Πώς να ρυθμίσετε έναν προϋπολογισμό στο QuickBooks 2016 - dummies

Το QuickBooks διαθέτει ένα εργαλείο για να σας βοηθήσει στον προϋπολογισμό. Είναι συνήθως μια καλή ιδέα να κάνετε κάποιο σχεδιασμό και σκέψη πριν καθίσετε με το QuickBooks. Όταν είστε έτοιμοι, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Επιλέξτε Εταιρεία → Προγραμματισμός & Προϋπολογισμός → Ρύθμιση Προϋπολογισμών.

   Εάν δεν έχετε ορίσει ακόμα έναν προϋπολογισμό, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Δημιουργία νέου προϋπολογισμού. Αν έχετε ήδη ρυθμίσει έναν προϋπολογισμό, εμφανίζεται ένα άλλο παράθυρο και πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί Δημιουργία νέου προϋπολογισμού για να μεταβείτε στο παράθυρο Δημιουργία νέου προϋπολογισμού.

   

   Το παράθυρο Δημιουργία νέου προϋπολογισμού.

2. Επιλέξτε το έτος που θέλετε να προϋπολογισμούς.

   Χρησιμοποιήστε το πεδίο ημερομηνίας για να καθορίσετε το οικονομικό έτος. Χρησιμοποιείτε τα βέλη στο τέλος του πεδίου για να προσαρμόσετε τον αριθμό του έτους σταδιακά.

3. Επιλέξτε τον τύπο προϋπολογισμού που θέλετε να δημιουργήσετε.

   Δείτε αυτά τα δύο κουμπιά επιλογής στο παράθυρο Δημιουργία νέου προϋπολογισμού; Σας δίνουν τη δυνατότητα να ενημερώσετε το QuickBooks εάν θέλετε να δημιουργήσετε έναν προϋπολογισμό των ποσών εσόδων και εξόδων (γίνεται με μια κατάσταση pro forma ) ή έναν προϋπολογισμό των περιουσιακών στοιχείων του ενεργητικού, του παθητικού και των ιδίων κεφαλαίων του έτους (γίνεται με ισολογισμό pro forma ). Συνήθως, θέλετε να υπολογίσετε τα ποσά των εσόδων και των δαπανών (κουμπί κέρδους και ζημιάς).

   Αφού υποδείξετε για ποιο έτος επιθυμείτε προϋπολογισμό και αν θέλετε να δηλώσετε τα ποσά της κατάστασης λογαριασμού αποτελεσμάτων ή τα ποσά του ισολογισμού, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

4. Παρέχετε οποιεσδήποτε επιπλέον κριτήρια και οδηγίες για τον προϋπολογισμό.

   Το QuickBooks σας ζητάει να μάθετε αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε πρόσθετα κριτήρια προϋπολογισμού, όπως πληροφορίες Πελάτη: Εργασία ή πληροφορίες κλάσης. Απαντάτε σε αυτήν την ερώτηση επιλέγοντας το κουμπί επιλογής που αντιστοιχεί στα κριτήρια προϋπολογισμού που θέλετε και κάνοντας κλικ στο κουμπί Επόμενο. (Εάν ξεκινάτε απλά, μην ανησυχείτε για τον καθορισμό πρόσθετων κριτηρίων. Κρατήστε τα πράγματα απλά για να ξεκινήσετε.)

5. Υποδείξτε αν θέλετε να ξεκινήσετε από την αρχή. στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

   Το QuickBooks ρωτά αν θέλετε να δημιουργήσει μια πρώτη περικοπή στον προϋπολογισμό σας χρησιμοποιώντας τους αριθμούς του περασμένου έτους ή αν θέλετε απλώς να ξεκινήσετε από την αρχή. Για να απαντήσετε σε αυτήν την ερώτηση, επιλέξτε το κουμπί επιλογής που αντιστοιχεί στην επιλογή σας. Για παράδειγμα, για τον προϋπολογισμό από την αρχή, επιλέξτε το κουμπί Δημιουργία προϋπολογισμού από Ξυστό.

   Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο "Ρύθμιση Προϋπολογισμών".

