Πώς να εγγραφείτε και να εκτυπώσετε επιταγές από το QuickBooks - dummies

Προφανώς, κάθε επιχείρηση γράφει επιταγές για να πληρώσει λογαριασμούς και να πληρώσει τους υπαλλήλους. Το QuickBooks περιλαμβάνει μια εντολή και ένα παράθυρο ειδικά για το σκοπό της εγγραφής και ενδεχομένως της εκτύπωσης ελέγχων.

Για να εγγράψετε ή να εκτυπώσετε ελέγχους, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1Επιλέξτε την εντολή Banking → Write Checks.

Όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο "Έλεγχος εγγραφών", χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα "Τραπεζικός λογαριασμός" για να επιλέξετε τον σωστό λογαριασμό στον οποίο θα γράψετε ένα έλεγχο.

2Χρησιμοποιήστε το πεδίο Αρ. (Αριθμός ελέγχου) για να προσδιορίσετε τον αριθμό ελέγχου.

Εάν δεν γνωρίζετε τον αριθμό ελέγχου ακόμα επειδή δεν έχετε εκτυπώσει τον έλεγχο, αφήστε το πεδίο Νο. Κενό. Στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εκτύπωση αργότερα, το οποίο εμφανίζεται στην καρτέλα Κύριο στο παράθυρο "Έλεγχοι εγγραφής".

Όταν επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Εκτύπωση αργότερα, το QuickBooks εμφανίζει τη φράση Για εκτύπωση στο πεδίο Αρ.

3Χρησιμοποιήστε το πεδίο Ημερομηνία για να καταγράψετε την ημερομηνία που γράφεται ή πρόκειται να γραφτεί ο έλεγχος.

Μπορείτε να εισάγετε την ημερομηνία επιταγής σε μορφή mm / dd / yyyy. Μπορείτε επίσης να εισάγετε ημερομηνίες ως απλά mmdd ή m / dd, και τα QuickBooks τα μετατρέπουν σε mm / dd / yyyy. Έτσι, οι 3/17, 0317 και 03/17/2014 είναι όλοι οι έγκυροι τρόποι να εισέλθουν στην ίδια ημερομηνία, εάν το τρέχον έτος είναι το 2014.

Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε κλικ στο μικρό κουμπί ημερολογίου που εμφανίζεται στα δεξιά του Πεδίο ημερομηνίας. Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί ημερολογίου, το QuickBooks εμφανίζει ένα αναδυόμενο ημερολόγιο. Για να επιλέξετε μια ημέρα που εμφανίζεται στο ημερολόγιο, κάντε κλικ στην ημέρα. Το αναδυόμενο ημερολόγιο περιλαμβάνει επίσης ένα ζευγάρι κουμπιών στα οποία μπορείτε να κάνετε κλικ για μετακίνηση προς τα εμπρός και πίσω μέσα στους μήνες.

4Χρησιμοποιήστε την Πληρωμή στην εντολή Πεδίο για να προσδιορίσετε το άτομο ή την επιχείρηση που πληρώνετε με την επιταγή.

Αν ο έλεγχος που καταγράφετε είναι ο πρώτος έλεγχος που έχετε συντάξει ποτέ στον δικαιούχο πληρωμής, πρέπει να πληκτρολογήσετε το όνομα του δικαιούχου πληρωμής στο πεδίο Πληρωμή στην παραγγελία του πεδίου.

Εάν έχετε πληρώσει προηγουμένως τον δικαιούχο πληρωμής, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί με το βέλος στο δεξιό άκρο του πεδίου πληρωμής προς την παραγγελία του πεδίου. Όταν το κάνετε, το QuickBooks εμφανίζει μια λίστα προηγούμενων δικαιούχων. Μπορείτε να επιλέξετε έναν δικαιούχο από αυτήν τη λίστα κάνοντας κλικ στο όνομα.

5Μετακινήστε τον κέρσορα επιλογής στο πεδίο Δολλάρια (ή ποσό) και πληκτρολογήστε το ποσό ελέγχου.

Το QuickBooks γράφει το ποσό της επιταγής στη γραμμή κάτω από το πεδίο Πληρωμή προς την παραγγελία του πεδίου.

6 (Προαιρετικό) Παρέχετε μια διεύθυνση.

Αν θέλετε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το μπλοκ διευθύνσεων για να δώσετε τη διεύθυνση του δικαιούχου. Σημειώστε ότι το QuickBooks γράφει το όνομα του δικαιούχου πληρωμής στην πρώτη γραμμή του μπλοκ διεύθυνσης όταν συμπληρώνετε το πεδίο Πληρωμή στην παραγγελία του πεδίου. Μπορείτε να προσθέσετε τις άλλες γραμμές στο μπλοκ διευθύνσεων με μη αυτόματο τρόπο.

