Πώς να καταγράψετε μια παραλαβή των πωλήσεων στο QuickBooks 2014 - dummies

Για να χρεώσετε έναν πελάτη στο QuickBooks, δημιουργείτε ένα τιμολόγιο. Για να καταγράψετε το γεγονός ότι πωλήσατε στον πελάτη κάποιο στοιχείο - πιθανώς επειδή ο πελάτης αγοράζει και πληρώνει ταυτόχρονα το στοιχείο ή την υπηρεσία - δεν τιμολογείτε τον πελάτη. Αντιθέτως, δημιουργείτε μια απόδειξη πώλησης. Μια απόδειξη πώλησης φαίνεται πολύ, πολύ παρόμοια με ένα τιμολόγιο.

Ωστόσο, δεν περιλαμβάνει πληροφορίες αποστολής (επειδή αυτό δεν έχει σημασία) και σας επιτρέπει να καταγράψετε το ποσό που πληρώνει ο πελάτης.

Στο παράθυρο Εισαγωγή καρτών πωλήσεων, χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Πελάτης: Εργασία για να περιγράψετε πελάτη ή, προαιρετικά, τον πελάτη και την εργασία.

1. Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Κλάση για να προσδιορίσετε την κλάση αν πραγματοποιείτε παρακολούθηση κλάσης.

   

2. Μπορείτε να προσαρμόσετε μια απόδειξη πώλησης με τον ίδιο βασικό τρόπο που προσαρμόζετε μια φόρμα τιμολογίου.

   Καταχωρίστε τις πληροφορίες κεφαλίδας απόδειξης πωλήσεων.

3. Μια απόδειξη πώλησης, όπως ένα τιμολόγιο, περιλαμβάνει ορισμένες πληροφορίες κεφαλίδας. Συγκεκριμένα, η απόδειξη πώλησης περιλαμβάνει ημερομηνία παραλαβής των πωλήσεων και αριθμό πωλήσεων. Η απόδειξη πώλησης περιλαμβάνει επίσης ένα κουτί Sold To, το οποίο εμφανίζει το όνομα και τη διεύθυνση του πελάτη. Θα πρέπει να επιβεβαιώσετε ότι αυτές οι πληροφορίες είναι σωστές - και θα πρέπει να είστε εάν καταγράφετε έγκαιρα έσοδα από πωλήσεις και έχετε μια ενημερωμένη λίστα πελατών.

   Χρησιμοποιήστε τη στήλη Στοιχείο για να περιγράψετε τα στοιχεία που πουλάτε.

4. Η στήλη Στοιχείο μιας απόδειξης πώλησης λειτουργεί ακριβώς όπως και η στήλη Στοιχείο ενός τιμολογίου. Επομένως, αντί να επαναλάβω τον εαυτό μου, επιστρέψτε στην προηγούμενη συζήτηση για το πώς λειτουργεί αυτή η στήλη.

   (Προαιρετικό) Εάν θέλετε, εισαγάγετε ένα μήνυμα πελάτη στην περιοχή υποσέλιδου του παραθύρου Enter Sales Receipts.

5. Αν έχετε προσθέσει άλλες πληροφορίες υποσέλιδου στο παράθυρο "Εισαγωγή εσόδων πωλήσεων" - επειδή έχετε προσαρμόσει το πρότυπο της φόρμας λήψης πωλήσεων - μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε αυτές τις πληροφορίες.

   Περιγράψτε πού πηγαίνουν τα έσοδα από τις πωλήσεις.

6. Στην κάτω αριστερή γωνία, το παράθυρο "Εισαγωγή καρτών πωλήσεων" ενδέχεται να εμφανίζει την αναπτυσσόμενη λίστα Κατάθεση σε. Χρησιμοποιήστε αυτήν την αναπτυσσόμενη λίστα για να υποδείξετε τι πρέπει να κάνετε με τα χρήματα που λαμβάνετε από αυτή την πώληση.

   Εάν καταθέσετε αμέσως το ποσό σε τραπεζικό λογαριασμό, επιλέξτε τον λογαριασμό στον οποίο θέλετε να καταθέσετε την επιταγή. Εάν θέλετε να παραδώσετε αυτήν την απόδειξη με μια δέσμη άλλων αποδείξεων - ίσως θα καταθέσετε μαζί τα έσοδα της ημέρας σε ένα κατ 'αποκοπή ποσό - επιλέξτε Ομάδα με άλλα αχρησιμοποίητα κεφάλαια.

   Εάν δεν βλέπετε την αναπτυσσόμενη λίστα Κατάθεση, ίσως έχετε υποδείξει (ίσως ακόμη και ακούσια) κατά τη διάρκεια της ρύθμισης ότι θέλετε τα QuickBooks να υποθέσουν ότι τα χρήματα κατατίθενται σε έναν λογαριασμό που δεν έχει κατατεθεί.Αυτό πιθανώς λειτουργεί καλά.

   Αν θέλετε να καθορίσετε έναν λογαριασμό όπου οι πωλήσεις ξεκινούν όταν καταγράφετε την απόδειξη πώλησης, επιλέξτε την εντολή Επεξεργασία → Προτιμήσεις, κάντε κλικ στο εικονίδιο Πληρωμές, κάντε κλικ στην καρτέλα Προτιμήσεις εταιρείας και, στη συνέχεια, καταργήστε την επιλογή Χρήση μη κατατεθειμένων κεφαλαίων ως προεπιλεγμένης κατάθεσης Στο λογαριασμό.

   (Προαιρετικό) Για να εκτυπώσετε ένα αντίγραφο της απόδειξης, κάντε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση.

7. Όταν εκτυπώσετε την απόδειξη, μπορείτε να την παραδώσετε στον πελάτη σας.

   Τα κουμπιά Προηγούμενο, Επόμενο, Εύρεση, Ορθογραφικά, Εμφάνιση / Απόκρυψη Ιστορικού και Χρόνος / Κόστους στο παράθυρο Εισαγωγή Εισαγωγών Πωλήσεων λειτουργούν με τα ίδια κουμπιά στο παράθυρο Δημιουργία Τιμολογίων.

   Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο ή Αποθήκευση & Νέο για να αποθηκεύσετε την απόδειξη πώλησης.

8. Αυτά τα κουμπιά δουλεύουν με τον ίδιο τρόπο στο παράθυρο Εισαγωγής Εισαγωγών Πωλήσεων όπως κάνουν στο παράθυρο Δημιουργία Τιμολογίων.

   Τόσο το παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων όσο και το παράθυρο Εισαγωγή καρτών εισόδου περιλαμβάνουν το πλαίσιο ελέγχου Εκτυπώστε αργότερα στη γραμμή εργαλείων στην καρτέλα Κύρια. Εάν επιλέξετε αυτό το πλαίσιο ελέγχου, το QuickBooks προσθέτει το τιμολόγιο ή την απόδειξη πώλησης στη λίστα μη τιμολογημένων τιμολογίων ή αποδείξεων πωλήσεων.

   Μπορείτε να εκτυπώσετε τιμολόγια και αποδείξεις πωλήσεων που εμφανίζονται και στις δύο πλευρές αυτών των λιστών, επιλέγοντας την εντολή Αρχείο → Έντυπα φόρμας και στη συνέχεια επιλέγοντας είτε την εντολή Τιμολόγια είτε Έσοδα πωλήσεων. Υπάρχει επίσης ένα πλαίσιο ελέγχου Email αργότερα, το οποίο μπορείτε να επιλέξετε εάν θέλετε να αποστείλετε ηλεκτρονικά μια απόδειξη αργότερα.