Πώς να ορίσετε μια Λίστα Πελάτη στο QuickBooks 2014 - dummies

Μια λίστα Πελατών στο QuickBooks παρακολουθεί όλους τους πελάτες σας και τις πληροφορίες πελατών σας. Για παράδειγμα, η λίστα Πελάτη παρακολουθεί τις διευθύνσεις χρέωσης και τις διευθύνσεις αποστολής για τους πελάτες.

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να προσθέσετε έναν πελάτη στη λίστα Πελατών:

1Επιλέξτε την εντολή Πελάτες → Κέντρο πελατών.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο του Κέντρου πελατών.

2Για να προσθέσετε νέο πελάτη, κάντε κλικ στο κουμπί Νέος πελάτης & εργασία και, στη συνέχεια, επιλέξτε την εντολή Νέος πελάτης.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Νέου Πελάτη.

3Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Όνομα Πελάτη για να δώσετε στον πελάτη ένα σύντομο όνομα.

Δεν χρειάζεται να εισαγάγετε το πλήρες όνομα του πελάτη στο πλαίσιο Όνομα πελάτη. Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να μεταβούν στο πλαίσιο Όνομα εταιρείας, που εμφανίζεται στην καρτέλα Πληροφορίες διεύθυνσης. Απλά θέλετε κάποια συντομευμένη έκδοση του ονόματος πελάτη που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αναφερθείτε στον πελάτη μέσα στο λογιστικό σύστημα QuickBooks.

4 (Προαιρετικό) Εάν χρεώσετε τον πελάτη σας σε νόμισμα διαφορετικό από το συνήθη νόμισμα της χώρας σας, επιλέξτε αυτό το νόμισμα από την αναπτυσσόμενη λίστα Νόμισμα.

Εάν είπατε στο QuickBooks ότι εργάζεστε σε πολλά νομίσματα - θα το κάνατε κατά τη διάρκεια της διαδικασίας εγκατάστασης της συνέντευξης EasyStep - η QuickBooks θέλει να προσδιορίσετε πότε τιμολογείτε έναν πελάτη και συλλέγετε πληρωμές από έναν πελάτη σε νόμισμα διαφορετικό από το νόμισμα της χώρας σας.

(Σημείωση: Το πεδίο με το αναπτυσσόμενο μενού Νόμισμα δεν εμφανίζεται στο σχήμα, επειδή δεν είναι ενεργοποιημένη η δυνατότητα πολλαπλής παρακολούθησης νομισμάτων.)

5 (Συνήθης κανόνας) Ignore the Opening Ισορροπία και Από κουτιά.

Συνήθως δεν θέλετε να ορίσετε το υπόλοιπο έναρξης του πελάτη, χρησιμοποιώντας τα κιβώτια ανοίγματος και από τα πλαίσια. Αυτός δεν είναι ο σωστός τρόπος για να ορίσετε το νέο υπόλοιπο εισπρακτέων λογαριασμών πελατών σας. Αν το κάνετε αυτό, ουσιαστικά ρυθμίζετε το χρεωστικό μέρος μιας καταχώρησης χωρίς το αντίστοιχο μέρος της πίστωσης.

Αργότερα, θα πρέπει να εισέλθετε και να εισαγάγετε τρελά, χάλια καταχωρήσεις περιοδικών για να διορθώσετε την ελλιπή λογιστική σας. Αλλά υπάρχει εξαίρεση από τον συνήθη κανόνα.

Αν και ο συνήθης κανόνας είναι ότι δεν θέλετε να ορίσετε ένα υπόλοιπο έναρξης για έναν πελάτη, αυτός ο κανόνας έχει μια σημαντική εξαίρεση. Καταγράφετε το υπόλοιπο εισπρακτέων λογαριασμών σας κατά την ημερομηνία μετατροπής, ορίζοντας ένα υπόλοιπο έναρξης για κάθε πελάτη από την ημερομηνία μετατροπής. Το άθροισμα αυτών των αρχικών υπολοίπων είναι αυτό που χρησιμοποιεί το QuickBooks για να καθορίσει τους συνολικούς εισπρακτέους λογαριασμούς σας κατά την ημερομηνία μετατροπής.

