Πώς να προετοιμάσει ένα τιμολόγιο στο QuickBooks 2016 - ανδρείκελα

Αφού ολοκληρώσετε όλες τις προκαταρκτικές εργασίες, η προετοιμασία ενός τιμολογίου με το QuickBooks 2016 είναι ένα γρήγορο. Χωρίς περαιτέρω σχόλια, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα τιμολόγιο:

1. Εμφανίστε το παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων επιλέγοντας Πελάτες → Δημιουργία τιμολογίων.

   Εμφανίζεται το παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων.

   

   Το παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων.

2. Επιλέξτε τη φόρμα προτύπου ή τιμολογίου που θέλετε να χρησιμοποιήσετε από την αναπτυσσόμενη λίστα Πρότυπο που βρίσκεται στην επάνω δεξιά γωνία.

   Ποιο από αυτά εμφανίζεται από προεπιλογή εξαρτάται από αυτό που είπατε στο QuickBooks για την επιχείρησή σας κατά τη διάρκεια της εγκατάστασης του QuickBooks. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε τη δική σας.

3. Προσδιορίστε τον πελάτη και, εάν είναι απαραίτητο, τη δουλειά, χρησιμοποιώντας την αναπτυσσόμενη λίστα Πελάτης: Εργασία.

   Μετακινηθείτε στην αναπτυσσόμενη λίστα Πελάτης: Εργασία μέχρι να δείτε τον πελάτη ή το όνομα εργασίας που χρειάζεστε. και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί αυτό.

4. (Προαιρετικό) Αντιστοιχίστε μια κλάση στο τιμολόγιο.

   Εάν χρησιμοποιείτε κατηγορίες για την παρακολούθηση εξόδων και εσόδων, ενεργοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Κλάση και επιλέξτε μια κατάλληλη κλάση για το τιμολόγιο. Για να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε αυτόν τον εύχρηστο τρόπο κατηγοριοποίησης των συναλλαγών, επιλέξτε Επεξεργασία → Προτιμήσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Λογιστική στα αριστερά, κάντε κλικ στην καρτέλα Προτιμήσεις εταιρείας και, στη συνέχεια, επιλέξτε ή καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Χρήση παρακολούθησης τάξης.

5. Δώστε την ημερομηνία τιμολόγησης.

   Πατήστε Tab πολλές φορές για να μετακινήσετε το δρομέα στο πλαίσιο κειμένου Ημερομηνία. Στη συνέχεια, καταχωρίστε τη σωστή ημερομηνία στη μορφή MM / DD / YYYY. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τους ακόλουθους μυστικούς κωδικούς για να αλλάξετε την ημερομηνία:

   • Πατήστε +999 (το σύμβολο συν) για να μετακινήσετε την ημερομηνία μπροστά μία ημέρα. Πιέστε

   • (το σύμβολο μείον) για να μετακινήσετε την ημερομηνία μια μέρα πίσω. Πατήστε T

   • για να αλλάξετε την ημερομηνία μέχρι τη σημερινή ημερομηνία. Πατήστε M

   • για να αλλάξετε την ημερομηνία στην πρώτη ημέρα του μήνα. Πατήστε H

   • για να αλλάξετε την ημερομηνία στην τελευταία ημέρα του μήνα. Πατήστε Y

   • για να αλλάξετε την ημερομηνία στην πρώτη ημέρα του έτους. Πατήστε R

   • για να αλλάξετε την ημερομηνία στην τελευταία ημέρα του έτους. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο κουμπί στη δεξιά πλευρά του πεδίου Ημερομηνία για να εμφανιστεί ένα μικρό ημερολόγιο. Για να επιλέξετε μια ημερομηνία από το ημερολόγιο, απλά κάντε κλικ στην ημερομηνία που θέλετε.

   (Προαιρετικό) Καταχωρίστε έναν αριθμό τιμολογίου στο πλαίσιο κειμένου "Τιμολόγιο".

6. Διορθώστε το νομοσχέδιο Για να αντιμετωπίσετε, αν είναι απαραίτητο.

7. Το QuickBooks αρπάζει τη διεύθυνση χρέωσης από τη λίστα Πελατών.

   Διορθώστε το Ship To address, εάν είναι απαραίτητο.

8. Το QuickBooks αρπάζει επίσης τη διεύθυνση αποστολής από τη λίστα Πελατών.

   (Προαιρετικό … είδος) Καταχωρίστε τον αριθμό της παραγγελίας αγοράς στο πλαίσιο κειμένου Αριθμός ψηφίων.

9. Εάν ο πελάτης εκδίδει εντολές αγοράς (POs), καταχωρίστε τον αριθμό της εντολής αγοράς που επιτρέπει την αγορά αυτή.

   Καθορίστε τους όρους πληρωμής επιλέγοντας μια επιλογή από την αναπτυσσόμενη λίστα Όροι.

10. (Προαιρετικό) Ονομάστε τον αντιπρόσωπο πωλήσεων.

11. Αν θέλετε να παρακολουθείτε πωλήσεις από αντιπρόσωπο πωλήσεων, χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Rep. Για να προσθέσετε γρήγορα έναν αντιπρόσωπο πωλήσεων, επιλέξτε Προσθήκη νέου και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τα παράθυρα διαλόγου Handy-dandy που εμφανίζει το QuickBooks. Για να συνεργαστείτε με τη λίστα Sales Rep, επιλέξτε Λίστες → Λίστες προφίλ πελατών και προμηθευτών → Λίστα πωλήσεων.