   

   Το παράθυρο "Ρύθμιση προϋπολογισμού".

6. Κάντε τον προϋπολογισμό σας.

   Χρησιμοποιείτε το παράθυρο "Ρύθμιση προϋπολογισμού" για να προσδιορίσετε τα ποσά που έχετε προγραμματίσει για κάθε λογαριασμό. Απλά κάντε κλικ στο μηνιαίο ποσό που θέλετε να πληρώσετε και εισαγάγετε μια τιμή.Εάν λέτε ότι θέλετε να έχετε προϋπολογισμό από την αρχή, παρεμπιπτόντως, το QuickBooks εμφανίζει ένα παράθυρο με μια δέσμη κενών στηλών. Αν λέτε ότι θέλετε να βασίσετε τον προϋπολογισμό του επόμενου έτους στους πραγματικούς αριθμούς του περασμένου έτους, βλέπετε αριθμούς στις στήλες.

   Αν το παράθυρο "Ρύθμιση προϋπολογισμού" είναι πολύ μεγάλο για την οθόνη, το QuickBooks εμφανίζει μόνο μερικούς μήνες προϋπολογισμού δεδομένων κάθε φορά και συχνά μόνο μερικά από τα κουμπιά. Θα πρέπει να μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Εμφάνιση επόμενων 6 μηνών και Εμφάνιση προηγούμενων 6 μηνών για να μετακινηθείτε στο επόμενο ή στο προηγούμενο τμήμα του οικονομικού έτους. Μπορείτε επίσης μερικές φορές να τροποποιήσετε τις ρυθμίσεις οθόνης των Windows (συγκεκριμένα, την ανάλυση οθόνης) για να δείτε ολόκληρο το έτος.

   Στην αναπτυσσόμενη λίστα Προϋπολογισμός, στην επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου Ρύθμιση Προϋπολογισμών, μπορείτε να επιλέξετε τον προϋπολογισμό με τον οποίο θέλετε να εργαστείτε. Γιατί; Μπορείτε να εργαστείτε με πολλές διαφορετικές εκδόσεις του προϋπολογισμού σας. (Για να δημιουργήσετε νέο προϋπολογισμό, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία νέου προϋπολογισμού, το οποίο θα σας καθοδηγήσει στη διαδικασία που περιγράφηκε προηγουμένως.)

   Για να αντιγράψετε το ποσό που εμφανίζεται στο επιλεγμένο πλαίσιο στη σειρά, κάντε κλικ στο κουμπί Αντιγραφή. (Αυτό σας επιτρέπει να αντιγράψετε, για παράδειγμα, κάποιο ποσό που προϋπολογίσατε για τον Ιανουάριο μέχρι τον Φεβρουάριο, τον Μάρτιο, τον Απρίλιο, τον Μάιο και ούτω καθεξής.)

   Εάν θέλετε να είστε λίγο πιο εκλεπτυσμένος, μπορείτε επίσης να επιλέξετε κάποιο προϋπολογισμένο ποσό και κάντε κλικ το κουμπί Ρύθμιση ποσών γραμμής. Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου "Ρύθμιση ποσών γραμμής", το οποίο σας επιτρέπει να προσαρμόσετε το επιλεγμένο ποσό κατά κάποιο συγκεκριμένο ποσοστό αύξησης ή μείωσης. Αν θέλετε να αυξήσετε το ποσό που έχει εγγραφεί στον προϋπολογισμό, για παράδειγμα, 25% ανά μήνα, χρησιμοποιείτε το παράθυρο Adjust Row Sums.

   

   Το παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις ποσών γραμμής.

7. Αποθηκεύστε το έργο του προϋπολογισμού.

   Αφού εισάγετε το μυστικό σας σχέδιο, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση για να αποθηκεύσετε την εργασία σας και αφήστε το παράθυρο Ρύθμιση προϋπολογισμών ανοιχτό. Ή κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε την εργασία σας, αλλά κλείστε το παράθυρο Set Up Budgets.

   Μπορείτε να πατήσετε απλώς το Cancel αν δεν θέλετε να αποθηκεύσετε την εργασία σας (σε περίπτωση που έχετε μόλις ξεφύγει).