Πώς να καταγράψετε πληρωμές πελατών σε QuickBooks 2015 - dummies

Το QuickBooks 2015 καθιστά εύκολη την καταγραφή πληρωμών πελατών. Εάν οι πελάτες σας δεν σας πληρώνουν πάντα εκ των προτέρων για τις αγορές τους, πρέπει να καταγράψετε έναν άλλο τύπο πληρωμής: τις πληρωμές που πραγματοποιούν οι πελάτες για να εξοφλήσουν ή να πληρώσουν τα τιμολόγητά τους. Για να καταγράψετε τις πληρωμές, φυσικά, πρέπει πρώτα να καταγράψετε τιμολόγια για τον πελάτη.

Εάν εκδίδετε πιστωτικά σημειώματα που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι πελάτες για να μειώσουν τα ποσά που οφείλουν, πρέπει πρώτα να καταγράψετε πιστωτικές σημειώσεις για κάθε πελάτη. Το υπόλοιπο είναι εύκολο.

Για να έχετε πρόσβαση σε πληθώρα πληροφοριών πελατών σε μία σελίδα, κάντε κλικ στο εικονίδιο Πελάτες στη γραμμή εικονιδίων ή επιλέξτε Πελάτες → Κέντρο πελατών. Εμφανίζεται το Κέντρο πελατών, το οποίο εμφανίζει τα υπόλοιπα για όλους τους πελάτες και λεπτομερείς πληροφορίες για τον πελάτη που επιλέχθηκε στη λίστα Πελάτες & Εργασίες.

Για να εμφανίσετε το παράθυρο Receive Payments, κάντε κλικ στο εικονίδιο Receive Payments στην αρχική οθόνη ή κάντε κλικ στο εικονίδιο του Customer Center και επιλέξτε τον πελάτη που χρειάζεστε. Κάντε κλικ στην επιλογή Νέες συναλλαγές και λάβετε πληρωμές ή επιλέξτε Πελάτες → Λήψη πληρωμών από τα επάνω μενού. Στη συνέχεια, περιγράψτε την πληρωμή του πελάτη και τα τιμολόγια που καταβλήθηκαν. Αν θέλετε τα κακοποιημένα στοιχεία, διαβάστε τα παρακάτω βήματα:

1. Επιλέξτε Πελάτες → Λήψη Πληρωμών.

   Εμφανίζεται το παράθυρο Receive Payments.

   

2. Προσδιορίστε τον πελάτη και, εάν είναι απαραίτητο, τη δουλειά.

   Ενεργοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Λήψη από και επιλέξτε τον πελάτη (και την εργασία, αν είναι απαραίτητο) κάνοντας κλικ στο όνομα του. Το QuickBooks παραθέτει τα ανοικτά ή μη καταβληθέντα τιμολόγια για τον πελάτη στο πλαίσιο λίστας στο κάτω μέρος του παραθύρου.

3. Καθορίστε την ημερομηνία πληρωμής.

   Πατήστε Tab για να μετακινήσετε το δρομέα στο πλαίσιο κειμένου Ημερομηνία και πληκτρολογήστε τη σωστή ημερομηνία σε μορφή MM / DD / YYYY. Για να επεξεργαστείτε την ημερομηνία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους κρυφός κώδικες επεξεργασίας ημερομηνίας.

4. Καταχωρίστε το ποσό της πληρωμής.

   Μετακινήστε το δρομέα στο πεδίο Ποσό και πληκτρολογήστε το ποσό πληρωμής πελατών. Σημείωση: Εάν ο πελάτης πληρώνει με πιστωτική κάρτα και η τράπεζά σας εκπίπτει μια αμοιβή από τις μεμονωμένες πληρωμές, καταγράψτε ολόκληρο το ποσό της πληρωμής σε αυτήν την οθόνη πληρωμής και το τέλος εμπόρου αργότερα στην οθόνη Κατάθεσης.

5. (Προαιρετικό) Καθορίστε τη μέθοδο πληρωμής.

   Ενεργοποίηση του Pmt. Μενού και επιλέξτε τη μέθοδο πληρωμής.

6. (Προαιρετικό) Εισάγετε τον αριθμό ελέγχου.

   Μπορείτε να μαντέψετε πώς λειτουργεί αυτό; Μετακινείτε το δρομέα στο πεδίο Αναφορά #. Στη συνέχεια πληκτρολογείτε τον αριθμό ελέγχου από τον έλεγχο του πελάτη. Χρειάζεται να ολοκληρώσετε αυτό το βήμα; Μπα. Αλλά αυτό το κομμάτι των πληροφοριών μπορεί να είναι χρήσιμο εάν εσείς ή ο πελάτης καταλήγετε αργότερα με ερωτήσεις σχετικά με τα τιμολόγια που καταβάλλονται για τι τιμολόγια.

7. (Προαιρετικό) Προσθέστε μια περιγραφή σημείωσης.

   Χρησιμοποιήστε την περιγραφή του σημειώματος για την αποθήκευση κάποιων πληροφοριών που θα σας βοηθήσουν με κάποιο τρόπο. Σημειώστε ότι αυτό το πεδίο εκτυπώνεται στην Κατάσταση Πελάτη.

8. Εάν ο πελάτης έχει τυχόν εκκρεμείς πιστώσεις, αποφασίστε αν θα τις εφαρμόσει σε αυτή την πληρωμή.

