Πώς να Εγγραφή Μητρώων Συναλλαγών σε QuickBooks - dummies

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο "Εγγραφή" στο QuickBooks για να καταγράψετε τις τραπεζικές σας συναλλαγές. Το παράθυρο του Μητρώου μοιάζει με το μητρώο τακτικών χαρτιών που χρησιμοποιείτε για να παρακολουθείτε τις συναλλαγές ή έναν τραπεζικό λογαριασμό. Το QuickBooks σας επιτρέπει να εισάγετε συναλλαγές απευθείας σε ένα μητρώο λογαριασμών.

1Για να εμφανίσετε ένα μητρώο λογαριασμών, επιλέξτε την εντολή Banking → Use Register.

Μερικές φορές, όταν επιλέγετε την εντολή Banking → Use Register, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Use Register. Το παράθυρο διαλόγου Χρήση μητρώου σας ζητά να επιλέξετε τον τραπεζικό λογαριασμό που θέλετε να εμφανίσετε σε ένα μητρώο.

2Για να επιλέξετε το λογαριασμό που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, ανοίξτε την αναπτυσσόμενη λίστα Επιλογή λογαριασμού, επιλέξτε τον τραπεζικό λογαριασμό και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο "Εγγραφή".

Εάν το QuickBooks εμφανίζει το μητρώο λογαριασμού διαφορετικό από αυτό που θέλετε να δείτε, επιλέξτε Banking → Use Register ξανά. Θα πρέπει να εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου "Χρήση καταλόγου".

Το παράθυρο διαλόγου "Χρήση καταλόγου" σάς επιτρέπει να επιλέξετε οποιονδήποτε λογαριασμό. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε έναν μη τραπεζικό λογαριασμό.

3Χρησιμοποιήστε τη στήλη Ημερομηνία του μητρώου για να καταγράψετε την ημερομηνία κατάθεσης, πληρωμής ή μεταφοράς.

Μπορείτε να καταχωρίσετε μια ημερομηνία χρησιμοποιώντας τη μορφή ημερομηνίας mm / dd / εεεε. Ή μπορείτε να κάνετε κλικ στο μικρό κουμπί ημερολογίου στα δεξιά του πεδίου Ημερομηνία για να εμφανίσετε το μήνα που εμφανίζει την ημερομηνία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί ημέρας που αντιστοιχεί στην ημερομηνία που θέλετε να εισάγετε.

4 (Προαιρετικό) Αντιστοιχίστε έναν αριθμό συναλλαγής.

Χρησιμοποιήστε τη στήλη Αριθμός για να προσδιορίσετε μοναδικά τη συναλλαγή. Στην περίπτωση συναλλαγών ελέγχου, για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε το πεδίο Αριθμός για να καταγράψετε τον αριθμό ελέγχου. Για τις μεταφορές και τις καταθέσεις, ενδέχεται να μην χρειαστεί να καταγράψετε έναν αριθμό.

5Χρησιμοποιήστε το πεδίο Payee για να καταγράψετε τον δικαιούχο για έλεγχο, ο πελάτης που καταβάλλει προκαταβολή ή κάποια άλλη πληροφορία στην περίπτωση μιας συναλλαγής μεταφοράς.

Σημειώστε ότι μπορείτε να επιλέξετε έναν υπάρχοντα πελάτη, πωλητή ή ένα όνομα από μια από τις λίστες του QuickBooks κάνοντας κλικ στο κουμπί με το βέλος κάτω δεξιά στο πεδίο του Δικαιούχου. Όταν το κάνετε αυτό, το QuickBooks εμφανίζει μια λίστα με ονόματα. Κάντε κλικ σε εκείνο που θέλετε να επιλέξετε.

6Δώστε το ποσό της συναλλαγής.

