Πώς να καταγράψετε την παραλαβή των στοιχείων στο QuickBooks 2013

Όταν λαμβάνετε στοιχεία από έναν προμηθευτή, μπορείτε να καταγράψετε την απόδειξη χρησιμοποιώντας το QuickBooks 2013. Συνήθως κάνετε αυτό όταν θέλετε να καταγράψετε την παραλαβή ενός στοιχείου ακόμα και πριν λάβετε λογαριασμό για το στοιχείο.

Για παράδειγμα, σε οποιαδήποτε επιχείρηση με απογραφή, θέλετε να μάθετε ακριβώς πόσα αποθέματα έχετε στην αποθήκη σας ή στο πάτωμα του καταστήματός σας. Δεν θέλετε να περιμένετε να προσαρμόσετε τα αρχεία απογραφής για αυτές τις αγορές μέχρι να λάβετε το τιμολόγιο από τον προμηθευτή. Σε αυτό το σενάριο, καταγράφετε όταν λαμβάνετε στοιχεία.

Για την καταγραφή των αποδείξεων στοιχείων, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Επιλέξτε την εντολή Προμηθευτές → Λήψη αντικειμένων.

   Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Δημιουργία παραστατικών στοιχείων.

   

2. Επιλέξτε τον προμηθευτή από τον οποίο λαμβάνετε στοιχεία από την αναπτυσσόμενη λίστα Προμηθευτή.

3. Επιλέξτε οποιονδήποτε P. O. s που λαμβάνετε αντικείμενα.

   Εάν υπάρχουν ανοικτές εντολές αγοράς για τον προμηθευτή, το QuickBooks εμφανίζει ένα πλαίσιο μηνυμάτων. Το πλαίσιο μηνύματος ρωτά αν θέλετε να λαμβάνετε στοιχεία κατά μιας από τις ανοικτές εντολές αγοράς. Εάν τα στοιχεία που λαμβάνετε είναι στοιχεία που ορίσατε σε μια εντολή αγοράς, κάντε κλικ στο κουμπί Ναι (Yes).

   Όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου "Ανοικτές παραγγελίες αγοράς" - το πλαίσιο διαλόγου εμφανίζει μόνο ανοικτές παραγγελίες αγοράς - επιλέξτε αυτό που διέταξε τα στοιχεία που λαμβάνετε τώρα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK. Το QuickBooks συμπληρώνει την καρτέλα Στοιχεία του παραθύρου Δημιουργία παραστατικών στοιχείων χρησιμοποιώντας τις πληροφορίες από την εντολή αγοράς.

   Αυτή η αυτόματη εισαγωγή δεδομένων των στοιχείων της εντολής αγοράς θα σας εξοικονομήσει χρόνο εάν τα στοιχεία που λαμβάνετε τα στοιχεία αντιστοίχισης στην εντολή αγοράς.

4. Επιβεβαιώστε την ημερομηνία λήψης.

   Χρησιμοποιήστε το πεδίο Ημερομηνία για να επιβεβαιώσετε την ημερομηνία παραλαβής. Όπως και με το πεδίο Ημερομηνία σε άλλα μέρη στο QuickBooks, εισάγετε την ημερομηνία σε μορφή mm / dd / yyyy. Ή μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Ημερολόγιο που εμφανίζεται στα δεξιά του πεδίου Ημερομηνία και να επιλέξετε την ημερομηνία από το αναδυόμενο ημερολόγιο που εμφανίζεται στο QuickBooks.

5. Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Σύνολο για να προσδιορίσετε τη συνολική αξία της παραγγελίας που έχετε λάβει, εάν είναι διαθέσιμη.

   Το QuickBooks υπολογίζει αυτό το άθροισμα για εσάς, προσθέτοντας τα μεμονωμένα έξοδα του στοιχείου, ώστε να μπορείτε να περιμένετε μέχρι αργότερα.

6. (Προαιρετικό) Χρησιμοποιήστε έναν αριθμό αναφοράς.

   Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Αναφ. Αριθ. Πεδίο για να δώσετε έναν αριθμό αναφοράς. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να αναφέρετε τον αριθμό παραγγελίας του πωλητή.

7. (Προαιρετικό) Παρέχετε μια περιγραφή υπομνημάτων.

8. Περιγράψτε τα στοιχεία που έχετε λάβει.

   Χρησιμοποιήστε την καρτέλα Είδη για να εντοπίσετε τα στοιχεία που έχετε λάβει. Η καρτέλα Στοιχεία του παραθύρου Δημιουργία παραστατικών αντικειμένου μοιάζει και λειτουργεί όπως την καρτέλα Στοιχεία του παραθύρου Δημιουργία παραγγελίας.

9. Περιγράψτε τυχόν σχετικά έξοδα.

   Η καρτέλα "Έξοδα" του παραθύρου "Δημιουργία παραστατικών αντικειμένων" λειτουργεί όπως στην καρτέλα "Έξοδοι" του παραθύρου "Έλεγχος εγγραφών".

10. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο ή Αποθήκευση & Νέο για να αποθηκεύσετε το στοιχείο απόδειξης.

    Αν κάνετε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο, το QuickBooks αποθηκεύει τις πληροφορίες απόδειξης στοιχείων και κλείνει το παράθυρο Δημιουργία Παραστατικών Στοιχείων. Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Νέα, το QuickBooks αποθηκεύει τις πληροφορίες απόδειξης στοιχείου και αναδημοσιεύει μια νέα, καθαρή και εκκαθαρισμένη έκδοση του παραθύρου Δημιουργία παραστατικών στοιχείων. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο για να περιγράψετε τις αποδείξεις ορισμένων άλλων στοιχείων.