Πώς να δημιουργήσετε γρήγορα αντίγραφα ασφαλείας QuickBooks 2016 - dummies

Είστε απασχολημένοι. Δεν έχετε χρόνο να ξεγελάσετε με το QuickBooks. Απλά θέλετε να κάνετε μια ικανοποιητική δουλειά δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και έχετε αποφασίσει πόσο συχνά σκοπεύετε να το κάνετε. Ήχος όπως η κατάστασή σας; Στη συνέχεια, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1Εισαγάγετε ένα κενό δίσκο / δίσκο στην κατάλληλη μονάδα δίσκου.

Μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας σε οποιοδήποτε αφαιρούμενο δίσκο, συμπεριλαμβανομένων των συσκευών μνήμης flash, φορητών σκληρών δίσκων και εγγράψιμων CD. Ωστόσο, σημειώστε ότι η Intuit (κατασκευαστής των QuickBooks) συνιστά να μην χρησιμοποιήσετε την εντολή δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας του QuickBooks για να μετακινήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας σε ένα CD.

Αντ 'αυτού, η Intuit συνιστά να δημιουργήσετε αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου στη μονάδα σκληρού δίσκου και στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε την εντολή Αντιγραφή αρχείων των Windows για να εγγράψετε το αρχείο στο δίσκο. Αυτή η προσέγγιση αντιμετώπισης τείνει να λύσει μερικά από τα προβλήματα γραφής του CD που αντιμετωπίζουν οι χρήστες όταν δημιουργούν αντίγραφα ασφαλείας απευθείας σε ένα CD από το QuickBooks.

Μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας σε οποιοδήποτε σταθερό δίσκο, όπως ο σκληρός σας δίσκος ή μια δισκέτα δικτύου, αλλά το πλεονέκτημα ενός αφαιρούμενου δίσκου είναι ότι μπορείτε να το αποθηκεύσετε σε κάποια άλλη τοποθεσία. Ως συμβιβασμός, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια δισκέτα δικτύου. Συνήθως δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το σκληρό σας δίσκο (αν και αυτό είναι καλύτερο από το τίποτα) επειδή μια από τις καταστροφές που ενδέχεται να προκύψουν από τα δεδομένα του QuickBooks είναι αποτυχία σκληρού δίσκου.

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων QuickBooks σε μια περιοχή αποθήκευσης στο διαδίκτυο.

2Εάν αποθηκεύετε δεδομένα για περισσότερες από μία εταιρείες, βεβαιωθείτε ότι η εταιρεία των οποίων τα δεδομένα θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας είναι η ενεργή εταιρεία.

Για να μάθετε αν η σωστή εταιρεία είναι ενεργή, κοιτάξτε τη γραμμή τίτλου του παραθύρου εφαρμογής του QuickBooks, η οποία ονομάζει την ενεργή εταιρεία. (Εάν δεν θυμάστε τη δημιουργία πολλών αρχείων, μην ανησυχείτε, πιθανόν να έχετε μόνο ένα αρχείο - τη συνηθισμένη περίπτωση.)

3Επιλέξτε αρχείο → Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας → Δημιουργία τοπικής δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας για να ξεκινήσει η λειτουργία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας.

Εάν χρησιμοποιείτε το QuickBooks σε λειτουργία πολλαπλών χρηστών, πρέπει να μεταβείτε σε λειτουργία ενός χρήστη προτού δημιουργήσετε αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου σας. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε Αρχείο → Μετάβαση στη λειτουργία ενός χρήστη.

4Tell QuickBooks όπου θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου δεδομένων QuickBooks.

Όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας, καθορίστε τη θέση για το αντίγραφο ασφαλείας επιλέγοντας είτε το κουμπί επιλογής Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας ή Τοπική δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας.

Για να δημιουργήσετε αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου QuickBooks σας τοπικά, επιλέξτε την επιλογή Local Backup.

5 Περιγράψτε πώς το QuickBooks πρέπει να δημιουργήσει αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου δεδομένων σας.

Με το πρώτο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία αντιγράφων δημιουργίας εξακολουθεί να εμφανίζεται, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές. Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου "Επιλογές δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας", από το οποίο καθορίζετε τον τρόπο και την ώρα που το QuickBooks δημιουργεί αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου δεδομένων σας:

Επιλέξτε μια προεπιλεγμένη θέση. Καθορίστε πού πρέπει να βρίσκεται το αρχείο αντιγράφου ασφαλείας. Μπορείτε να το κάνετε αυτό είτε εισάγοντας το όνομα διαδρομής του φακέλου δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας στο πεδίο Tell to Where to Save Your Backup Copies (σκληρός τρόπος) ή κάνοντας κλικ στο κουμπί Αναζήτηση και, στη συνέχεια, χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου Αναζήτηση περιεχομένου που εμφανίζονται στα Windows για να επιλέξετε προεπιλεγμένη θέση αντιγράφων ασφαλείας.

