Πώς να εγγραφείτε και να εκτυπώσετε επιταγές στο QuickBooks 2012 - dummies

Προφανώς, κάθε επιχείρηση γράφει επιταγές - να πληρώσει λογαριασμούς και να πληρώσει τους υπαλλήλους. Το QuickBooks 2012 περιλαμβάνει μια εντολή και ένα παράθυρο ειδικά για το σκοπό της καταγραφής και ενδεχομένως της εκτύπωσης ελέγχων.

1Επιλέξτε την εντολή Banking → Write Checks.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Check Checks.

2Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα του τραπεζικού λογαριασμού.

Επιλέξτε το σωστό λογαριασμό στον οποίο θα γράψετε μια επιταγή.

3Χρησιμοποιήστε το πεδίο Αρ. (Αριθμός ελέγχου) για να προσδιορίσετε τον αριθμό ελέγχου.

Εάν δεν γνωρίζετε τον αριθμό ελέγχου ακόμα επειδή δεν έχετε εκτυπώσει τον έλεγχο, αφήστε το πεδίο Νο. Κενό. Στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Για να εκτυπωθεί, το οποίο εμφανίζεται περίπου στο μέσο του παραθύρου Έλεγχοι εγγραφών.

4Χρησιμοποιήστε το πεδίο Ημερομηνία για να καταγράψετε την ημερομηνία που γράφεται ή πρόκειται να γραφτεί ο έλεγχος.

Μπορείτε να εισάγετε την ημερομηνία επιταγής σε μορφή mm / dd / yyyy. Μπορείτε επίσης να εισάγετε ημερομηνίες ως απλά mmdd ή m / dd, και τα QuickBooks τα μετατρέπουν σε mm / dd / yyyy. Έτσι, οι 3/17, 0317 και 03/17/2012 είναι όλοι οι έγκυροι τρόποι να εισέλθουν στην ίδια ημερομηνία, αν το τρέχον έτος είναι 2012.

Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε κλικ στο μικρό κουμπί ημερολογίου που εμφανίζεται στα δεξιά της ημερομηνίας πεδίο. Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί ημερολογίου, το QuickBooks εμφανίζει ένα αναδυόμενο ημερολόγιο. Για να επιλέξετε μια ημέρα που εμφανίζεται στο ημερολόγιο, κάντε κλικ στην ημέρα.

5Χρησιμοποιήστε την Πληρωμή στην εντολή του πεδίου για να προσδιορίσετε το άτομο ή την επιχείρηση που πληρώνετε με την επιταγή.

Αν ο έλεγχος που καταγράφετε είναι ο πρώτος έλεγχος που έχετε συντάξει ποτέ στον δικαιούχο πληρωμής, πρέπει να πληκτρολογήσετε το όνομα του δικαιούχου πληρωμής στο πεδίο Πληρωμή στην παραγγελία του πεδίου. Εάν έχετε πληρώσει προηγουμένως τον δικαιούχο πληρωμής, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί με το βέλος στο δεξιό άκρο του πεδίου πληρωμής στην τάξη παραγγελίας.

Όταν το κάνετε, το QuickBooks εμφανίζει μια λίστα προηγούμενων δικαιούχων. Μπορείτε να επιλέξετε έναν δικαιούχο από αυτήν τη λίστα κάνοντας κλικ στο όνομα.

6Πατήστε τον κέρσορα επιλογής στο πεδίο $ (ή ποσό) και πληκτρολογήστε το ποσό ελέγχου.

Το QuickBooks γράφει το ποσό της επιταγής στη γραμμή κάτω από το πεδίο Πληρωμή στην τάξη παραγγελίας.

7Να διανείμετε το ποσό της επιταγής στους αντίστοιχους λογαριασμούς εξόδων ή στοιχείων ενεργητικού.

Εάν η επιταγή πληρώνει για συγκεκριμένο έξοδο ή αγοράζει ένα συγκεκριμένο στοιχείο, κάντε κλικ στην καρτέλα Έξοδα. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τις γραμμές ή τις γραμμές της καρτέλας Έξοδα για να προσδιορίσετε το λογαριασμό και το ποσό που πληρώνει η επιταγή.

Αν κατηγοριοποιήσετε τη δαπάνη ως μια δαπάνη για έναν συγκεκριμένο πελάτη ή εργασία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη στήλη "Χρεώσιμο" (που επισημαίνεται με ένα εικονίδιο) για να δηλώσετε αν αυτό το στοιχείο θα χρεωθεί αργότερα στον πελάτη.

8Περιγραφή των στοιχείων που αγοράζει η επιταγή.

Εδώ είναι η καρτέλα Είδη του παραθύρου Έλεγχος εγγραφών. Χρησιμοποιείτε την καρτέλα Είδη όταν γράφετε έλεγχο για να αγοράσετε αντικείμενα που εμφανίζονται και περιγράφονται στη λίστα στοιχείων σας.

Για να χρησιμοποιήσετε την καρτέλα Στοιχεία, προσδιορίστε το στοιχείο που αγοράσατε εισάγοντας τον κωδικό ή το όνομα του αντικειμένου στη στήλη Στοιχείο. Προαιρετικά, επεξεργαστείτε την περιγραφή στοιχείου που εμφανίζεται στη στήλη Περιγραφή. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τις στήλες Ποσότητα, Κόστος και Ποσό για να περιγράψετε τον αριθμό των στοιχείων και το συνολικό κόστος των αντικειμένων που αγοράσατε.

9Για να εκτυπώσετε μια επιταγή, κάντε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση.

Εναλλακτικά, αν θέλετε να εκτυπώσετε ελέγχους σε μια παρτίδα, αφού έχετε καταγράψει τον τελευταίο έλεγχο που θέλετε να εκτυπώσετε, κάντε κλικ στο κάτω βέλος στα δεξιά του κουμπιού "Εκτύπωση". Όταν το QuickBooks εμφανίζει το μενού Print, επιλέξτε την εντολή Print Batch. Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Επιλογή επιταγών προς εκτύπωση.

10Επιλέξτε τους ελέγχους που θέλετε να εκτυπώσετε κάνοντας κλικ σε αυτές.

Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο First Number Number για να προσδιορίσετε τον αριθμό της πρώτης φόρμας ελέγχου που θα χρησιμοποιηθεί για εκτύπωση. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Έλεγχος εκτύπωσης, χρησιμοποιήστε την περιοχή Έλεγχος στυλ για να προσδιορίσετε τον τύπο των εντύπων ελέγχου στα οποία εκτυπώνετε. Εάν χρησιμοποιείτε επιταγές ή πρότυπα πορτοφολιού, πρέπει επίσης να αναφέρετε τον αριθμό των ελέγχων. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση.

11 Αφού περιγράψετε τον έλεγχο και τους λόγους για την εγγραφή του ελέγχου, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο ή στο κουμπί Αποθήκευση & Νέο.

Το κουμπί Save & Save αποθηκεύει τον έλεγχο και κλείνει επίσης το παράθυρο Check Checks. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Νέο για να αποθηκεύσετε τον έλεγχο και, στη συνέχεια, εκ νέου προβάλλετε το παράθυρο "Έλεγχος εγγραφών", ώστε να μπορείτε να καταγράψετε άλλο έλεγχο. Αν δεν θέλετε να αποθηκεύσετε τον έλεγχο, κάντε κλικ στο κουμπί Εκκαθάριση.