Πώς να ρυθμίσετε μια λίστα προμηθευτών QuickBooks 2010 - dummies

Στο QuickBooks 2010, χρησιμοποιείτε μια Λίστα Προμηθευτών για να διατηρείτε αρχεία στους προμηθευτές σας. Μια λίστα προμηθευτών σάς επιτρέπει να συλλέγετε και να καταγράφετε πληροφορίες, όπως τη διεύθυνση του πωλητή, το άτομο επαφής και ούτω καθεξής. Μπορείτε να προσθέσετε έναν προμηθευτή στη λίστα προμηθευτών σας με μερικά απλά βήματα.

1Στο QuickBooks, επιλέξτε Προμηθευτές → Κέντρο προμηθευτών.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο του Κέντρου Προμηθευτών.

2Κάντε κλικ στο κουμπί Νέος προμηθευτής.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Νέος προμηθευτής.

3Εισαγάγετε ένα όνομα στο πλαίσιο κειμένου Όνομα προμηθευτή.

Χρησιμοποιείτε αυτό το όνομα για να αναφερθείτε στον προμηθευτή στο QuickBooks, οπότε μια συντομογραφία είναι μια χαρά. Απλά θέλετε κάτι εύκολο να εισέλθετε και να θυμάστε εύκολα.

4 (Προαιρετικό) Αν πληρώνετε τον πωλητή σας σε νόμισμα διαφορετικό από το συνηθισμένο εθνικό νόμισμα, επιλέξτε αυτό το νόμισμα από την αναπτυσσόμενη λίστα Νόμισμα.

Σημείωση: Ο αριθμός αυτής της λίστας δεν εμφανίζει το πλαίσιο με το αναπτυσσόμενο νόμισμα, επειδή η πολλαπλή λειτουργία παρακολούθησης νομισμάτων δεν είναι ενεργοποιημένη.)

5Αναγνωρίστε το Υπόλοιπο Έναρξης και Από τα πλαίσια κειμένου.

Αν και ο συνήθης κανόνας είναι ότι δεν θέλετε να ορίσετε ένα υπόλοιπο έναρξης για έναν πωλητή, αυτός ο κανόνας έχει μια σημαντική εξαίρεση. Καταγράφετε το υπόλοιπο πληρωτέων λογαριασμών σας κατά την ημερομηνία μετατροπής, ορίζοντας ένα υπόλοιπο έναρξης για κάθε πωλητή από την ημερομηνία μετατροπής. Το άθροισμα αυτών των αρχικών υπολοίπων είναι αυτό που χρησιμοποιεί το QuickBooks για να καθορίσει τους συνολικούς λογαριασμούς που καταβάλλονται κατά την ημερομηνία μετατροπής.

6Παρέχετε τις πληροφορίες διεύθυνσης προμηθευτή στα παρεχόμενα πλαίσια κειμένου.

Η καρτέλα "Πληροφορίες διεύθυνσης" παρέχει μια δέσμη εύχρηστων κουτιών που χρησιμοποιείτε για τη συλλογή πληροφοριών προμηθευτή και ονόματος. Εισάγετε, για παράδειγμα, το πλήρες όνομα του πωλητή στο πλαίσιο κειμένου του εταιρικού ονόματος.

7 (Προαιρετικό) Κάντε κλικ στο κουμπί Λεπτομέρειες διεύθυνσης.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Επεξεργασία πληροφοριών διεύθυνσης, το οποίο σας επιτρέπει να εισάγετε τη διεύθυνση σε τυπική διεύθυνση δρόμου, πόλη, πολιτεία και ταχυδρομικό κώδικα.

8 (Προαιρετικό) Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Λεπτομέρειες διεύθυνσης, πληκτρολογήστε τις πληροφορίες διεύθυνσης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία πληροφοριών διεύθυνσης.

Επιστρέφετε στην καρτέλα Info Address του παραθύρου New Vendor.

9Κάντε κλικ στην καρτέλα Πρόσθετες πληροφορίες.

Το QuickBooks εμφανίζει μια χούφτα κουτιά κειμένου.

10Σε αυτά τα πλαίσια κειμένου, καταχωρίστε τις πληροφορίες που θέλετε να συλλέξετε και να αποθηκεύσετε.

Για παράδειγμα, μπορείτε να καταγράψετε τον αριθμό λογαριασμού σας με τον προμηθευτή, τον τύπο προμηθευτή, τους όρους πληρωμής που χρησιμοποιείτε κατά την πληρωμή του πωλητή, το πιστωτικό σας όριο και τον αριθμό φορολογικού μητρώου του πωλητή.

11Κάντε κλικ στην καρτέλα Προπληρωμή λογαριασμού (η τρίτη καρτέλα είναι διαθέσιμη στο παράθυρο διαλόγου Νέος προμηθευτής).

Τα QuickBooks εμφανίζουν πλαίσια κειμένου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να καταχωρίσετε τους λογαριασμούς στους οποίους θέλετε να συμπληρώνουν αυτόματα τα QuickBooks όταν καταγράφετε μια επιταγή σε έναν προμηθευτή ή όταν καταγράφετε ένα λογαριασμό από έναν προμηθευτή. DHR - Θα αντικαταστήσω και τις δύο περιπτώσεις "κάποιου" με "αυτό". Η χρήση "κάποιων" καθιστά εμφανές ότι πρόκειται για μια παγκόσμια εισαγωγή, όταν είναι πραγματικά συγκεκριμένη για κάθε προμηθευτή.

12Γραμμήστε τις σχετικές πληροφορίες στα πλαίσια κειμένου.

Για παράδειγμα, εάν η επιταγή προς τον ιδιοκτήτη πληρώνει πάντοτε δαπάνη ενοικίου και έξοδα κοινής ωφέλειας, θα μπορούσατε να πείτε στο QuickBooks να προπληρώσει χρησιμοποιώντας αυτούς τους δύο λογαριασμούς κάθε φορά που υποδεικνύετε ότι γράφετε επιταγή ή καταγράφετε λογαριασμό από τον ιδιοκτήτη.

13Όταν ολοκληρώσετε την εισαγωγή όλων των πληροφοριών που θέλετε, κάντε κλικ στο OK.

Επιστρέφετε στο Κέντρο Προμηθευτών, το οποίο μπορείτε να κλείσετε ή κάντε ξανά κλικ στο κουμπί Νέος προμηθευτής για να προσθέσετε έναν άλλο προμηθευτή.