Πώς να προγραμματίσετε το Σύστημά σας QuickBooks 2014 - ανδρείκελα

Εάν καταλαβαίνετε μερικά στοιχεία μεγάλης εικόνας - τι κάνει η λογιστική και τι λογιστικά συστήματα - από την αρχή, θα διαπιστώσετε ότι η διαδικασία εγκατάστασης του QuickBooks κάνει πολύ πιο νόημα.

Ποια είναι η λογιστική

Σκεφτείτε τι κάνει η λογιστική. Οι άνθρωποι μπορούν να υποστηρίξουν τις μικρές λεπτομέρειες, αλλά οι περισσότεροι θα συμφωνούσαν ότι η λογιστική κάνει τα ακόλουθα τέσσερα σημαντικά πράγματα:

• Μέτρα κέρδη και ζημίες

• Παρέχει λεπτομερή αρχεία στοιχείων ενεργητικού, παθητικού και ιδίων κεφαλαίων

• Ποια λογιστικά συστήματα

Τώρα εξετάστε σύντομα τι λογιστικά συστήματα, ή τουλάχιστον σε ποια λογιστικά συστήματα μικρών επιχειρήσεων, συνήθως κάνουν:

Δημιουργεί οικονομικές καταστάσεις, συμπεριλαμβανομένων των αποτελεσμάτων, των ισολογισμών και άλλων λογιστικών εκθέσεων.

• Δημιουργήστε επιχειρηματικά έντυπα, συμπεριλαμβανομένων των επιταγών, των μισθών, των τιμολογίων, των δηλώσεων πελατών και ούτω καθεξής.

• Διατηρήστε λεπτομερή αρχεία βασικών λογαριασμών, συμπεριλαμβανομένων των μετρητών, των εισπρακτέων λογαριασμών (τα ποσά που οφείλουν οι πελάτες σε μια επιχείρηση), τους πληρωτέους λογαριασμούς (τα ποσά που μια επιχείρηση οφείλει τους προμηθευτές της), τα αποθέματα, τα πάγια περιουσιακά στοιχεία κ.ο.κ.

• Εκτελέστε εξειδικευμένες λειτουργίες διαχείρισης πληροφοριών. Για παράδειγμα, στην εκδοτική βιομηχανία, οι εκδότες βιβλίων συχνά πληρώνουν δικαιώματα δημιουργού. Επομένως, η λογιστική των δικαιωμάτων είναι μια εργασία που συνήθως πρέπει να κάνουν τα λογιστικά συστήματα των εκδοτών.

• Τι QuickBooks κάνει

Εντάξει, αφού καταλάβετε τι κάνει η λογιστική και τι λογιστικά συστήματα συνήθως κάνουν, μπορείτε να δείτε με κάποια προοπτική τι κάνει το QuickBooks:

Δημιουργεί οικονομικές καταστάσεις

• Δημιουργεί πολλές κοινές επιχειρηματικές φόρμες, τα μετρητά, οι εισπρακτέοι λογαριασμοί, οι πληρωτέοι λογαριασμοί και τα αποθέματα σε απλές ρυθμίσεις

• Τα QuickBooks κάνουν τρία από τα βασικά τους τέσσερα πράγματα που θα περίμενε κανείς από ένα λογιστικό σύστημα. Ωστόσο, το QuickBooks δεν παρέχει τα εξειδικευμένα λογιστικά στοιχεία. Για παράδειγμα, το QuickBooks δεν κάνει λογιστική αμοιβής.

• Και τώρα για τα κακά νέα

Έτσι το QuickBooks κάνει τρία από τα τέσσερα πράγματα που κάνουν τα λογιστικά συστήματα, αλλά δεν κάνει τα πάντα. Το QuickBooks είναι συχνά μια ελλιπής λογιστική λύση. Να είστε προσεκτικοί λοιπόν, για να καθορίσετε τις προσδοκίες σας. Συνήθως, πρέπει επίσης να υπολογίσετε λύσεις για ορισμένες από τις ειδικές λογιστικές απαιτήσεις σας.

Τα QuickBooks παρέχουν στους χρήστες και τις επιχειρήσεις μεγάλη ευελιξία. Έτσι, επιστρέφοντας στο προηγούμενο παράδειγμα, ένας εκδότης βιβλίων μπορεί να κάνει πολλά από αυτά που πρέπει να κάνει για τη λογιστική δικαιωμάτων σε QuickBooks. Αυτή η εργασία λογιστικής δικαιωμάτων απαιτεί απλώς ένα ορισμένο ποσό της φευγαλέα, καθώς η επιχείρηση δημιουργεί QuickBooks.

Ωστόσο, τα QuickBooks (ή τουλάχιστον οι πιο δημοφιλείς εκδόσεις των QuickBooks) υποφέρουν μερικές σημαντικές αδυναμίες:

Το QuickBooks Pro δεν παρέχει έναν καλό τρόπο να χειριστεί την κατασκευή του αποθέματος.

Ωστόσο, οι QuickBooks Premier και QuickBooks Enterprise Solutions υποστηρίζουν την απλή λογιστική παραγωγής.

• Και οι λύσεις QuickBooks Enterprise Enterprise παρέχουν κάποια πρόσθετη δυνατότητα διαχείρισης αποθεμάτων (πολλαπλές τοποθεσίες αποθέματος, παρακολούθηση παρτίδων και σειριακών αριθμών και κοστολόγηση FIFO) ως μέρος της δυνατότητας Advance Inventory. (Αυτές οι εκδόσεις των QuickBooks σας βοηθούν να υπολογίζετε τη διαδικασία μετατροπής των πρώτων υλών σε έτοιμα προϊόντα και επίσης να αντιμετωπίζετε κάποιες περιπλοκές απογραφής πραγματικών αποθεμάτων.) Μόνο οι λύσεις QuickBooks Enterprise Handles χειρίζονται την κατάσταση αποθήκευσης αποθέματος σε πολλαπλές τοποθεσίες.

  Με άλλα λόγια, τα QuickBooks Pro και QuickBooks Premier δείχνουν απλά, για παράδειγμα, ότι έχετε 3, 000 widgets. Δεν σας επιτρέπει να παρακολουθείτε το γεγονός ότι έχετε 1, 000 widgets στην αποθήκη, 500 widgets στο κατάστημα A και 1, 500 widgets στο κατάστημα Β.

• Παρά το γεγονός ότι το QuickBooks μπορεί να είναι ελλιπής λύση και μπορεί να μην χειριστεί το απόθεμα με τον τρόπο που θέλετε ή χρειάζεστε, το QuickBooks εξακολουθεί να είναι μια πολύ καλή λύση. Όχι, περιμένετε, αυτό δεν είναι αρκετά δυνατό. Τι κάνει το QuickBooks, το κάνει πολύ καλά. Είναι πολύ πιο πιθανό ότι ένα λογισμικό λογισμικό λογισμικού με 600 χρήστες, για παράδειγμα, θα διακοπεί και όχι ένα προϊόν όπως το QuickBooks, το οποίο έχει 4 εκατομμύρια πελάτες.