Πώς να ορίσετε Γενικές Επιλογές Λογιστικής στο QuickBooks 2014 - dummies

< Η καρτέλα "Προτιμήσεις εταιρείας" παρέχει τα ακόλουθα πέντε πλαίσια ελέγχου γενικής λογιστικής, καθώς και τις προειδοποιήσεις ημερομηνίας και τις ημερομηνίες κλεισίματος. (Τα πλαίσια ελέγχου είναι πιθανώς αυτονόητα σε οποιονδήποτε έχει κάνει κάποια λογιστική με το QuickBooks.)

Χρήση αριθμών λογαριασμού: Το πλαίσιο ελέγχου Χρήση αριθμών λογαριασμού, εάν είναι επιλεγμένο, σας δίνει τη δυνατότητα να καταχωρίσετε έναν αριθμό λογαριασμού για μια συναλλαγή. Το συσχετισμένο πλαίσιο ελέγχου "Show Lowest Subaccount Only", δηλώνει στο QuickBooks να εμφανίζει μόνο το όνομα και τον αριθμό λογαριασμού ενός δευτερεύοντος λογαριασμού (εάν χρησιμοποιείτε) αντί της πλήρους κληρονομιάς του λογαριασμού.

• Εάν χρησιμοποιείτε πολλά επίπεδα υποελέγχων, αυτή η επιλογή μπορεί πραγματικά να καθαρίσει τις προβολές, καθιστώντας ευκολότερη την περιγραφή του λογαριασμού που βλέπετε.

  Απαίτηση λογαριασμών: Το πλαίσιο ελέγχου Απαιτούνται λογαριασμοί, αν επιλεγεί, λέει στο QuickBooks ότι πρέπει να καθορίσετε έναν λογαριασμό για μια συναλλαγή. Αυτό βγάζει νόημα. Εάν δεν χρησιμοποιείτε λογαριασμούς για την παρακολούθηση των ποσών που εισρέουν και εξέρχονται από την επιχείρηση, δεν κάνετε πραγματικά λογιστική. Δεν θα ήταν ποτέ λογικό να καταργήσετε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Απαιτήσεις λογαριασμών.

• Χρησιμοποιήστε την Εντοπισμός κλάσης για συναλλαγές: Το πλαίσιο ελέγχου Παρακολούθηση κλάσεων χρήσης σας επιτρέπει να ενημερώσετε τα QuickBooks ότι θέλετε να χρησιμοποιήσετε όχι μόνο τους λογαριασμούς για την παρακολούθηση των οικονομικών σας στοιχείων, αλλά και των κλάσεων. Οι κλάσεις σάς επιτρέπουν να διαχωρίζετε τις πληροφορίες του επιπέδου λογαριασμού με άλλο τρόπο. Αυτό ακούγεται περίπλοκο, αλλά είναι πραγματικά απλό.

• Ο κατάλογος λογαριασμών, για παράδειγμα, σας επιτρέπει να παρακολουθείτε τα έσοδα και τα έξοδα ανά κατηγορίες εσόδων και εξόδων. Μπορείτε να παρακολουθείτε τις δαπάνες χρησιμοποιώντας κατηγορίες όπως οι μισθοί, τα ενοίκια και τα αναλώσιμα. Επομένως, οι κλάσεις σας παρέχουν έναν τρόπο παρακολούθησης αυτών των πληροφοριών σε μια άλλη διάσταση.

  Για παράδειγμα, μπορείτε να διαιρέσετε τα έξοδα μισθοδοσίας σε αυτούς τους μισθούς που δαπανώνται για δύο διαφορετικές τοποθεσίες της επιχείρησής σας. Ένας εστιάτορας με δύο εστιατόρια μπορεί να θέλει να το κάνει αυτό. Σημειώστε ότι το QuickBooks παρέχει επίσης ένα πλαίσιο που μπορείτε να ελέγξετε για να υποδείξετε ότι το QuickBooks θα σας ζητήσει να ορίσετε τάξεις.

