Πώς να προετοιμάσετε ένα Πιστωτικό Σημείωμα στο QuickBooks 2015 - ανδρείκελα

Μπορεί να υπάρχουν φορές που πρέπει να προετοιμάσετε ένα πιστωτικό σημείωμα με το QuickBooks 2015. Τα πιστωτικά σημειώματα μπορούν να είναι ένας πρακτικός τρόπος για να διορθώσετε δεδομένα- λάθη εισαγωγής που δεν τα εντοπίσατε ή τα διορθώσατε νωρίτερα. Τα πιστωτικά σημειώματα είναι επίσης βολικοί τρόποι για να χειριστείτε τα πράγματα όπως οι επιστροφές πελατών και οι επιστροφές χρημάτων. Εάν έχετε προετοιμάσει ένα τιμολόγιο πριν, θα διαπιστώσετε ότι η προετοιμασία ενός πιστωτικού σημειώματος QuickBooks είναι πολύ πιο εύκολη από τη χρήση παλιομοδίτικων μεθόδων.

Τα παρακάτω βήματα περιγράφουν τον τρόπο δημιουργίας του πιο περίπλοκου και εμπλεκόμενου είδους πιστωτικής σημείωσης: ένα πιστωτικό σημείωμα προϊόντος . Η δημιουργία μιας υπηρεσίας ή επαγγελματικής πίστωσης λειτουργεί βασικά με τον ίδιο τρόπο. Απλά συμπληρώστε λιγότερα πεδία.

1. Επιλέξτε πελάτες → Δημιουργία πιστωτικών σημειωμάτων / επιστροφών ή κάντε κλικ στο εικονίδιο Επιστροφές & πιστώσεις στην ενότητα Πελάτης της αρχικής σελίδας για να εμφανίσετε το παράθυρο Δημιουργία πιστωτικών σημειώσεων / επιστροφών.

   

2. Προσδιορίστε τον πελάτη και, εάν είναι απαραίτητο, την εργασία στην αναπτυσσόμενη λίστα Πελάτης: Θέση εργασίας.

   Μπορείτε να επιλέξετε τον πελάτη ή την εργασία από τη λίστα κάνοντας κλικ σε αυτό.

3. (Προαιρετικό) Καθορίστε μια κλάση για το πιστωτικό σημείωμα.

   Αν χρησιμοποιείτε κλάσεις για την ταξινόμηση συναλλαγών, ενεργοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Class και επιλέξτε την κατάλληλη κλάση για το πιστωτικό σημείωμα.

4. Ημερομηνία της πιστωτικής σημείωσης.

   Πατήστε Tab για να μετακινήσετε το δρομέα στο πλαίσιο κειμένου Ημερομηνία. Στη συνέχεια, καταχωρίστε τη σωστή ημερομηνία στη μορφή MM / DD / YYYY.

5. (Προαιρετικό) Καταχωρίστε έναν αριθμό πιστωτικής σημείωσης.

   Το QuickBooks προτείνει έναν αριθμό πιστωτικής σημείωσης προσθέτοντας 1 στον τελευταίο αριθμό πιστωτικής σημείωσης που χρησιμοποιήσατε. Μπορείτε να αποδεχτείτε τον αριθμό ή την καρτέλα στο πλαίσιο κειμένου Πιστωτικού Αρ. Για να αλλάξετε τον αριθμό σε ό, τι θέλετε.

6. Διορθώστε τη διεύθυνση του πελάτη, εάν είναι απαραίτητο.

   Το QuickBooks αρπάζει τη διεύθυνση χρέωσης από τη λίστα Πελατών. Μπορείτε να αλλάξετε τη διεύθυνση για το πιστωτικό σημείωμα αντικαθιστώντας μέρος της συνήθους διεύθυνσης χρέωσης. Συνήθως, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε την ίδια διεύθυνση για το πιστωτικό σημείωμα που χρησιμοποιείτε για το αρχικό τιμολόγιο ή τιμολόγια.

7. (Προαιρετικό … είδος) Καταχωρίστε τον αριθμό της εντολής αγοράς (PO).

   Αν το πιστωτικό σημείωμα προσαρμόζει το υπόλοιπο υπόλοιπο σε μια εντολή αγοράς πελάτη, πιθανόν να εισαγάγετε τον αριθμό της εντολής αγοράς στο πλαίσιο κειμένου P.O. No.

   Ακολουθεί κάποια λογική για αυτή την πρόταση, για εκείνους τους αναγνώστες που ενδιαφέρονται: Αν χρεώσατε τον πελάτη σας $ 1, 000 στον PO Αρ. 1984, ο οποίος εξουσιοδοτεί μια αγορά $ 1.000, εξαντλήσατε ολόκληρη την εντολή αγοράς - τουλάχιστον σύμφωνα με ο λογαριασμός πληρωμής του πελάτη, ο οποίος επεξεργάζεται τα τιμολόγιά σας.

   Εάν βεβαιωθείτε ότι ένα πιστωτικό σημείωμα για $ 1, 000 αναγνωρίζεται ότι σχετίζεται με το P.Όχι. 1984, ωστόσο, ουσιαστικά απελευθερώσετε το υπόλοιπο αγοράς $ 1.000, το οποίο μπορεί να σημαίνει ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ή να χρεώσετε ξανά την εντολή αγοράς.

8. Εάν ο πελάτης επιστρέψει στοιχεία, περιγράψτε κάθε στοιχείο.

