Πώς να ρυθμίσετε τις προτιμήσεις λογιστικής στο QuickBooks 2010 - dummies

Μπορείτε να καθορίσετε πώς λειτουργεί το QuickBooks 2010 για εσάς, ορίζοντας προτιμήσεις. Αυτές οι προτιμήσεις έχουν πολύ μεγάλη επίδραση στο πώς λειτουργεί το QuickBooks και στο πώς λειτουργεί ένας συγκεκριμένος χρήστης με το QuickBooks. Μπορείτε να αλλάξετε με μη αυτόματο τρόπο τις λογιστικές προτιμήσεις επιλέγοντας Επεξεργασία → Προτιμήσεις. Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου "Προτιμήσεις", από το οποίο μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε όλες τις ρυθμίσεις προτιμήσεων.

Χρήση αριθμών λογαριασμού:

• Σας επιτρέπει να εισάγετε έναν αριθμό λογαριασμού για μια συναλλαγή. Το συσχετισμένο πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση ελάχιστου υποελέγχου (Only Low Subaccount Only), δηλώνει στο QuickBooks να εμφανίζει μόνο το όνομα και τον αριθμό λογαριασμού ενός δευτερεύοντος λογαριασμού (αν χρησιμοποιείτε) αντί για την πλήρη κληρονομιά του λογαριασμού.

  Εάν χρησιμοποιείτε πολλά επίπεδα υποελέγχων, αυτή η επιλογή μπορεί πραγματικά να καθαρίσει τις προβολές, καθιστώντας ευκολότερη την περιγραφή του λογαριασμού που βλέπετε.

  Απαίτηση λογαριασμών:

• Αναφέρει στο QuickBooks ότι πρέπει να καθορίσετε έναν λογαριασμό για μια συναλλαγή. Πιθανότατα δεν έχει νόημα να καταργήσετε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Απαιτείται Λογαριασμοί. Χρήση παρακολούθησης κλάσης:

• Σας επιτρέπει να ενημερώσετε τα QuickBooks ότι θέλετε να χρησιμοποιείτε όχι μόνο τους λογαριασμούς για την παρακολούθηση των οικονομικών σας πληροφοριών αλλά και των κλάσεων. Οι κλάσεις σας επιτρέπουν απλά να διαχωρίζετε πληροφορίες σε επίπεδο λογαριασμού με άλλο τρόπο.

  Αυτόματη αντιστοίχιση του αριθμού εγγραφής γενικού ημερολογίου:

• Αναφέρει τα αρχεία QuickBooks να αντιστοιχίζουν αριθμούς στις καταχωρήσεις γενικού περιοδικού που εισάγετε χρησιμοποιώντας την εντολή Make Journal Entry. Προειδοποίηση κατά την καταχώρηση μιας συναλλαγής στα διατηρημένα κέρδη:

• Ενημερώνει το QuickBooks να εμφανίζει ένα προειδοποιητικό μήνυμα όποτε εσείς ή κάποιος άλλος προσπαθεί να χρεώσει απευθείας ή να πιστώσει το λογαριασμό των κερδών. Κανονικά, δεν θέλετε να χρεώνετε απευθείας ή να πιστώσετε το λογαριασμό των κερδών. Μόνο οι ειδικευμένοι λογιστές θα εισήγαγαν συναλλαγές απευθείας στα κέρδη εις νέον, εν πάση περιπτώσει.

  Προειδοποιήσεις ημερομηνίας:

• Πείτε στο QuickBooks να σας προειδοποιήσουν όταν εσείς ή κάποιος άλλος εισάγει μια συναλλαγή με μια ημερομηνία πολύ παλιά στο παρελθόν ή πολύ μακριά στο μέλλον. Εάν επισημάνετε ένα από τα πλαίσια Προειδοποίηση ημερομηνίας, θέλετε επίσης να καθορίσετε πόσες ημέρες είναι πολύ μακριά στο παρελθόν ή πολύ μακριά στο μέλλον. Ημερομηνία κλεισίματος:

• Σας επιτρέπει να προσδιορίσετε μια ημερομηνία πριν από την οποία το αρχείο δεδομένων του QuickBooks δεν μπορεί να αλλάξει. Με άλλα λόγια, αν ορίσετε την ημερομηνία λήξης για την 31η Δεκεμβρίου 2009, λέτε στο QuickBooks ότι δεν θέλετε να γίνουν αλλαγές στο αρχείο δεδομένων του QuickBooks πριν από αυτήν την ημερομηνία.Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο κουμπί Ορισμός κωδικού πρόσβασης για να εμφανίσετε ένα παράθυρο διαλόγου που σας επιτρέπει να δημιουργήσετε έναν κωδικό πρόσβασης, ο οποίος απαιτείται αν κάποιος επιθυμεί να προσθέσει μια παλιά συναλλαγή ή να τροποποιήσει μια παλιά συναλλαγή. Οι προηγούμενες εκδόσεις των QuickBooks σάς επιτρέπουν να ενεργοποιείτε και να απενεργοποιείτε μια λειτουργία διαδρομής ελέγχου χρησιμοποιώντας την καρτέλα Προτιμήσεις εταιρείας των Προτιμήσεων Λογαριασμού. Ωστόσο, από το 2007, το QuickBooks παρέχει ένα διαρκές audit track, έτσι ώστε να μην βλέπετε πάλι το πλαίσιο ελέγχου Audit Trail. Μια διαδρομή ελέγχου

, παρεμπιπτόντως, διατηρεί απλώς μια λίστα με ποιος κάνει ποιες αλλαγές στις συναλλαγές.