Πώς να ρυθμίσετε τους υπαλλήλους σας στο QuickBooks Enhanced Payroll Process - dummies

Αφού ρυθμίσετε τις πληροφορίες της εταιρείας σας για μισθοδοσία στα QuickBooks, είστε έτοιμοι να δημιουργήσετε εργαζόμενους για μισθοδοσία. (επιλέξτε την εντολή Employees → Employee Center και κάντε κλικ στο κουμπί Νέος υπάλληλος.) Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί "Νέος υπάλληλος" (Employee Center), κάντε κλικ στο κουμπί " Νέο κουμπί εργασίας, το QuickBooks εμφανίζει την καρτέλα "Προσωπικά" του πλαισίου διαλόγου Νέος υπάλληλος.

Για να περιγράψετε έναν υπάλληλο, συμπληρώστε τα πεδία που παρέχονται στην καρτέλα Προσωπικά. - Το όνομα του υπαλλήλου πηγαίνει στο πρώτο πλαίσιο, το μέσο αρχικό πηγαίνει στο πλαίσιο MI και ούτω καθεξής.

Κάντε κλικ στην καρτέλα Διεύθυνση & Επαφή (δεν εμφανίζεται) για τη συλλογή και αποθήκευση της ταχυδρομικής διεύθυνσης του υπαλλήλου και άλλων στοιχείων επικοινωνίας, όπως π.χ. τον αριθμό τηλεφώνου του.

Για να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Προσαρμοσμένο πεδίο, κάντε κλικ στο κουμπί Ορισμός πεδίου και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το πλαίσιο διαλόγου Ορισμός πεδίου για να ορίσετε τα πεδία που θέλετε να προσθέσετε.

Παροχή πληροφοριών μισθοδοσίας και φόρου

Χρησιμοποιήστε την καρτέλα Πληροφορίες μισθοδοσίας για να περιγράψετε τον τρόπο υπολογισμού του μισθού ή των μισθών του εργαζομένου. Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Χρονοδιάγραμμα Μισθοδοσίας για να ρυθμίσετε ένα κανονικό πρόγραμμα μισθοδοσίας (όπως εβδομαδιαία ή ημιδιαμονής) και να αντιστοιχίσετε τον υπάλληλο στο πρόγραμμα μισθοδοσίας. Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Συχνότητα πληρωμής για να προσδιορίσετε την περίοδο πληρωμής.

Προαιρετικά, αν έχετε ενεργοποιήσει τη δυνατότητα παρακολούθησης κλάσης του QuickBooks, χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Κλάση για να ταξινομήσετε τις πληρωμές σε αυτόν τον υπάλληλο. Εισάγετε το στοιχείο μισθοδοσίας στην περιοχή Κέρδη. Για παράδειγμα, αν ένας εργαζόμενος κερδίζει ετήσιο μισθό ύψους $ 30.000, εισάγετε το στοιχείο μισθοδοσίας μισθοδοσίας στη στήλη Όνομα στοιχείου. Στη συνέχεια εισάγετε τον ετήσιο μισθό των $ 30.000 στη στήλη Ωριαία / Ετήσια Τιμή.

Εάν έχετε ρυθμίσει τα QuickBooks για να χειριστεί άλλες προσθήκες ή μειώσεις σε έναν έλεγχο μισθοδοσίας (επιστροφές δαπανών ή κρατήσεις συντάξεων), χρησιμοποιήστε την περιοχή "Προσθήκες, Μειώσεις" και "Εισφορές Εταιρείας" για να περιγράψετε αυτά τα στοιχεία και τα ποσά των στοιχείων.

Για να περιγράψετε τους φόρους που πληρώνει ένας υπάλληλος, κάντε κλικ στο κουμπί Φόροι.Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου "Φόροι". Χρησιμοποιήστε την καρτέλα Federal (Ομοσπονδιακή) για να προσδιορίσετε την κατάσταση κατάθεσης, τον αριθμό δικαιωμάτων που ζητήσατε και την τυχόν επιπλέον παρακράτηση που καθορίσατε.

Επιπλέον, χρησιμοποιήστε τα πλαίσια ελέγχου Θέμα για να δηλώσετε αν αυτός ο υπάλληλος υπόκειται σε Φόρο ανεργίας Medicare, Κοινωνικής Ασφάλισης ή ομοσπονδιακού φόρου ανεργίας ή αν ο εργαζόμενος είναι επιλέξιμος για πίστωση εσόδων.