   Το QuickBooks συνοψίζει τα ποσά των υφιστάμενων πιστώσεων του πελάτη. Μπορούν να είναι οτιδήποτε από μια υπερπληρωμή σε ένα προηγούμενο τιμολόγιο σε μια επιστροφή πίστωσης ή οτιδήποτε άλλο.

   Όταν δημιουργείτε ένα νέο τιμολόγιο, το QuickBooks σας ειδοποιεί ότι υπάρχουν διαθέσιμες πιστώσεις στο λογαριασμό του πελάτη και σας ρωτά εάν θέλετε να εφαρμόσετε κάποιο από αυτά στο νέο τιμολόγιο.

   Αν θέλετε να εφαρμόσετε ένα πιστωτικό σημείωμα σε ένα συγκεκριμένο ανοιχτό τιμολόγιο, επιλέξτε το τιμολόγιο και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Εκπτώσεις και Credits. Όταν το QuickBooks εμφανίζει την καρτέλα "Credits" του πλαισίου διαλόγου "Έκπτωση και πιστώσεις", κάντε κλικ στο πιστωτικό σημείωμα που θέλετε να εφαρμόσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

9. Προσδιορίστε ποια ανοικτά τιμολόγια πληρώνει ο πελάτης.

   Από προεπιλογή, το QuickBooks εφαρμόζει αυτόματα την πληρωμή στα ανοικτά τιμολόγια, ξεκινώντας από το παλαιότερο ανοικτό τιμολόγιο. Μπορείτε να αλλάξετε αυτήν την εφαρμογή εισάγοντας ποσά στη στήλη Πληρωμή. Απλά κάντε κλικ στο ποσό πληρωμής του ανοικτού τιμολογίου και πληκτρολογήστε το σωστό ποσό.

   Μπορείτε να αφήσετε ένα τμήμα της πληρωμής που δεν έχει εφαρμοστεί, αν θέλετε. Στη συνέχεια, το QuickBooks ρωτά τι θέλετε να κάνετε με την υπερπληρωμή: Μπορείτε να αφήσετε το ποσό στο λογαριασμό να εφαρμοστεί ή να επιστρέψετε το ποσό στον πελάτη ή τον πελάτη. Αν καταγράφετε ένα υποπληρωμή, το QuickBooks ρωτά αν θέλετε να αφήσετε απλά το ποσό που δεν έχει καταβληθεί και να θέσετε αντίγραφο του υπόλοιπου υπολοίπου.

   Εάν θέλετε να εφαρμόσετε την πληρωμή πελατών στα παλαιότερα ανοικτά τιμολόγια, κάντε κλικ στο κουμπί Αυτόματη Εφαρμογή Πληρωμής. Εάν θέλετε να μην εφαρμόσετε τις πληρωμές που έχετε ήδη υποβάλει για να ανοίξετε τιμολόγια, κάντε κλικ στο κουμπί Ακύρωση πληρωμής. Η απενεργοποίηση πληρωμής και η αυτόματη πληρωμή είναι το ίδιο κουμπί. Το QuickBooks αλλάζει το όνομα του κουμπιού, ανάλογα με το αν έχετε κάνει ήδη πληρωμές.

   

10. Προσαρμόστε την πρόωρη πληρωμή ή άλλες εκπτώσεις, αν είναι απαραίτητο.

    Εάν προσφέρετε όρους πληρωμής που περιλαμβάνουν έκπτωση για πρόωρη πληρωμή, το QuickBooks μειώνει αυτόματα το αρχικό ποσό του ανοικτού τιμολογίου με την έκπτωση πρώιμης πληρωμής που καθορίζετε για να υπολογίσετε το οφειλόμενο ποσό, αν η πληρωμή είναι χρονολογημένη εντός της περιόδου έκπτωσης.

    Για να καθορίσετε οποιεσδήποτε άλλες εκπτώσεις, επιλέξτε το ανοιχτό τιμολόγιο που θέλετε να προσαρμόσετε. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Έκπτωση & Credits. Με ελάχιστο ή καθόλου δισταγμό, εμφανίζεται η καρτέλα Έκπτωση στο πλαίσιο διαλόγου Έκπτωση και Credits.

    Πληκτρολογήστε το ποσό δολαρίου της έκπτωσης στο πλαίσιο κειμένου Ποσό έκπτωσης. Στη συνέχεια, καθορίστε το λογαριασμό εξόδων που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την παρακολούθηση των εκπτώσεων, ενεργοποιώντας την αναπτυσσόμενη λίστα Έκπτωση λογαριασμού και επιλέγοντας έναν από τους λογαριασμούς.

    

    Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο Τέλος για να επιστρέψετε στο παράθυρο "Λήψη Πληρωμών".

11. Καταγράψτε τις πληροφορίες πληρωμής πελατών.

    Αφού εντοπίσετε τα τιμολόγια που πληρώνει ο πελάτης - το μη εφαρμόσιμο ποσό θα πρέπει να εμφανίζεται ως μηδέν - είστε έτοιμοι να καταγράψετε τις πληροφορίες πληρωμής πελατών.Μπορείτε να το κάνετε κάνοντας κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Νέα ή στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο. Το QuickBooks αποθηκεύει την πληρωμή πελατών που εμφανίζεται στην οθόνη. Εάν κάνετε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση & Νέα, το QuickBooks εμφανίζει ένα κενό παράθυρο λήψης πληρωμών, ώστε να μπορείτε να εισάγετε μια άλλη πληρωμή.