   Μετακινήστε το δρομέα στην πρώτη σειρά του πλαισίου κειμένου Στοιχείο / Περιγραφή / Φόρος / Ποσότητα / Τιμή / Ποσό. Στην πρώτη κενή γραμμή του πλαισίου, ενεργοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Στοιχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε το στοιχείο. Αφού το επιλέξετε, το QuickBooks συμπληρώνει τα πλαίσια κειμένου Περιγραφή και Τιμής με οποιαδήποτε περιγραφή πώλησης και τιμή πώλησης που καταχωρίσατε στη λίστα στοιχείων.

   Καταχωρίστε τον αριθμό των αντικειμένων που ο πελάτης επιστρέφει στο πλαίσιο κειμένου Qty. Εισαγάγετε κάθε στοιχείο που ο πελάτης επιστρέφει συμπληρώνοντας τις κενές γραμμές του πλαισίου λίστας.

   Στην περίπτωση αντικειμένων αποθέματος, το QuickBooks υποθέτει ότι τα στοιχεία που εμφανίζετε σε ένα πιστωτικό σημείωμα επιστρέφονται στο απόθεμα. Θέλετε να προσαρμόσετε τις φυσικές μετρήσεις του αποθέματός σας εάν επιστραφούν τα απούλητα στοιχεία.

   Όπως και με τα τιμολόγια, μπορείτε να τοποθετήσετε όσα στοιχεία θέλετε σε ένα πιστωτικό σημείωμα όπως θέλετε.

9. Περιγράψτε τυχόν ειδικά στοιχεία που πρέπει να περιλαμβάνει το πιστωτικό σημείωμα.

   Εάν θέλετε να εκδώσετε ένα πιστωτικό σημείωμα για άλλα στοιχεία που εμφανίζονται στο αρχικό τιμολόγιο - φορτίο, εκπτώσεις, άλλες χρεώσεις κ.ο.κ., προσθέστε περιγραφές κάθε στοιχείου στη λίστα στοιχείων.

   Για να προσθέσετε περιγραφές αυτών των στοιχείων, ενεργοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Στοιχείο της επόμενης κενής γραμμής και, στη συνέχεια, επιλέξτε το ειδικό στοιχείο. Αφού τα QuickBooks συμπληρώσουν τα πλαίσια κειμένου Περιγραφή και τιμής, επεξεργαστείτε αυτές τις πληροφορίες. Εισαγάγετε κάθε ειδικό στοιχείο - υποσύνολο, έκπτωση, μεταφορά και ούτω καθεξής - που αναγράφετε στο πιστωτικό σημείωμα.

   Αν θέλετε να συμπεριλάβετε ένα στοιχείο έκπτωσης, πρέπει να τοποθετήσετε ένα στοιχείο Μερικό σύνολο στο πιστωτικό σημείωμα μετά την απογραφή ή άλλα στοιχεία που έχετε μειώσει. Στη συνέχεια, κολλήστε ένα στοιχείο έκπτωσης αμέσως μετά το στοιχείο Μερικό σύνολο. Με αυτόν τον τρόπο, το QuickBooks υπολογίζει την έκπτωση ως ποσοστό του υποσυνόλου.

10. (Προαιρετικό) Προσθέστε ένα μήνυμα πελάτη.

    Ενεργοποιήστε τη λίστα μηνυμάτων πελατών και επιλέξτε έξυπνο μήνυμα πελάτη.

11. Καθορίστε τον φόρο επί των πωλήσεων.

    Μετακινήστε το δρομέα στο πλαίσιο Λίστα φόρων, ενεργοποιήστε το πλαίσιο λίστας και έπειτα επιλέξτε τον σωστό φόρο επί των πωλήσεων.

12. Προσθέστε ένα σημείωμα.

    Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο κειμένου Memo για να προσθέσετε μια περιγραφή σημείωσης στο πιστωτικό σημείωμα. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την περιγραφή για να εξηγήσετε τους λόγους για τους οποίους έχετε εκδώσει το πιστωτικό σημείωμα και να ανατρέξετε στο αρχικό τιμολόγιο ή τιμολόγια. Σημειώστε ότι το πεδίο Memo εκτυπώνεται στην Πελατειακή Δήλωση.

13. Αν θέλετε να καθυστερήσετε την εκτύπωση αυτού του πιστωτικού υπομνήματος, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εκτύπωση αργότερα.

14. Αποθηκεύστε το πιστωτικό σημείωμα.

    Για να αποθηκεύσετε ένα συμπληρωμένο πιστωτικό σημείωμα, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Νέα ή Αποθήκευση & Κλείσιμο. Το QuickBooks εμφανίζει στη συνέχεια ένα παράθυρο διαλόγου που ζητάει τι θέλετε να κάνετε με το πιστωτικό σημείωμα: Διατηρήστε την πίστωση, δώστε επιστροφή χρημάτων ή εφαρμόστε την πίστωση σε ένα τιμολόγιο. Κάντε την επιλογή σας κάνοντας κλικ στο κουμπί που αντιστοιχεί σε αυτό που θέλετε να κάνετε.

    Αν επιλέξετε Εφαρμογή στο τιμολόγιο, το QuickBooks ζητά ορισμένες πρόσθετες πληροφορίες.Στη συνέχεια, το QuickBooks αποθηκεύει το πιστωτικό σημείωμα που εμφανίζεται στην οθόνη και εάν κάνετε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση & Νέα, εμφανίζεται ένα κενό παράθυρο Δημιουργία πιστωτικών σημειώσεων / επιστροφών, ώστε να μπορείτε να δημιουργήσετε ένα άλλο πιστωτικό σημείωμα. Όταν ολοκληρώσετε τη δημιουργία πιστωτικών μηνυμάτων, μπορείτε να κάνετε κλικ στο πλήκτρο Κλείσιμο της φόρμας πιστωτικής σημείωσης.