7 (Προαιρετικό) Παρέχετε μια περιγραφή υπομνήματος.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πεδίο Memo για να δώσετε ή να καταγράψετε πρόσθετες πληροφορίες. Εάν πρόκειται να εκτυπώσετε τον έλεγχο, για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πεδίο Memo για να προσδιορίσετε τον αριθμό λογαριασμού σας ή τον αριθμό τιμολογίου που πληρώνει η επιταγή.

8 (Προαιρετικό) Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Pay Online στην καρτέλα Σημειωματάριο.

Ορίστε η συμφωνία: Εάν έχετε πει στην τράπεζά σας ότι θέλετε να κάνετε το online banking και έχετε ακολουθήσει τις οδηγίες εγκατάστασης, μπορείτε να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Pay Online (το οποίο εμφανίζεται αφού έχετε ρυθμίσει online ΤΡΑΠΕΖΙΚΕΣ ΕΡΓΑΣΙΕΣ). Αυτή η ρύθμιση λέει στο QuickBooks να διαβιβάσει αυτές τις πληροφορίες ελέγχου στην τράπεζά σας, μαζί με οδηγίες στην τράπεζα για να πραγματοποιήσουν την πληρωμή.

9Να διανείμετε το ποσό της επιταγής στους αντίστοιχους λογαριασμούς εξόδων ή στοιχείων ενεργητικού.

Εάν η επιταγή πληρώνει για συγκεκριμένο έξοδο ή αγοράζει ένα συγκεκριμένο στοιχείο, κάντε κλικ στην καρτέλα Έξοδα. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τις γραμμές ή τις γραμμές της καρτέλας Έξοδα για να προσδιορίσετε το λογαριασμό και το ποσό που πληρώνει η επιταγή. Αν κατηγοριοποιήσετε τη δαπάνη ως μια δαπάνη για έναν συγκεκριμένο πελάτη ή δουλειά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το χρεώσιμο; για να δηλώσετε αν αυτό το στοιχείο θα χρεωθεί αργότερα στον πελάτη.

10Περιγραφή των στοιχείων που αγοράζει η επιταγή.

Στο σχήμα εμφανίζεται η καρτέλα "Στοιχεία" του παραθύρου "Έλεγχος εγγραφών". Χρησιμοποιείτε την καρτέλα Είδη όταν γράφετε έλεγχο για να αγοράσετε στοιχεία που εμφανίζονται και περιγράφονται στη λίστα στοιχείων σας. Για παράδειγμα, αν γράψετε μια επιταγή $ 1, 000 για να αγοράσετε 1, 000 $ 1 στοιχεία για αποθέματα, χρησιμοποιείτε την καρτέλα Στοιχεία. Για να χρησιμοποιήσετε την καρτέλα Στοιχεία, προσδιορίστε το στοιχείο που αγοράσατε εισάγοντας τον κωδικό ή το όνομα του αντικειμένου στη στήλη Στοιχείο.

11Για να εκτυπώσετε μια επιταγή, κάντε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση.

Εναλλακτικά, αν θέλετε να εκτυπώσετε ελέγχους σε μια παρτίδα, αφού έχετε καταγράψει τον τελευταίο έλεγχο που θέλετε να εκτυπώσετε, κάντε κλικ στο κάτω βέλος κάτω από το κουμπί Εκτύπωση. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το μενού Print, επιλέξτε την εντολή Print Batch. Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Επιλογή επιταγών προς εκτύπωση.

Επιλέξτε τους ελέγχους που θέλετε να εκτυπώσετε κάνοντας κλικ σε αυτές. Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Αριθμός πρώτου ελέγχου για να προσδιορίσετε τον αριθμό της πρώτης φόρμας ελέγχου που θα χρησιμοποιηθεί για εκτύπωση.

12Κάντε κλικ στο OK.

Όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Έλεγχοι εκτύπωσης, χρησιμοποιήστε την περιοχή Έλεγχος στυλ για να προσδιορίσετε τον τύπο των εντύπων ελέγχου στα οποία εκτυπώνετε. Εάν χρησιμοποιείτε επιταγές ή πρότυπα πορτοφολιού, πρέπει επίσης να αναφέρετε τον αριθμό των ελέγχων. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση.

13Όταν περιγράψετε τον έλεγχο και τους λόγους για την εγγραφή του ελέγχου, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο ή στο κουμπί Αποθήκευση & Νέα.

Το κουμπί Save & Save αποθηκεύει τον έλεγχο και κλείνει επίσης το παράθυρο Check Checks. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Νέο για να αποθηκεύσετε τον έλεγχο και, στη συνέχεια, εκ νέου προβάλλετε το παράθυρο "Έλεγχος εγγραφών", ώστε να μπορείτε να καταγράψετε άλλο έλεγχο. Αν δεν θέλετε να αποθηκεύσετε τον έλεγχο, κάντε κλικ στο κουμπί Εκκαθάριση.