Πώς να προετοιμάσετε ένα τιμολόγιο στο QuickBooks Online - dummies

Εισάγετε τιμολόγια στο QBO για να ενημερώσετε τους πελάτες ότι σας χρωστάνε χρήματα για αγαθά που τα πουλάτε ή για υπηρεσίες που εκτελέσατε τους. Στο QBO, μπορείτε να προετοιμάσετε τα τιμολόγια και να τα στείλετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μέσω της ταχυδρομικής υπηρεσίας του Ηνωμένου Βασιλείου.

Κατά την προετοιμασία τιμολογίου, συμπεριλαμβάνετε πληροφορίες σχετικά με το τι πωλείτε στον πελάτη συμπεριλαμβάνοντας στοιχεία στο τιμολόγιο. Δημιουργείτε στοιχεία για υπηρεσίες και προϊόντα χρησιμοποιώντας τη λίστα προϊόντων και υπηρεσιών. Για να εισαγάγετε ένα τιμολόγιο, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Επιλέξτε Συναλλαγές → Πωλήσεις για να εμφανίσετε τη σελίδα Πωλήσεις Πωλήσεων.

2. Κάντε κλικ στο κουμπί Νέα συναλλαγή και, από τη λίστα που εμφανίζεται, κάντε κλικ στην επιλογή Τιμολόγιο.

   Το QBO εμφανίζει το παράθυρο Τιμολόγιο που εμφανίζεται εδώ.

   

   Η κεφαλίδα και το τμήμα Λεπτομέρειες του παραθύρου Τιμολόγιο.

3. Επιλέξτε έναν πελάτη.

   Το QBO εμφανίζει τη διεύθυνση αλληλογραφίας του πελάτη, τους όρους πληρωμής, την ημερομηνία τιμολόγησης, την ημερομηνία λήξης και την επιλογή Αποστολή αργότερα. Ο αριθμός δείχνει επίσης ένα πεδίο Crew # που εμφανίζεται επειδή το τιμολόγιο προσαρμόστηκε.

   Εάν εμφανιστεί ένα παράθυρο στη δεξιά πλευρά, εμφανίζονται οι συναλλαγές που ενδεχομένως θέλετε να συνδέσετε με το τιμολόγιο που δημιουργείτε.

4. Ελέγξτε ξανά την ημερομηνία τιμολογίου, την ημερομηνία λήξης και τους όρους και κάντε την κατάλληλη επιλογή στο πλαίσιο ελέγχου Αποστολή αργότερα.

   Εάν θέλετε να στείλετε τιμολόγια μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να ρυθμίσετε τις προτιμήσεις σας στις Ρυθμίσεις της εταιρείας. κάντε κλικ στο εικονίδιο Gear δίπλα στο όνομα της εταιρείας σας και επιλέξτε Ρυθμίσεις εταιρείας.

5. Συμπληρώστε τα προϊόντα και τις υπηρεσίες που αγοράζει ο πελάτης:

   1. Κάντε κλικ στη στήλη Προϊόν / Υπηρεσία και επιλέξτε ένα κατάλληλο στοιχείο για το τιμολόγιο που δημιουργείτε.

      Μπορείτε να πληκτρολογήσετε χαρακτήρες στη στήλη Προϊόν / Υπηρεσία και το QBO θα σας βοηθήσει να βρείτε το στοιχείο.

   2. Προαιρετικά, επεξεργαστείτε τη στήλη Περιγραφή για το επιλεγμένο στοιχείο.

   3. Χρησιμοποιήστε τις στήλες Ποσότητα, Ποσοστό και Ποσό για να δώσετε την ποσότητα του επιλεγμένου στοιχείου που πουλάτε, το ποσοστό που χρεώνετε για κάθε στοιχείο και το ποσό που θα πληρώσει ο πελάτης. Όταν παρέχετε οποιεσδήποτε δύο από τις τιμές Ποσότητας, Τιμή και Ποσό, το QuickBooks υπολογίζει την τρίτη τιμή.

   4. Αν χρειάζεται, ελέγξτε το πλαίσιο φόρου.

   5. Επαναλάβετε τα βήματα α έως d για να προσθέσετε περισσότερα στοιχεία στο τιμολόγιο.

6. Μπορείτε να κάνετε κύλιση προς τα κάτω στο παράθυρο Τιμολόγιο, όπως φαίνεται εδώ, και να επιλέξετε έναν συντελεστή φόρου επί των πωλήσεων και, κατά περίπτωση, ένα ποσό έκπτωσης ή τοις εκατό.