6Χρησιμοποιήστε τα πλαίσια της καρτέλας "Πληροφορίες διευθύνσεων" για να δώσετε το όνομα της εταιρείας και τις πληροφορίες επικοινωνίας, συμπεριλαμβανομένου του ονόματος επαφών, αριθμούς τηλεφώνου, αριθμούς φαξ, διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, διευθύνσεις χρέωσης και αποστολής κλπ.

Εισαγάγετε το όνομα και το επώνυμο του ατόμου στα πλαίσια πλήρους ονόματος και οι αριθμοί τηλεφώνου του πελάτη σας μεταφέρονται στα πλαίσια με τίτλο Κύριο τηλέφωνο και τηλέφωνο εργασίας.

7Κάντε κλικ στην καρτέλα Ρυθμίσεις πληρωμής για να εμφανίσετε το σύνολο των κιβωτίων που εμφανίζονται.

Μπορείτε να καταγράψετε τον αριθμό λογαριασμού του πελάτη, το πιστωτικό του όριο, τους όρους πληρωμής, τις προτιμώμενες μεθόδους πληρωμής και παράδοσης και ακόμη και τις πληροφορίες πιστωτικών καρτών.

8 (Προαιρετικό) Αν παρακολουθείτε τους φόρους επί των πωλήσεων, κάντε κλικ στην καρτέλα Ρυθμίσεις Φορολογίας Πωλήσεων για να εμφανίσετε τα πλαίσια που θα χρησιμοποιήσετε για να προσδιορίσετε τον συντελεστή φόρου επί των πωλήσεων αυτού του πελάτη.

Η καρτέλα Ρυθμίσεις Φορολογίας Πωλήσεων, για παράδειγμα, περιλαμβάνει μια αναπτυσσόμενη λίστα Φορολογικού Κώδικα που χρησιμοποιείτε για να υποδείξετε τον κωδικό φόρου επί των πωλήσεων που ισχύει για τον συγκεκριμένο πελάτη. Μπορείτε επίσης να προσδιορίσετε το πραγματικό στοιχείο φόρου επί των πωλήσεων και, κατά περίπτωση, τον αριθμό μεταπώλησης.

9Αναλάβετε λίγο επιπλέον πληροφορίες σχετικά με τον πελάτη.

Εάν κάνετε κλικ στην καρτέλα Πρόσθετες πληροφορίες, το QuickBooks εμφανίζει διάφορα άλλα πλαίσια που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τη συλλογή και αποθήκευση πληροφοριών πελατών. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα Τύπος πελάτη για να κατηγοριοποιήσετε έναν πελάτη ως προσαρμοσμένο σε έναν συγκεκριμένο τύπο πελάτη.

Και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα Rep για να εντοπίσετε τις προεπιλεγμένες πωλήσεις του πελάτη. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο κουμπί Ορισμός πεδίων για να καθορίσετε επιπλέον πεδία που θέλετε να συλλέξετε και να αναφέρετε για τον πελάτη.

10 (Προαιρετικό) Κάντε κλικ στην καρτέλα Πληροφορίες εργασιών για να περιγράψετε την εργασία του πελάτη.

Η καρτέλα Πληροφορίες εργασίας σας επιτρέπει να περιγράψετε πληροφορίες που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη εργασία που εκτελείται για έναν πελάτη. Χρησιμοποιείτε την καρτέλα Πληροφορίες εργασίας, εάν όχι μόνο δημιουργείτε έναν πελάτη, αλλά και ρυθμίζετε μια εργασία για αυτόν τον πελάτη.

Όταν ολοκληρώσετε την περιγραφή του Πελάτη, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο ή Αποθήκευση & Νέα για να αποθηκεύσετε την περιγραφή σας.