Βελτιστοποιήστε τη λειτουργία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας. Το παράθυρο διαλόγου Επιλογές δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας παρέχει μερικά πλαίσια ελέγχου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την τελειοποίηση της παλιάς λειτουργίας δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας του QuickBooks. Η επιλογή Προσθήκη ημερομηνίας και ώρας δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας στο όνομα αρχείου, εάν είναι επιλεγμένη, κάνει ακριβώς αυτό που λέει. Ο περιορισμός του αριθμού αντιγράφων ασφαλείας σε αυτόν το φάκελο Το πλαίσιο ελέγχου [X] λέει στο QuickBooks να περιορίσει τον αριθμό αντιγράφων ασφαλείας του αρχείου QuickBooks που αποθηκεύει στο φάκελο αντιγράφων ασφαλείας. Ο προεπιλεγμένος αριθμός των αντιγράφων ασφαλείας που διατηρούνται σε ετοιμότητα είναι τρεις. αυτό θα ήταν καλό.

Καθορίστε τον κανόνα υπενθύμισης αντιγράφων ασφαλείας. Μπορείτε να επιλέξετε την επιλογή Υπενθύμιση για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας όταν κλείνω το αρχείο της επιχείρησής μου Κάθε πλαίσιο ελέγχου [X] Times για να ενημερώσετε το QuickBooks ότι θα πρέπει να σας υπενθυμίζει κάθε φορά που θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας. Από προεπιλογή, το QuickBooks σας υπενθυμίζει κάθε τέταρτη φορά που κλείνετε ένα αρχείο δεδομένων, αλλά μπορείτε να αντικαταστήσετε την τιμή στο πλαίσιο κειμένου, για να καθορίσετε κάποια άλλη συχνότητα υπενθύμισης εφεδρείας.

Επιλέξτε μια επιλογή επιβεβαίωσης δεδομένων. Το QuickBooks παρέχει τρεις επιλογές επαλήθευσης δεδομένων: Πλήρης επαλήθευση (ασφαλής αλλά αργή), Ταχύτερη επαλήθευση (γρήγορη αλλά όχι εξίσου σημαντική) και Καμία επαλήθευση (σας εξοικονομεί λίγο χρόνο τώρα με κίνδυνο τεράστιων προβλημάτων αργότερα). Η επιλογή πλήρους επαλήθευσης είναι η συνιστώμενη από το QuickBooks.

Όταν τελειώσετε με το παράθυρο διαλόγου Επιλογές δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, κάντε κλικ στο κουμπί OK και, στη συνέχεια, στο κουμπί Επόμενο. Το QuickBooks εμφανίζει το δεύτερο πλαίσιο δημιουργίας αντιγράφων δημιουργίας.

6Καθαρίστε όταν το QuickBooks πρέπει να δημιουργήσει αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου δεδομένων σας.

Το δεύτερο παράθυρο διαλόγου "Οδηγός δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας" παρέχει κουμπιά επιλογών που χρησιμοποιείτε για να προγραμματίσετε όταν θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας. Για παράδειγμα, για να υποδείξετε ότι θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας επιτόπου, επιλέξτε το κουμπί Αποθήκευση τώρα τώρα.

Σημείωση: Η πρώτη φορά που δημιουργείτε αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου QuickBooks χρησιμοποιώντας την εντολή Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας, το QuickBooks δεν σας ρωτά πότε πρέπει να δημιουργήσει αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου δεδομένων σας. Το QuickBooks απλά δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας για το αρχείο δεδομένων, παραλείποντας αυτό το βήμα.

7Επιβεβαιώστε την τοποθεσία και το όνομα του αρχείου αντιγράφων ασφαλείας.

Με το δεύτερο παράθυρο διαλόγου Βοηθός δημιουργίας αντιγράφων που εμφανίζεται, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο. Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφων ασφαλείας αντιγραφής.

Ακριβώς για να είστε στην ασφαλή πλευρά, επιβεβαιώστε ότι το όνομα αρχείου και η θέση φακέλου που εμφανίζονται στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφων αντιγράφων ασφαλείας είναι σωστά. Εάν η θέση του φακέλου δεν είναι σωστή, επιλέξτε μια νέα θέση φακέλου από την αναπτυσσόμενη λίστα Αποθήκευση σε. Εάν το όνομα αρχείου δεν είναι σωστό, επεξεργαστείτε το όνομα που εμφανίζεται στο πλαίσιο κειμένου "Όνομα αρχείου".

8Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.

Το QuickBooks δημιουργεί αντίγραφο ασφαλείας για το αρχείο δεδομένων σας και εμφανίζει ένα πλαίσιο μηνύματος που σας ενημερώνει ότι έχει δημιουργήσει αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου σας. Το μήνυμα δίνει επίσης το όνομα αρχείου backup και τη θέση φακέλου.