Πώς να καταγράψετε τις τραπεζικές καταθέσεις με το QuickBooks 2012 - dummies

Το QuickBooks 2012 παρέχει επίσης εντολή και παράθυρο για την καταγραφή τραπεζικών καταθέσεων. Εάν έχετε χρησιμοποιήσει το προϊόν του μικρού αδερφού του QuickBooks, Quicken, πολλές από τις πληροφορίες που βλέπετε εδώ θα είναι εξοικειωμένες. Τα τραπεζικά εργαλεία του QuickBooks μοιάζουν με το δημοφιλές πρόγραμμα ελέγχου Quicken Quicken.

Για να καταγράψετε τις τραπεζικές καταθέσεις, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1Επιλέξτε την εντολή Τραπεζικές συναλλαγές → Κάνετε καταθέσεις.

Το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου "Πληρωμές σε κατάθεση". Το παράθυρο διαλόγου εμφανίζει τυχόν πληρωμές που έχουν καταγραφεί προηγουμένως με τις εντολές Παραλαβή Πληρωμής και Πληρωμές Εισπράξεων, οι οποίες εμφανίζονται στο μενού Πελάτες.

2Χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Πληρωμές σε κατάθεση για να επιλέξετε τις πληρωμές που θέλετε να καταθέσετε.

Μπορείτε να επιλέξετε όλες τις πληρωμές που εμφανίζονται κάνοντας κλικ στο κουμπί Επιλογή όλων. Μπορείτε να επιλέξετε μεμονωμένες πληρωμές κάνοντας κλικ σε αυτές. Το QuickBooks επισημαίνει τις επιλεγμένες πληρωμές με ένα σημάδι επιλογής.

3Κάντε κλικ στο OK.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Δημιουργία καταθέσεων.

4Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Κατάθεση για να εντοπίσετε τον τραπεζικό λογαριασμό στον οποίο καταθέτετε τα κεφάλαια και το πλαίσιο Ημερομηνία για να προσδιορίσετε την ημερομηνία κατάθεσης.

Μπορείτε να εισάγετε την ημερομηνία σε mm / dd / yyyy μόδα ή μπορείτε να κάνετε κλικ στο μικρό κουμπί ημερολογίου στα δεξιά του πεδίου Ημερομηνία. Στο ημερολόγιο που εμφανίζεται, κάντε κλικ στην ημέρα που θέλετε να εμφανιστεί το πεδίο Ημερομηνία.

5Αποδείξτε τυχόν επιπλέον ποσά κατάθεσης.

Αν θέλετε επίσης να συμπεριλάβετε ως μέρος της κατάθεσης κάποια άλλη πληρωμή που δεν περιλαμβάνεται αρχικά στο παράθυρο Δημιουργία καταθέσεων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επόμενη κενή γραμμή της λίστας για να περιγράψετε αυτήν την πληρωμή. Για να περιγράψετε την πληρωμή, χρησιμοποιήστε τη στήλη Received From για να προσδιορίσετε τον πελάτη, τον προμηθευτή ή άλλο άτομο ή επιχείρηση που πραγματοποιεί την πληρωμή.

Χρησιμοποιήστε τη στήλη Από λογαριασμού για να προσδιορίσετε το λογαριασμό που πρέπει να πιστωθεί για αυτήν την πληρωμή. Στην περίπτωση πληρωμής πελάτη που είναι πώληση, για παράδειγμα, ο λογαριασμός εσόδων από πωλήσεις πρέπει να είναι ο λογαριασμός που έχει εγγραφεί στη στήλη Από λογαριασμός. Χρησιμοποιήστε τις άλλες στήλες του παραθύρου "Δημιουργία καταθέσεων" - Σημείωση, Chk No., Pmt Meth., Κλάση και Ποσό - για να παράσχετε τα υπόλοιπα στοιχεία της πληρωμής.

6Ανακαλύψτε οποιοδήποτε ποσό ανάληψης μετρητών.

Εάν κάνετε μια κατάθεση αξίας $ 1, 000 αλλά θέλετε να κρατήσετε 100 € της προκαταβολής ως μετρητά, καταγράφετε ένα ποσό ανάληψης μετρητών. Για να καταγράψετε ένα ποσό επιστροφής μετρητών, χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Cash Back Goes To για να προσδιορίσετε το λογαριασμό που πρέπει να προσαρμοστεί για την επιστροφή μετρητών. Χρησιμοποιήστε το πεδίο Cash Back Memo για να περιγράψετε τον λόγο της συναλλαγής επιστροφής μετρητών.

Τέλος, εισάγετε το ποσό της επιστροφής μετρητών στο πλαίσιο με έξυπνο τίτλο Cash Back Amount.Για παράδειγμα, εάν θέλατε να κρατήσετε μετρητά 100 $ πίσω για τα μπόνους των εργαζομένων, μπορείτε να εισάγετε μπόνους εργαζομένων (ας υποθέσουμε ότι πρόκειται για λογαριασμό εξόδων) στο πλαίσιο Cash Back Goes To. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πεδίο Cash Back Memo για να περιγράψετε την ευκαιρία για αυτά τα μπόνους των εργαζομένων.

Τέλος, θα εισάγετε το ποσό επιστροφής μετρητών, $ 100 , στο πλαίσιο Ποσό επιστροφής μετρητών.

7Αποθήκευση της συναλλαγής κατάθεσης.

Όπως συμβαίνει με τα άλλα παράθυρα εισόδου συναλλαγών του QuickBooks, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο ή στο κουμπί Αποθήκευση & Νέα για να αποθηκεύσετε τη συναλλαγή κατάθεσης. Σημειώστε ότι αφού αποθηκεύσετε τη συναλλαγή κατάθεσης, το QuickBooks καταγράφει την κατάθεση στον κατάλληλο τραπεζικό λογαριασμό.

Αυτό το σύνολο συναλλαγών κατάθεσης - το οποίο εμφανίζεται στο κάτω μέρος του παραθύρου στο πεδίο Κατάθεση Σύνολο - είναι το ποσό που εμφανίζεται στην τραπεζική σας κατάσταση. Είναι επίσης το ποσό που εμφανίζεται στο μητρώο τραπεζικών λογαριασμών.

Το παράθυρο "Δημιουργία καταθέσεων" παρέχει επίσης τα προηγούμενα και τα επόμενα κουμπιά που σας δίνουν τη δυνατότητα να μεταφέρετε τις συναλλαγές κατάθεσης. Το κουμπί Εκτύπωση στο παράθυρο Δημιουργία καταθέσεων σάς επιτρέπει να εκτυπώνετε μια λίστα καταθέσεων. Το κουμπί Πληρωμές σάς επιτρέπει να προβάλετε ξανά το παράθυρο διαλόγου Πληρωμές στην κατάθεση.