Πώς να πληρώσετε τους λογαριασμούς σας στο QuickBooks 2015

Εάν έχετε κάνει τα πάντα σωστά και έχετε καταγράψει τους λογαριασμούς σας σωστά, γράφοντας επιταγές με το QuickBooks 2015 είναι ένα γρήγορο. Και θα σας εξοικονομήσει όλο το χρόνο που κρέμονται πάνω από ένα βιβλιάριο επιταγών. Ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε Προμηθευτές → Λογαριασμοί Πληρωμής.

   Εναλλακτικά, κάντε κλικ στο εικονίδιο Πληρωμής λογαριασμών που βρίσκεται στην Αρχική σελίδα. Βλέπετε το παράθυρο των λογαριασμών πληρωμών.

   

2. Αλλαγή της ημερομηνίας πληρωμής (στο κάτω μέρος) έως την ημερομηνία που θέλετε να εμφανίζεται στους ελέγχους.

   Από προεπιλογή, αυτό το πεδίο εμφανίζει τη σημερινή ημερομηνία. Αν θέλετε άλλη ημερομηνία στον έλεγχο πληρωμής - για παράδειγμα, εάν μεταχρονολογείτε την επιταγή - αλλάξτε αυτήν την ημερομηνία.

3. Ορίστε μια ημερομηνία αποκοπής για την εμφάνιση λογαριασμών.

   Στο πεδίο Show Bills Due On On ή πριν την ημερομηνία, ενημερώστε το QuickBooks για τους λογαριασμούς που εμφανίζονται εισάγοντας μια ημερομηνία. Εάν θέλετε να δείτε όλους τους λογαριασμούς, επιλέξτε το κουμπί Εμφάνιση όλων των λογαριασμών.

4. Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Ταξινόμηση κατά για να ενημερώσετε το QuickBooks πώς να ταξινομήσετε τους λογαριασμούς.

   Μπορείτε να κανονίσετε λογαριασμούς κατά ημερομηνία λήξης με τους παλαιότερους λογαριασμούς που αναφέρονται πρώτα, να τα κανονίσετε αλφαβητικά από τον πωλητή ή να τα κανονίσετε από το μεγαλύτερο σε μικρότερο.

5. Προσδιορίστε τους λογαριασμούς που πρέπει να πληρώσετε.

   Αν θέλετε να πληρώσετε όλους τους λογαριασμούς στο παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογή όλων των λογαριασμών. Εάν θέλετε να εκκαθαρίσετε όλους τους λογαριασμούς που έχετε επισημάνει, κάντε κλικ στο κουμπί Εκκαθάριση επιλογών. Αν θέλετε να επιλέξετε και να επιλέξετε, κάντε κλικ στα αριστερά της ημερομηνίας λήξης του λογαριασμού για να πληρώσετε τον λογαριασμό. Λάβετε υπόψη ότι μετά την εφαρμογή μιας πληρωμής, το κουμπί Εκκαθάριση επιλογών αντικαθιστά το κουμπί Επιλογή όλων των λογαριασμών.

6. Αλλαγή της παραμέτρου Amt. να πληρώσετε το ποσό εάν θέλετε να πληρώσετε μόνο ένα μέρος ενός λογαριασμού.

   Αυτό είναι σωστό - μπορείτε να πληρώσετε μόνο ένα μέρος ενός λογαριασμού αλλάζοντας τον αριθμό στο Amt. να πληρώσετε τη στήλη.

7. Αποκτήστε το προεξοφλητικό επιτόκιο πρόωρης πληρωμής στους λογαριασμούς σας, εάν υπάρχουν.

   Μπορεί να δικαιούστε προκαταβολή εκπτώσεως σε ορισμένους λογαριασμούς. Για να μάθετε πόση έκπτωση έχετε, κάντε κλικ στο Αμτ. στο πεδίο Πληρωμή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Ορισμός εκπτώσεων για να δείτε την καρτέλα Έκπτωση στο παράθυρο διαλόγου Έκπτωση και πιστώσεις.

   Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο "Έκπτωση ποσού" στην καρτέλα Έκπτωση για να δώσετε το ποσό της έκπτωσης σε δολάρια. Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Έκπτωση λογαριασμού στην καρτέλα Έκπτωση για να καθορίσετε ποιος πρέπει να χρησιμοποιηθεί για την καταγραφή των χρημάτων που εξοικονομούνται μέσω της έκπτωσης.

8. Λάβετε μια λίστα με πιστωτικές σημειώσεις που μπορείτε να υποβάλετε στην πληρωμή.

   Κάντε κλικ στο κουμπί Ορισμός πιστώσεων για να δείτε την καρτέλα Credits του πλαισίου διαλόγου Έκπτωση και Credits. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε μία από τις πιστώσεις που αναφέρονται για να μειώσετε το ποσό του λογαριασμού, κάντε κλικ σε αυτό και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

9. Επιλέξτε ημερομηνία πληρωμής, μέθοδο και τραπεζικό λογαριασμό.

