετε τον πωλητή σας σε νόμισμα διαφορετικό από το συνήθη νόμισμα της χώρας σας, επιλέξτε αυτό το νόμισμα από την αναπτυσσόμενη λίστα Νόμισμα.

Εάν είπατε στο QuickBooks ότι εργάζεστε σε πολλαπλά νομίσματα - θα το κάνατε κατά τη διάρκεια της διαδικασίας εγκατάστασης του EasyStep Interview - Το QuickBooks θέλει να εντοπίσετε πότε λαμβάνετε λογαριασμούς ή πληρώνετε έναν πωλητή σε νόμισμα διαφορετικό από το νόμισμα της χώρας σας. (Σημείωση: Η εικόνα δεν εμφανίζει το πλαίσιο με το αναπτυσσόμενο μενού Νομίσματα, επειδή δεν είναι ενεργοποιημένη η λειτουργία παρακολούθησης πολλαπλών νομισμάτων.)

5 (Συνήθης κανόνας) Αγνοήστε την αρχική ισορροπία και τα πεδία.

Μην κάνετε τίποτα με το Υπόλοιπο έναρξης και Από τα κιβώτια. Οι άνθρωποι που δεν γνωρίζουν καλύτερα αυτά τα κουτιά για να εισέλθουν στο αρχικό υπόλοιπο οφειλόταν σε έναν πωλητή και την ημερομηνία που οφείλεται το ποσό. Αλλά αυτό δημιουργεί μόνο προβλήματα αργότερα. Σε κάποιο σημείο στο μέλλον, ο λογιστής αυτής της φτωχής ψυχής θα πρέπει να βρει και να διορθώσει αυτό το λάθος.

Όπως και όταν προσθέτετε νέους πελάτες, υπάρχει εξαίρεση από τον συνήθη κανόνα.

Αν και ο συνήθης κανόνας είναι ότι δεν θέλετε να ορίσετε ένα υπόλοιπο έναρξης για έναν πωλητή, αυτός ο κανόνας έχει μια σημαντική εξαίρεση. Καταγράφετε το υπόλοιπο πληρωτέων λογαριασμών σας κατά την ημερομηνία μετατροπής, ορίζοντας ένα υπόλοιπο έναρξης για κάθε πωλητή από την ημερομηνία μετατροπής. Το άθροισμα αυτών των αρχικών υπολοίπων είναι αυτό που χρησιμοποιεί το QuickBooks για να καθορίσει τους συνολικούς λογαριασμούς που καταβάλλονται κατά την ημερομηνία μετατροπής.

6Αναλάβετε τις πληροφορίες διεύθυνσης προμηθευτή.

Η καρτέλα "Πληροφορίες διεύθυνσης" παρέχει μια δέσμη εύχρηστων κουτιών που χρησιμοποιείτε για τη συλλογή πληροφοριών προμηθευτή και ονόματος. Εισάγετε, προβλέψιμα, το πλήρες όνομα του πωλητή στο πλαίσιο Όνομα εταιρείας.

Μπορείτε να κάνετε κλικ στα κουμπιά Επεξεργασία στην καρτέλα Πληροφορίες Διεύθυνσης για να εμφανίσετε ένα άλλο παράθυρο διαλόγου που ονομάζεται Επεξεργασία Πληροφοριών Διεύθυνσης, το οποίο σας επιτρέπει να εισάγετε τη διεύθυνση σε τυπική διεύθυνση δρόμου, πόλη, πολιτεία και ταχυδρομικό κώδικα. Τα κουμπιά "Επεξεργασία" εμφανίζονται στα δεξιά του πλαισίου "Τα τιμολόγια" και "Αποστέλλονται από".

7Παρέχετε όλες τις απαραίτητες πρόσθετες πληροφορίες.

Η καρτέλα "Ρυθμίσεις πληρωμής" συγκεντρώνει τις πιο σχετικές πληροφορίες προμηθευτή, συμπεριλαμβανομένου του αριθμού λογαριασμού, του πιστωτικού ορίου και των όρων πληρωμής. Εάν κάνετε κλικ στην καρτέλα Φορολογικές ρυθμίσεις, στην καρτέλα Ρυθμίσεις λογαριασμού ή στην καρτέλα Πρόσθετες πληροφορίες, το QuickBooks εμφανίζει μια χούφτα άλλα πλαίσια που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να συλλέξετε και να αποθηκεύσετε πληροφορίες:

Η καρτέλα Φορολογικές ρυθμίσεις σας επιτρέπει να συλλέξετε τον αριθμό φορολογικού μητρώου του πωλητή, ώστε να μπορείτε να αποστείλετε στον πωλητή ένα έντυπο 1099 στο τέλος του έτος.

Η καρτέλα "Ρυθμίσεις λογαριασμού" σάς επιτρέπει να καθορίσετε ποιοι λογαριασμοί πρέπει να χρησιμοποιούν για την προπληρωμή πεδίων λογαριασμού κατά την εισαγωγή μιας συναλλαγής για τον προμηθευτή.

Η καρτέλα Πρόσθετες πληροφορίες σάς επιτρέπει να κατηγοριοποιήσετε τον προμηθευτή ανάλογα με τον τύπο και επίσης σας επιτρέπει να δημιουργήσετε άλλα προσαρμοσμένα πεδία.

Εάν πληρώνετε έναν πωλητή για πρώτη φορά, μια καλή κατευθυντήρια γραμμή είναι να πάρετε τον αριθμό φορολογικού του μητρώου. Εάν κάποιος δεν σας δώσει τον αριθμό φορολογικού μητρώου του - καθιστώντας έτσι αδύνατο για σας να αναφέρετε τις πληρωμές που κάνετε σε αυτόν - είναι πιθανώς ένα σημάδι κάτι κάτι παλιό.

Αν κάνετε κλικ στην καρτέλα "Ρυθμίσεις λογαριασμού" (η τέταρτη καρτέλα που είναι διαθέσιμη στο παράθυρο "Νέος προμηθευτής"), το QuickBooks εμφανίζει τα πλαίσια που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να καταχωρίσετε τους λογαριασμούς στους οποίους θέλετε να συμπληρώνονται αυτόματα τα QuickBooks όταν καταγράφετε την επιταγή σε κάποιον προμηθευτή ή όταν καταγράφετε ένα λογαριασμό από κάποιον προμηθευτή.

Για παράδειγμα, εάν η επιταγή προς τον ιδιοκτήτη πληρώνει πάντοτε δαπάνη ενοικίου και έξοδα κοινής ωφελείας, θα μπορούσατε να ενημερώσετε το QuickBooks για την προπληρωμή, χρησιμοποιώντας αυτούς τους δύο λογαριασμούς κάθε φορά που υποδεικνύετε ότι γράφετε μια επιταγή ή καταγράφετε ένα λογαριασμό από τον ιδιοκτήτη.