  Αυτόματη αντιστοίχιση αριθμού εισόδου γενικού ημερολογίου: Αυτό το πλαίσιο ελέγχου λέει στο QuickBooks να αντιστοιχίσει αριθμούς στις καταχωρήσεις γενικού ημερολογίου που εισάγετε χρησιμοποιώντας την εντολή Make Journal Entry. Θέλετε να αφήσετε αυτό το πλαίσιο ελέγχου επιλεγμένο. Γενικά, οι εγγραφές στο γενικό περιοδικό εγγράφονται συνήθως από τον CPA σας ή από τον επαγγελματία λογιστή σας.

• Προειδοποίηση κατά την απόσπαση μιας συναλλαγής στα διατηρημένα κέρδη: Αυτό το πλαίσιο ελέγχου λέει στο QuickBooks να εμφανίζει ένα προειδοποιητικό μήνυμα όποτε εσείς ή κάποιος άλλος προσπαθεί να χρεώσει απευθείας ή να πιστώσει το λογαριασμό των κερδών κερδών.(Κανονικά, δεν θέλετε να χρεώνετε απευθείας ή να πιστώσετε το λογαριασμό των κερδών κερδών και μόνο ειδικευμένοι λογιστές θα εισάγαζαν συναλλαγές απευθείας στα κέρδη εις νέον σε κάθε περίπτωση.)

• Προειδοποιήσεις ημερομηνίας: Τα πλαίσια Προειδοποιήσεις ημερομηνίας λένε στο QuickBooks να σας προειδοποιήσουν πότε εσείς ή κάποιος άλλος εισάγει μια συναλλαγή με μια ημερομηνία πολύ παλιά στο παρελθόν ή πολύ μακριά στο μέλλον. Εάν επισημάνετε ένα από τα πλαίσια Προειδοποιήσεις ημερομηνίας, θέλετε επίσης να ορίσετε πόσες ημέρες είναι πολύ μακριά στο παρελθόν ή πολύ μακριά στο μέλλον.

• Ρύθμιση ημερομηνίας κλεισίματος: Το πλαίσιο Ημερομηνία λήξης σας επιτρέπει να προσδιορίσετε μια ημερομηνία πριν από την οποία το αρχείο δεδομένων του QuickBooks δεν μπορεί να αλλάξει. Με άλλα λόγια, εάν ορίσετε την ημερομηνία λήξης έως τις 31 Δεκεμβρίου 2012, λέτε στο QuickBooks ότι δεν θέλετε να γίνουν αλλαγές στο αρχείο δεδομένων του QuickBooks πριν από αυτήν την ημερομηνία.

• Αυτό σημαίνει ότι κάποιος δεν μπορεί να τροποποιήσει μια συναλλαγή που έχει ημερομηνία πριν από την ημερομηνία λήξης χωρίς να πάρει ένα τρομακτικό προειδοποιητικό μήνυμα. Σημαίνει επίσης ότι κάποιος δεν μπορεί να εισάγει μια συναλλαγή χρησιμοποιώντας μια ημερομηνία πριν από αυτή την ημερομηνία λήξης. Μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Ορισμός ημερομηνίας / κωδικού πρόσβασης για να εμφανίσετε ένα παράθυρο διαλόγου που σας επιτρέπει να καθορίσετε μια ημερομηνία λήξης και να δημιουργήσετε τον απαιτούμενο κωδικό πρόσβασης όταν κάποιος επιθυμεί να προσθέσει μια παλιά συναλλαγή ή να τροποποιήσει μια παλιά συναλλαγή.

• Όλες οι πρόσφατες εκδόσεις των QuickBooks παρέχουν μια διαδρομή ελέγχου πάντα, έτσι ώστε να μην βλέπετε πια το λογιστικό πλεονέκτημα του πλαισίου ελέγχου Audit Trail. Μια διαδρομή ελέγχου, παρεμπιπτόντως, διατηρεί μια λίστα με το ποιος κάνει τις αλλαγές στις συναλλαγές. Λογιστές, προβλέψιμα, αγάπη διαδρομές ελέγχου. Τα μονοπάτια ελέγχου επιτρέπουν σε κάποιον, όπως το CPA σας, να έρθει μετά το γεγονός και να καταλάβει για ποιο λόγο το υπόλοιπο του λογαριασμού είναι αυτό που είναι.