   Χρησιμοποιήστε το πεδίο Ημερομηνία της περιοχής πληρωμής για να καθορίσετε πότε θα πρέπει να καταβληθεί ο λογαριασμός, στην αναπτυσσόμενη λίστα Μεθοδολογία για να επιλέξετε τη μέθοδο πληρωμής που θέλετε να χρησιμοποιήσετε (Έλεγχος ή Πιστωτική κάρτα) και την αναπτυσσόμενη λίστα Λογαριασμός για να επιλέξετε τραπεζικό λογαριασμό από τον οποίο θα γίνει η πληρωμή.

   Εάν έχετε εγγραφεί και ρυθμίσετε τη λειτουργία πληρωμής λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου QuickBooks, έχετε άλλη επιλογή μεθόδου πληρωμής: ηλεκτρονική πληρωμή.

10. Εάν σχεδιάζετε να εκτυπώσετε τον έλεγχο, επιλέξτε το κουμπί επιλογής To Be Printed.

    Πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν το QuickBooks για να παρακολουθούν τους ελέγχους, αλλά αντί να εκτυπώνουν τους ελέγχους, έχουν τους υπαλλήλους να τις γράψουν με το χέρι. Εάν η επιχείρησή σας χρησιμοποιεί αυτή τη μέθοδο, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Αντιστοίχιση αριθμού ελέγχου. Στη συνέχεια, όταν το QuickBooks ρωτά τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να αριθμεί τον έλεγχο, δώστε τον αριθμό πληκτρολογώντας το στο κατάλληλο πλαίσιο ή ενημερώστε το QuickBooks για τον αυτόματο αριθμό του ελέγχου.

11. Κάντε κλικ στο κουμπί Πληρωμή επιλεγμένων λογαριασμών για να πληρώσετε τους λογαριασμούς.

    Το QuickBooks εμφανίζει ένα παράθυρο διαλόγου "Περίληψη πληρωμών", το οποίο αναγράφει τους λογαριασμούς που έχετε πληρώσει και συμφωνεί με τις πληρωμές. Μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Pay More Payments για τη σύνοψη πληρωμής για να επιστρέψετε στο παράθυρο λογαριασμών πληρωμών και να επιλέξετε άλλους λογαριασμούς πληρωμής.

    Ή μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Print Checks για τη σύνοψη πληρωμών για να πάρετε το επόμενο βήμα πληρωμής λογαριασμού: εκτυπώσεις επιταγών για την πληρωμή των λογαριασμών. Αν κάνετε κλικ στο Print Checks (Έλεγχοι εκτύπωσης), το QuickBooks θα σας οδηγήσει στη διαδικασία εκτύπωσης ελέγχων.

    Ένα ακόμη κομμάτι των λογιστικών στοιχείων. Όταν πληρώνετε ένα λογαριασμό, το QuickBooks εισέρχεται στο Μητρώο πληρωτέων λογαριασμών και σημειώνει ότι πληρώσατε αυτούς τους λογαριασμούς. τότε πηγαίνει στο μητρώο και "γράφει" τον έλεγχο ή τους ελέγχους.

    

Εδώ βλέπετε ένα νομοσχέδιο ύψους $ 1.000 από το Workshop της Bertha.

Το QuickBooks εμφανίζει το αρχικό ποσό του λογαριασμού ως το ποσό που καταβάλλεται, όχι το αρχικό ποσό του λογαριασμού μείον την έκπτωση πρώτης πληρωμής. Πρέπει να χρησιμοποιήσει αυτή τη μέθοδο για να πληρώσει πλήρως το λογαριασμό.

Στο μητρώο πληρωμών λογαριασμών, βλέπετε το BILLPMT στη στήλη Τύπος και το ποσό που καταβάλλεται στη στήλη Πληρωθεί. Οι στήλες "Ημερομηνία λήξης" και "Χρέωση" είναι πλέον κενές.

Στο μητρώο τραπεζικών λογαριασμών, βλέπετε ξανά το BILLPMT στη στήλη Τύπος.

Αλλά μην παιδί σας - αυτοί οι λογαριασμοί δεν πληρώνονται ακόμα. Σίγουρα, πληρώνονται στο μυαλό των QuickBooks, αλλά το μυαλό των QuickBooks εκτείνεται μόνο μέχρι το μεταλλικό (ή μοντέρνο πλαστικό) κιβώτιο που κρατά τον υπολογιστή σας. Πρέπει να γράψετε ή να εκτυπώσετε τους ελέγχους και να τους παραδώσετε στους δικαιούχους.

Αν πρόκειται να γράψετε τους ελέγχους με το χέρι, εισαγάγετε τους αριθμούς ελέγχου από το δικό σας βιβλίο επιταγών στη στήλη Αριθμός μητρώου QuickBooks. Θέλετε αυτούς τους αριθμούς να jibe, όχι jive.

Και ένα άλλο πράγμα: Εάν εισάγετε ένα λογαριασμό, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε απολύτως την εντολή Pay Bills για να καταγράψετε την πληρωμή που πληρώνει το λογαριασμό. Εάν δεν το κάνετε αυτό, ο απλήρωτος λογαριασμός απλώς κάθεται εκεί για πάντα, μοναχικός και άθικτος.