   

   Χρησιμοποιήστε το κάτω μέρος του παραθύρου Τιμολόγιο για να χειριστείτε τον φόρο πωλήσεων, τις πληροφορίες έκπτωσης, τα μηνύματα και τα συνημμένα.

   Μπορείτε να δείτε την επιλογή Φόρος Πωλήσεων στα τιμολόγια μόνο εάν έχετε ενεργοποιήσει τη λειτουργία Φόρου Πωλήσεων επιλέγοντας Φόρος πωλήσεων → Ρύθμιση Φόρων Πωλήσεων.

   Μπορείτε επίσης να εφαρμόσετε έκπτωση στο τιμολόγιο εάν έχετε ενεργοποιήσει την εταιρική προτίμηση για να εμφανιστεί το πλαίσιο Έκπτωση. Πληκτρολογήστε ένα μήνυμα στον πελάτη. Πληκτρολογήστε πληροφορίες στο πλαίσιο Δηλώματος Υπογραφής, το οποίο η QBO μεταφέρεται απευθείας σε οποιαδήποτε δήλωση που δημιουργείτε στο μέλλον. και να επισυνάψετε ένα ηλεκτρονικό έγγραφο στο τιμολόγιο.

   Εάν στο παράθυρο διαλόγου "Ρυθμίσεις εταιρείας", ενεργοποιείτε την προτίμησή σας για την εμφάνιση του πλαισίου κατάθεσης στο κάτω μέρος του τιμολογίου, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να μειώσετε το ποσό του τιμολογίου με το ποσό κατάθεσης που πληρώνει ο πελάτης.

   Μπορείτε να ελέγξετε αν η έκπτωση είναι έκπτωση πριν ή μετά τη φορολογία κάνοντας κλικ στον διακόπτη που εμφανίζεται στα αριστερά των πλαισίων Φόροι έκπτωσης και φόρου επί των πωλήσεων. Κάνοντας κλικ στον διακόπτη, γίνεται εναλλαγή της θέσης των δύο κουτιών. όταν εμφανίζεται στην κορυφή το κουτί έκπτωσης, η έκπτωση είναι προ φόρων.

7. Για να επισυνάψετε ένα ηλεκτρονικό έγγραφο στο τιμολόγιο, κάντε κλικ στο πλαίσιο Συνημμένα και περιηγηθείτε στο έγγραφο ή μεταφέρετε και αποθέστε το ηλεκτρονικό αντίγραφο στο πλαίσιο Συνημμένα.

8. Στο κάτω μέρος του παραθύρου, μπορείτε να

   • Ακυρώσετε το τιμολόγιο ή να διαγράψετε το παράθυρο και να ξεκινήσετε ξανά.

   • Κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση ή Προεπισκόπηση για να εκτυπώσετε ή να κάνετε προεπισκόπηση του τιμολογίου.

   • Κάντε κλικ στην επιλογή Επαναφορά για να ρυθμίσετε το τιμολόγιο ως επαναλαμβανόμενο τιμολόγιο που σκοπεύετε να στείλετε σε ένα πρόγραμμα που καθορίζετε.

   • Κάντε κλικ στην επιλογή Προσαρμογή για να προσαρμόσετε τη φόρμα τιμολογίου.

   • Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση για να αντιστοιχίσετε έναν αριθμό τιμολογίου και να αποθηκεύσετε το τιμολόγιο στο QBO.

   • Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση και Αποστολή για να εκχωρήσετε έναν αριθμό τιμολογίου, να αποθηκεύσετε το τιμολόγιο και να στείλετε ένα αντίγραφο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον πελάτη.

   Εμφανίζεται ένα παράθυρο στο οποίο μπορείτε να γράψετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να δείτε μια προεπισκόπηση του τιμολογίου. Αφού στείλετε το τιμολόγιό σας, εμφανίζονται στην κεφαλίδα οι πληροφορίες σχετικά με την ώρα και την ημερομηνία σφραγίδας.

   Μπορείτε να κάνετε κλικ στο βέλος δίπλα στην επιλογή Αποθήκευση και αποστολή και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση και Νέα για να αποθηκεύσετε το τιμολόγιο και να ξεκινήσετε ένα νέο ή να επιλέξετε Αποθήκευση και κλείσιμο για να αποθηκεύσετε το τιμολόγιο και να κλείσετε το παράθυρο Τιμολόγιο. Η επιλογή που θα επιλέξετε θα εμφανιστεί την επόμενη φορά που θα εμφανιστεί το παράθυρο Τιμολόγιο. Στην πραγματικότητα, σε οποιοδήποτε παράθυρο συναλλαγής, η επιλογή που θα κάνετε εμφανίζεται την επόμενη φορά που θα ανοίξετε το παράθυρο.