Πώς να σχεδιάσετε το σύστημα QuickBooks 2013 - ανδρείκελα

Αν καταλαβαίνετε μερικά στοιχεία μεγάλης εικόνας - τι κάνει η λογιστική και τι λογιστικά συστήματα κάνουν - από την αρχή διαπιστώστε ότι η διαδικασία εγκατάστασης του QuickBooks 2013 κάνει πολύ πιο νόημα.

Ποια είναι η λογιστική

Σκεφτείτε τι κάνει η λογιστική. Οι άνθρωποι μπορούν να υποστηρίξουν τις μικρές λεπτομέρειες, αλλά οι περισσότεροι θα συμφωνούσαν ότι η λογιστική κάνει τα ακόλουθα τέσσερα σημαντικά πράγματα:

• Μέτρα κέρδη και ζημίες

• Παρέχει λεπτομερή αρχεία στοιχείων ενεργητικού, παθητικού και ιδίων κεφαλαίων

• τα συμφέροντα των φορέων, ιδιαίτερα στη διαχείριση

• Τι λογιστικά συστήματα κάνουν

Τώρα εξετάστε σύντομα τι λογιστικά συστήματα, ή τουλάχιστον σε ποια λογιστικά συστήματα μικρών επιχειρήσεων - συνήθως κάνουν:

Δημιουργεί οικονομικές καταστάσεις, συμπεριλαμβανομένων των αποτελεσμάτων, των ισολογισμών και άλλων λογιστικών εκθέσεων.

• Δημιουργήστε επιχειρηματικά έντυπα, συμπεριλαμβανομένων των επιταγών, των μισθών, των τιμολογίων, των δηλώσεων πελατών και ούτω καθεξής.

• Διατηρήστε λεπτομερή αρχεία βασικών λογαριασμών, συμπεριλαμβανομένων των μετρητών,

• εισπρακτέοι λογαριασμοί (ποσά που οι πελάτες οφείλουν μια επιχείρηση), πληρωτέοι λογαριασμοί (ποσά που μια επιχείρηση οφείλει τους πωλητές), πάγια περιουσιακά στοιχεία κ.ο.κ.

  Εκτελέστε εξειδικευμένες λειτουργίες διαχείρισης πληροφοριών. Για παράδειγμα, στην εκδοτική βιομηχανία, οι εκδότες βιβλίων συχνά πληρώνουν δικαιώματα δημιουργού. Επομένως, η λογιστική των δικαιωμάτων είναι μια εργασία που συνήθως πρέπει να κάνουν τα λογιστικά συστήματα των εκδοτών.

• Τι κάνει το QuickBooks 2013

Εντάξει, αφού καταλάβετε τι κάνει η λογιστική και τι λογιστικά συστήματα συνήθως κάνουν, μπορείτε να δείτε με κάποια προοπτική τι κάνει το QuickBooks:

Δημιουργεί οικονομικές καταστάσεις

• συμπεριλαμβανομένων των επιταγών, των μισθών, των τιμολογίων πελατών, των δηλώσεων πελατών, των πιστωτικών σημείων και των εντολών αγοράς

• Διατηρεί λεπτομερή αρχεία για μια χούφτα βασικών λογαριασμών: μετρητά, εισπρακτέοι λογαριασμοί, πληρωτέοι λογαριασμοί και απογραφή σε απλές ρυθμίσεις

• τα τέσσερα πράγματα που θα περιμένατε να κάνει ένα λογιστικό σύστημα. Το QuickBooks δεν παρέχει τα εξειδικευμένα λογιστικά στοιχεία. Για παράδειγμα, το QuickBooks δεν κάνει λογιστική αμοιβής.

Τα QuickBooks 2013 δεν κάνουν

Έτσι, τα QuickBooks κάνουν τρία από τα τέσσερα πράγματα που κάνουν τα λογιστικά συστήματα, αλλά δεν κάνουν τα πάντα. Το QuickBooks είναι συχνά μια ελλιπής λογιστική λύση. Να είστε προσεκτικοί λοιπόν, για να καθορίσετε τις προσδοκίες σας. Συνήθως, πρέπει επίσης να υπολογίσετε λύσεις για ορισμένες από τις ειδικές λογιστικές απαιτήσεις σας.

Τα QuickBooks παρέχουν στους χρήστες και τις επιχειρήσεις μεγάλη ευελιξία. Έτσι, επιστρέφοντας στο προηγούμενο παράδειγμα, ένας εκδότης βιβλίων μπορεί να κάνει πολλά από αυτά που πρέπει να κάνει για τη λογιστική δικαιωμάτων σε QuickBooks. Αυτό το λογιστικό λογισμικό δικαιωμάτων απαιτεί απλά ένα ορισμένο ποσό fiddling κατά τη διάρκεια της εγκατάστασης QuickBooks.

Ωστόσο, τα QuickBooks (ή τουλάχιστον οι πιο δημοφιλείς εκδόσεις των QuickBooks) υποφέρουν από μερικές σημαντικές αδυναμίες:

Το QuickBooks Pro δεν παρέχει έναν καλό τρόπο για να χειριστεί την κατασκευή του αποθέματος. Ωστόσο, οι λύσεις QuickBooks Premier και QuickBooks Enterprise υποστηρίζουν την απλή λογιστική παραγωγής. Και οι λύσεις QuickBooks Enterprise Enterprise παρέχουν κάποια πρόσθετη δυνατότητα διαχείρισης αποθεμάτων (πολλαπλές τοποθεσίες αποθέματος, παρακολούθηση παρτίδων και σειριακών αριθμών και κοστολόγηση FIFO) ως μέρος της δυνατότητας Advance Inventory.

• (Αυτές οι εκδόσεις των QuickBooks σας βοηθούν να υπολογίζετε τη διαδικασία μετατροπής των πρώτων υλών σε έτοιμα προϊόντα και επίσης να αντιμετωπίζετε κάποιες περιπλοκές απογραφής πραγματικών αποθεμάτων.)

  Μόνο τα QuickBooks Enterprise Solutions χειρίζονται την κατάσταση αποθήκευσης αποθέματος σε πολλαπλές τοποθεσίες. Με άλλα λόγια, το QuickBooks Pro και το QuickBooks Premier δείχνουν απλά, για παράδειγμα, ότι έχετε 3, 000 widgets. Δεν σας επιτρέπει να παρακολουθείτε το γεγονός ότι έχετε 1, 000 widgets στην αποθήκη, 500 widgets στο κατάστημα A και 1, 500 widgets στο κατάστημα Β.

• Παρά το γεγονός ότι το QuickBooks μπορεί να είναι ελλιπής λύση και μπορεί να μην χειριστεί το απόθεμα με τον τρόπο που θέλετε ή χρειάζεστε, το QuickBooks εξακολουθεί να είναι μια πολύ καλή λύση. Τι κάνει το QuickBooks, το κάνει πολύ καλά. Σκεφτείτε το γεγονός ότι το QuickBooks θα είναι για πολύ, πολύ καιρό.

Είναι πολύ πιο πιθανό ότι ένα λογισμικό λογισμικό λογισμικού με 600 χρήστες, για παράδειγμα, θα διακοπεί και όχι ένα προϊόν όπως το QuickBooks, το οποίο έχει 4.000.000 πελάτες.