    Καθορίστε την ημερομηνία αποστολής εάν είναι κάτι διαφορετικό από την ημερομηνία του τιμολογίου.

12. Καθορίστε τη μέθοδο αποστολής.

13. Καθορίστε το σημείο FOB χρησιμοποιώντας το πλαίσιο κειμένου F. O. Β.

14. Το FOB είναι ελεύθερο επί του σκάφους. Το σημείο FOB είναι σημαντικότερο από αυτό που φαίνεται για πρώτη φορά επειδή το σημείο FOB καθορίζει πότε πραγματοποιείται η μεταβίβαση της κυριότητας, ποιος πληρώνει το φορτίο και ποιος φέρει τον κίνδυνο να βλάψει τα εμπορεύματα κατά τη μεταφορά.

    Εάν μια αποστολή είναι ελεύθερη επί του πλοίου στο σημείο αποστολής, η ιδιοκτησία των πωλούμενων αγαθών μεταβιβάζεται στον αγοραστή αμέσως μόλις τα εμπορεύματα εγκαταλείψουν την αποβάθρα του πωλητή. Στην περίπτωση αυτή, ο αγοραστής πληρώνει το φορτίο και φέρει τον κίνδυνο ζημιών στη ναυτιλία.

    Αν μια αποστολή είναι ελεύθερη στο σημείο προορισμού, η ιδιοκτησία των αγαθών που πωλούνται μεταφέρεται στον αγοραστή αμέσως μόλις τα αγαθά φτάσουν στη δεξαμενή αποστολής του αγοραστή. Ο πωλητής πληρώνει το φορτίο και φέρει τον κίνδυνο ζημιών στη ναυτιλία.

    Εισάγετε κάθε στοιχείο που πουλάτε.

15. Μετακινήστε το δρομέα στην πρώτη σειρά του πλαισίου Ποσότητα / Κωδικός / Περιγραφή / Τιμή Κάθε / Ποσό / Φορολογική λίστα. Αφού μετακινήσετε το δρομέα σε μια σειρά στο πλαίσιο λίστας, το QuickBooks μετατρέπει το πεδίο Κωδικός στοιχείου σε αναπτυσσόμενη λίστα. Ενεργοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Κωδικού στοιχείου της πρώτης κενής γραμμής στο πλαίσιο λίστας και, στη συνέχεια, επιλέξτε το στοιχείο.

    Εάν χρειάζεστε άλλα στοιχεία στο τιμολόγιο, χρησιμοποιήστε τις υπόλοιπες κενές σειρές του πλαισίου λίστας για να εισάγετε το καθένα.

    Καταχωρίστε τυχόν ειδικά στοιχεία που πρέπει να περιλαμβάνει το τιμολόγιο.

16. Για να περιγράψετε οποιοδήποτε από τα ειδικά στοιχεία, ενεργοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Κωδικού στοιχείου της επόμενης κενής γραμμής και, στη συνέχεια, επιλέξτε το ειδικό στοιχείο.

    Εάν θέλετε να συμπεριλάβετε ένα στοιχείο έκπτωσης και να το εφαρμόσετε σε πολλαπλά είδη, θα πρέπει να τοποθετήσετε ένα στοιχείο Subtotal στο τιμολόγιο μετά την απογραφή ή άλλα στοιχεία που θέλετε να εκπτωθούν. Στη συνέχεια, κολλήστε ένα στοιχείο έκπτωσης αμέσως μετά το στοιχείο Μερικό σύνολο. Το QuickBooks υπολογίζει την έκπτωση ως ποσοστό του υποτομέα.

    (Προαιρετικό) Προσθέστε ένα μήνυμα πελάτη.

17. Κάντε κλικ στο πλαίσιο μηνύματος πελάτη, ενεργοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα και επιλέξτε ένα έξυπνο μήνυμα πελάτη. Για να προσθέσετε μηνύματα πελατών στη λίστα μηνυμάτων πελατών, επιλέξτε την επιλογή Προσθήκη νέου και στη συνέχεια συμπληρώστε το παράθυρο διαλόγου που εμφανίζει το QuickBooks.

    Καθορίστε τον φόρο επί των πωλήσεων.

18. Εάν δεν είναι σωστό, μετακινήστε το δρομέα στο πλαίσιο Φορολογική λίστα, ενεργοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα και επιλέξτε τον σωστό φόρο επί των πωλήσεων.

    (Πραγματικά προαιρετικό) Προσθέστε μια σημείωση.

19. Μπορείτε να προσθέσετε μια περιγραφή σημείωσης στο τιμολόγιο εάν θέλετε. Αυτό το σημείωμα δεν εκτυπώνεται σε τιμολόγια - μόνο στη Δήλωση Πελάτη.

    Ένα ολοκληρωμένο παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων.

    

    Εάν θέλετε να καθυστερήσετε την εκτύπωση αυτού του τιμολογίου, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εκτύπωση αργότερα που εμφανίζεται με την κορδέλα κουμπιών και πλαισίων πάνω από το κύριο μέρος του παραθύρου Δημιουργία τιμολογίων.

20. Αποθηκεύστε το τιμολόγιο κάνοντας κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Νέα ή στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο στο κάτω μέρος του παραθύρου.

21. Το QuickBooks αποθηκεύει το τιμολόγιο που εμφανίζεται στην οθόνη.