Όλοι οι υπάλληλοι δεν υπόκεινται στους φόρους Medicare και Κοινωνικής Ασφάλισης. Συμβουλευτείτε τον φορολογικό σας σύμβουλο για περισσότερες πληροφορίες.

Η καρτέλα Πολιτεία παρέχει κουτιά που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να περιγράψετε κρατικούς φόρους, προφανώς. Η καρτέλα Κρατική φορολογία διαφέρει ανάλογα με την κατάσταση στην οποία βρίσκεστε.

Η καρτέλα "Άλλος" σας επιτρέπει να περιγράφετε και να αποθηκεύετε οποιεσδήποτε τοπικές φορολογικές πληροφορίες, όπως φόρο εισοδήματος πόλης. Και πάλι, αυτό που βλέπετε στην καρτέλα "Άλλος" εξαρτάται από την τοποθεσία σας.

Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Ασθενή / Διακοπή στην καρτέλα Πληροφορίες μισθοδοσίας του πλαισίου διαλόγου Νέος υπάλληλος, θα δείτε το παράθυρο διαλόγου Ασθενή και διακοπές. Αυτό το παράθυρο διαλόγου σάς δίνει τη δυνατότητα να καθορίσετε πόσο περίοδος αμοιβών ή διακοπών και προσωπική ώρα άφιξης είναι η περίοδος μισθοδοσίας που έχει συγκεντρωθεί κατά την περίοδο μισθοδοσίας. Μπορείτε να καθορίσετε τον αριθμό των ημερών άδειας ασθενείας ή διακοπών στο πλαίσιο κειμένου "Διαθέσιμο ως ώρα" κατά το χρόνο που ρυθμίζετε τη μισθοδοσία.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα Περίοδος χρέωσης (Accrual Period) για να καθορίσετε πόσο συχνά πρέπει να συσσωρεύονται ασθενείς ή διακοπές. Εάν χρεωθεί η ασθένεια ή η αμοιβή των διακοπών, χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Hours Accrued για να προσδιορίσετε πόσες ώρες ασθενών ή διακοπών ο εργαζόμενος κερδίζει κάθε μισθό ή ώρα ή στην αρχή του έτους.

Αν έχετε ορίσει μέγιστο αριθμό ασθενών ωρών ή ωρών διακοπών που μπορεί να συσσωρεύσει ένας υπάλληλος, καταχωρίστε αυτήν την τιμή στο πλαίσιο Μέγιστο αριθμό ωρών. Εάν θέλετε να επαναφέρετε τις ώρες ασθενείας και τις ώρες διακοπών στο μηδέν στην αρχή κάθε έτους, επιλέξτε την Επαναφορά ώρας κάθε νέο έτος; πλαίσιο ελέγχου.

Η περιοχή "Διακοπές" του πλαισίου διαλόγου "Ασθενή και διακοπές" λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο όπως και η περιοχή "Άρρωστος". Για παράδειγμα, πληκτρολογήστε τον αριθμό των ωρών διακοπών που είναι διαθέσιμες στο πλαίσιο Hours Available From. Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Περίοδος απόκτησης για να καθορίσετε πόσο συχνά οι εργαζόμενοι κερδίζουν χρόνο παραμονής.

Χρησιμοποιήστε τα πλαίσια ελέγχου "Ώρες" και "Μέγιστος αριθμός ωρών" για να ελέγξετε πώς λειτουργούν οι υπολογισμοί απόκτησης χρόνου διακοπών. Τέλος, επιλέξτε την Επαναφορά ώρας κάθε νέο έτος; στο πλαίσιο ελέγχου μηδενισμού των διακοπών στην αρχή κάθε νέου έτους.

Αν έχετε επιλέξει να χρησιμοποιήσετε την επιλογή "Άμεση κατάθεση", κάντε κλικ στο κουμπί "Άμεση κατάθεση" στην καρτέλα Πληρωμές μισθοδοσίας του πλαισίου διαλόγου "Νέος υπάλληλος". Το QuickBooks σας προτρέπει να δώσετε τις απαραίτητες πληροφορίες για την άμεση κατάθεση των επιταγών για τους υπαλλήλους.

Παροχή άλλων πληροφοριών σχετικά με την απασχόληση

Εάν επιλέξετε την καρτέλα Πληροφορίες απασχόλησης του πλαισίου διαλόγου Νέος υπάλληλος, το QuickBooks εμφανίζει την καρτέλα που χρησιμοποιείτε για να αποθηκεύσετε την ημερομηνία μίσθωσης, την ημερομηνία πυρκαγιάς και παρόμοια κομμάτια δεδομένων απασχόλησης.