Πώς να καταγράψετε μια απόδειξη πώλησης στο QuickBooks 2015 - dummies

Καταγράφετε μια απόδειξη πώλησης στο QuickBooks 2015 όταν ένας πελάτης σας πληρώνει πλήρως για τα εμπορεύματα στο σημείο πώλησης. Τα παρακάτω βήματα περιγράφουν τον τρόπο καταγραφής των εσόδων από πωλήσεις προϊόντων, τα οποία αποτελούν τον πιο περίπλοκο τύπο πώλησης μετρητών. Η καταγραφή των εσόδων από πωλήσεις για υπηρεσίες λειτουργεί βασικά με τον ίδιο τρόπο. Απλά συμπληρώστε λιγότερα πεδία.

1. Επιλέξτε Πελάτες → Εισαγωγή αποδείξεων πωλήσεων.

   Ή, στην Αρχική οθόνη, κάντε κλικ στο εικονίδιο Create Sales Receipts. Ή, στο Κέντρο πελατών, επιλέξτε τον πελάτη από τη λίστα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Νέες συναλλαγές → Έσοδα από πωλήσεις.

   Εμφανίζεται το παράθυρο Εισαγωγή καρτών εισόδου.

   

   Το QuickBooks προσαρμόζει τις φόρμες του ώστε να ταιριάζει με τον συγκεκριμένο τύπο επιχείρησής σας.

2. Προσδιορίστε τον πελάτη και, εάν είναι απαραίτητο, τη δουλειά.

   Ενεργοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Πελάτης: Εργασία, κάνοντας κλικ στο κάτω βέλος στα δεξιά του πλαισίου. Μετακινηθείτε στον κατάλογο Πελατών: Εργασίας μέχρι να δείτε τον πελάτη ή το όνομα εργασίας που θέλετε και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί. Σημειώστε ότι σε αντίθεση με τα τιμολόγια, το πεδίο Customer: Job δεν απαιτείται για πωλήσεις μετρητών.

3. (Προαιρετικό) Καθορίστε μια κλάση για την απόδειξη πώλησης.

   Αν χρησιμοποιείτε κλάσεις για την ταξινόμηση συναλλαγών, ενεργοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Class και επιλέξτε την κατάλληλη κλάση για την απόδειξη πώλησης.

4. Καταχωρίστε την απόδειξη πώλησης.

   Πατήστε Tab για να μετακινήσετε το δρομέα στο πλαίσιο κειμένου Ημερομηνία. Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τη σωστή ημερομηνία σε μορφή MM / DD / YYYY. Μπορείτε να αλλάξετε την ημερομηνία χρησιμοποιώντας οποιονδήποτε από τους κωδικούς επεξεργασίας ημερομηνίας.

5. (Προαιρετικό) Εισάγετε έναν αριθμό πώλησης.

   Το QuickBooks προτείνει έναν αριθμό πώλησης προσθέτοντας 1 στον τελευταίο αριθμό πώλησης που χρησιμοποιήσατε. Χρησιμοποιήστε αυτόν τον αριθμό ή καρτέλα στο πλαίσιο κειμένου "Πώληση" και αλλάξτε τον αριθμό σε ό, τι θέλετε.

6. Επιδιόρθωση του πωληθέντος Για να αντιμετωπίσετε, αν είναι απαραίτητο.

   Το QuickBooks αρπάζει τη διεύθυνση χρέωσης από τη λίστα Πελατών και χρησιμοποιεί τη διεύθυνση χρέωσης ως διεύθυνση Sold To. Ωστόσο, μπορείτε να αλλάξετε τη διεύθυνση για την πώληση μετρητών, αντικαθιστώντας το κατάλληλο μέρος της συνήθους διεύθυνσης χρέωσης.

7. Καταγράψτε τον αριθμό ελέγχου.

   Καταχωρίστε τον αριθμό ελέγχου του πελάτη στο πλαίσιο ελέγχου Αρ. Ελέγχου. Εάν ο πελάτης σας πληρώνει με κρύα σκληρά μετρητά, μπορείτε να αφήσετε το πλαίσιο ελέγχου Αρ. Κειμένου κενό.

8. Καθορίστε τον τρόπο πληρωμής.

   Για να καθορίσετε τη μέθοδο πληρωμής, ενεργοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα "Μέθοδος πληρωμής" και επιλέξτε κάτι από αυτό: μετρητά, επιταγή, Visa, MasterCard ή οτιδήποτε άλλο. Εάν δεν βλέπετε τη μέθοδο πληρωμής που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, μπορείτε να προσθέσετε τη μέθοδο στη λίστα Μέθοδοι πληρωμής. Επιλέξτε Προσθήκη νέου για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Νέο τρόπο πληρωμής.Καταχωρίστε μια περιγραφή της μεθόδου πληρωμής στο πλαίσιο κειμένου και κάντε κλικ στο OK.

9. Περιγράψτε κάθε στοιχείο που πουλάτε.

   Μετακινήστε το δρομέα στην πρώτη σειρά του πλαισίου λίστας Στοιχείο / Περιγραφή / Φόρος / Ποσότητα / Τιμή / Ποσό. Όταν το κάνετε, το QuickBooks μετατρέπει το πεδίο Στοιχείο σε αναπτυσσόμενη λίστα. Ενεργοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Αντικείμενο της πρώτης κενής γραμμής στο πλαίσιο λίστας και, στη συνέχεια, επιλέξτε το στοιχείο.