Χρησιμοποιήστε τη στήλη Πληρωμή αν περιγράφετε μια συναλλαγή επιταγής ή μια μεταφορά που μεταφέρει χρήματα από το λογαριασμό. Χρησιμοποιήστε τη στήλη "Κατάθεση" εάν περιγράφετε μια κατάθεση στο λογαριασμό ή μεταφέρετε στο λογαριασμό. Καταχωρίστε το ποσό της συναλλαγής στην κατάλληλη στήλη - Πληρωμή ή Κατάθεση - χρησιμοποιώντας δολάρια και σεντ.

7Ανακαλύψτε τον λογαριασμό.

Για συναλλαγές επιταγής, χρησιμοποιείτε το πεδίο Λογαριασμός για να προσδιορίσετε τη δαπάνη που πληρώνει μια επιταγή ή το στοιχείο που αγοράζει μια επιταγή.Για συναλλαγές κατάθεσης, χρησιμοποιείτε το πεδίο Λογαριασμός για να προσδιορίσετε τον λογαριασμό εσόδων από πωλήσεις που αντιπροσωπεύει η κατάθεση. Για τις συναλλαγές μεταφοράς, χρησιμοποιήστε το πεδίο Λογαριασμός για να προσδιορίσετε τον άλλο τραπεζικό λογαριασμό που συμμετέχει στη συναλλαγή.

Μπορείτε να εισάγετε το όνομα λογαριασμού στο πλαίσιο Λογαριασμός ή μπορείτε να ανοίξετε την αναπτυσσόμενη λίστα Λογαριασμός και να επιλέξετε τον λογαριασμό που θέλετε.

8 (Προαιρετικό) Παρέχετε μια περιγραφή υπενθύμισης.

Αν θέλετε, χρησιμοποιήστε το πεδίο Memo για να δώσετε μια σύντομη περιγραφή της συναλλαγής πληρωμής, κατάθεσης ή μεταφοράς.

9 (Προαιρετικό) Διαχωρίστε τη συναλλαγή.

Εάν μια συναλλαγή πρέπει να αντιστοιχιστεί σε περισσότερους από έναν λογαριασμούς, κάντε κλικ στο κουμπί Splits. Το QuickBooks εμφανίζει στη συνέχεια την περιοχή Splits στο παράθυρο μητρώου. Η περιοχή Splits σάς επιτρέπει να διαιρέσετε μια συναλλαγή μεταξύ πολλών λογαριασμών. Για παράδειγμα, ένας έλεγχος που πληρώνει τόσο τα αναλώσιμα γραφείου όσο και τα έξοδα επισκευής υπολογιστών μπορεί να χωριστεί μεταξύ αυτών των δύο λογαριασμών εξόδων.

Ομοίως, μια συναλλαγή κατάθεσης που αντιπροσωπεύει τόσο τα έσοδα των προϊόντων όσο και τα έσοδα από υπηρεσίες μπορεί να κατανεμηθεί μεταξύ αυτών των δύο λογαριασμών. Αφού ολοκληρώσετε την περιοχή Splits, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

Μπορείτε να διαγράψετε τις λεπτομέρειες διαχωρισμού κάνοντας κλικ στο κουμπί Εκκαθάριση. Μπορείτε επίσης να ενημερώσετε το QuickBooks να υπολογίσει εκ νέου το ποσό της πληρωμής ή του ποσού της κατάθεσης χρησιμοποιώντας τα δεδομένα χωρισμένης συναλλαγής απλά κάνοντας κλικ στο κουμπί Recalc.

Η περιοχή Splits σας επιτρέπει επίσης να κάνετε κάτι που δεν είναι δυνατό μέσα στο κανονικό μητρώο: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την περιοχή Splits για να καταγράψετε τις πληροφορίες πελατών και εργασίας, πληροφορίες κλάσης και πληροφορίες χρέωσης. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε τη στήλη Πελάτης: εργασία, τη στήλη "Χρεώσιμο" και τη στήλη "Τάξη".

10Για να καταγράψετε μια συναλλαγή στο μητρώο, κάντε κλικ στο κουμπί Εγγραφή.

Το QuickBooks υπολογίζει εκ νέου το υπόλοιπο του λογαριασμού και προσαρμόζει το υπόλοιπο λήξης για τη νέα συναλλαγή.