   Όταν το κάνετε, το QuickBooks συμπληρώνει τα πλαίσια κειμένου Περιγραφή και Τιμής με οποιαδήποτε περιγραφή πώλησης και τιμή πώλησης που καταχωρίσατε στη λίστα στοιχείων. Καταχωρίστε τον αριθμό των στοιχείων που πωλούνται στο πλαίσιο κειμένου "Ποσότητα". Περιγράψτε κάθε ένα από τα άλλα είδη που πωλείτε συμπληρώνοντας τις επόμενες κενές σειρές του πλαισίου λίστας.

10. Περιγράψτε τυχόν ειδικά στοιχεία που πρέπει να περιλαμβάνει η απόδειξη πώλησης.

    Εδώ είναι η σέσουλα: η QuickBooks σκέφτεται ότι κάτι που κολλάτε σε μια απόδειξη είναι κάτι που πουλάτε. Αν πουλάτε μπλε, κίτρινα και κόκκινα πράγματα, πρέπει προφανώς να προσθέσετε καθένα από αυτά τα στοιχεία στη λίστα στοιχείων. Αλλά αν προσθέσετε τα τέλη μεταφοράς στην απόδειξή σας, το QuickBooks πιστεύει ότι αυτές οι χρεώσεις είναι απλώς ένα άλλο πράγμα και σας απαιτεί να εισάγετε ένα άλλο στοιχείο στη λίστα.

    Για να συμπεριλάβετε ένα από αυτά τα ειδικά στοιχεία, μετακινήστε τον κέρσορα στην επόμενη κενή γραμμή στο πλαίσιο Στοιχείο, ενεργοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα κάνοντας κλικ στο βέλος στη δεξιά πλευρά του πλαισίου και, στη συνέχεια, επιλέξτε το ειδικό στοιχείο. Αφού τα QuickBooks συμπληρώσουν τα πλαίσια κειμένου Περιγραφή και τιμής, ίσως χρειαστεί να επεξεργαστείτε αυτές τις πληροφορίες.

    Εάν επιλέξατε το πλαίσιο ελέγχου "Φορολογητέο" όταν προσθέσατε το στοιχείο στη λίστα στοιχείων, η λέξη Φόρος εμφανίζεται στη στήλη Φόρος για να υποδείξει ότι το στοιχείο θα φορολογηθεί.

    Αν θέλετε να συμπεριλάβετε ένα στοιχείο έκπτωσης, θα πρέπει να τοποθετήσετε ένα μερικό σύνολο στην απόδειξη αφού τα αντικείμενα αποθέματος ή άλλα αντικείμενα που θέλετε να εκπτωθούν. Στη συνέχεια, κολλήστε το στοιχείο έκπτωσης απευθείας μετά το υποσύνολο στοιχείου. Με αυτόν τον τρόπο, το QuickBooks υπολογίζει την έκπτωση ως ποσοστό του υποσυνόλου.

11. (Προαιρετικό) Προσθέστε ένα μήνυμα πελάτη.

    Κάντε κλικ στο πλαίσιο μηνύματος πελάτη, ενεργοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα και επιλέξτε ένα έξυπνο μήνυμα πελάτη. Για να προσθέσετε μηνύματα πελατών στη λίστα μηνυμάτων πελατών, επιλέξτε Προσθήκη νέου. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο μηνύματος Νέου Πελάτη, συμπληρώστε το και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

12. Καθορίστε τον φόρο επί των πωλήσεων.

    Αν ορίσετε φορολογικά στοιχεία κατά τη δημιουργία του αρχείου της εταιρείας σας κατά τη διάρκεια της εγκατάστασης του QuickBooks, το QuickBooks συμπληρώνει τις προεπιλεγμένες φορολογικές πληροφορίες προσθέτοντας τα φορολογητέα στοιχεία και πολλαπλασιάζοντας το ποσοστό που υποδείξατε όταν δημιουργήσατε το αρχείο της εταιρείας σας. Εάν οι πληροφορίες είναι εντάξει, προχωρήστε στο Βήμα 13. Αν όχι, μετακινήστε το δρομέα στο Φορολογικό πλαίσιο και επιλέξτε τον σωστό φόρο επί των πωλήσεων.

13. Προσθέστε μια σημείωση στο πλαίσιο κειμένου Memo.

    Μπορείτε να συμπεριλάβετε μια περιγραφή σημείωσης με τις πληροφορίες πώλησης μετρητών. Αυτό το σημείωμα δεν είναι για τον πελάτη σας. Δεν εκτυπώνει καν στην απόδειξη μετρητών, αν αποφασίσετε να εκτυπώσετε ένα. Το σημείωμα είναι μόνο για τα μάτια σας. Οι περιγραφές των σημειώσεων σάς δίνουν έναν τρόπο αποθήκευσης πληροφοριών που σχετίζονται με μια πώληση με τις πληροφορίες απόδειξης πώλησης.

14. Αποφασίστε αν πρόκειται να εκτυπώσετε την απόδειξη.

    Αν δεν πρόκειται να εκτυπώσετε την απόδειξη, βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο ελέγχου Εκτύπωση αργότερα είναι κενό.

    

15. Αποθηκεύστε την απόδειξη πώλησης.

    Για να αποθηκεύσετε μια ολοκληρωμένη απόδειξη πώλησης, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο ή στο κουμπί Αποθήκευση & Νέο.