Πώς να πληρώσετε λογαριασμούς με το QuickBooks 2014 - ανδρείκελα

Εάν χρησιμοποιείτε το QuickBooks για να παρακολουθείτε τους λογαριασμούς που οφείλετε, δεν χρησιμοποιείτε το παράθυρο Check Checks για να καταγράψετε τους λογαριασμούς που θέλετε να πληρώσετε. Αντίθετα, λέτε στο QuickBooks να εμφανίζει μια λίστα με αυτούς τους απλήρωτους λογαριασμούς που έχετε ήδη καταγράψει - και στη συνέχεια επιλέγετε τους λογαριασμούς που πρέπει να καταβάλει η QuickBooks και ο τραπεζικός λογαριασμός στον οποίο θα πρέπει να γράφουν τα επιταγή το QuickBooks.

Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να πληρώσετε τους λογαριασμούς με αυτόν τον τρόπο:

1Επιλέξτε την εντολή Προμηθευτές → Πληρωμή λογαριασμών.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο λογαριασμών πληρωμής. Χρησιμοποιείτε το παράθυρο λογαριασμών πληρωμών για να περιγράψετε την πληρωμή που θέλετε να κάνετε.

2 Περιγραφή των λογαριασμών που θέλετε να πληρώσετε.

Χρησιμοποιήστε τα κουμπιά "Εμφάνιση λογαριασμών" στο επάνω μέρος του παραθύρου "Λογαριασμοί πληρωμής" για να προσδιορίσετε τι θέλετε να δείτε. Επιλέξτε το κουμπί επιλογής Due On ή Before για να εμφανίσετε μόνο τους λογαριασμούς που είναι πληρωτέοι την ή πριν από την καθορισμένη ημερομηνία.

Για να καθορίσετε την ημερομηνία, καταχωρίστε την ημερομηνία στο πλαίσιο Due On ή Before. Για να δείτε μια λίστα όλων των λογαριασμών που πρέπει να πληρώσετε, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Εμφάνιση όλων των λογαριασμών.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα Ταξινόμηση κατά για να επιλέξετε την παραγγελία που χρησιμοποιεί το QuickBook για την καταγραφή των λογαριασμών σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να ταξινομήσετε τους λογαριασμούς κατά ημερομηνία, ημερομηνία έκπτωσης, προμηθευτή και οφειλόμενο ποσό.

3Επιλέξτε τους λογαριασμούς που θέλετε να πληρώσετε.

Για να επιλέξετε τους λογαριασμούς που θέλετε να πληρώσετε, κάντε κλικ στη στήλη ελέγχου. (Η στήλη ελέγχου είναι η αριστερή στήλη στη λίστα των μη πληρωμένων λογαριασμών και κατευθύνεται από ένα σημάδι επιλογής.) Όταν κάνετε κλικ στη στήλη ελέγχου, το QuickBooks σηματοδοτεί τον λογαριασμό με ένα σημάδι επιλογής. Το σημάδι ελέγχου λέει στο QuickBooks ότι θέλετε να πληρώσετε αυτόν τον λογαριασμό.

Για να καταργήσετε την επιλογή ενός λογαριασμού, κάντε ξανά κλικ στη στήλη ελέγχου. Το QuickBooks καταργεί το σημάδι επιλογής.

4 (Προαιρετικό) Ανατρέξτε σε συγκεκριμένο λογαριασμό.

Μπορείτε να ανατρέξετε σε λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με συγκεκριμένο λογαριασμό, κάνοντας πρώτα κλικ στον λογαριασμό, για να τον επισημάνετε στη λίστα και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στο κουμπί Μετάβαση στο λογαριασμό. Όταν το κάνετε αυτό, το QuickBooks ανοίγει το παράθυρο Enter Bills, εμφανίζοντας τις πληροφορίες λογαριασμού. Για να κλείσετε το παράθυρο Εισαγωγή λογαριασμών, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

5Επιλέξτε την έκπτωση.

Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Ορισμός έκπτωσης, το QuickBooks εμφανίζει την καρτέλα Έκπτωση στο πλαίσιο διαλόγου Έκπτωση και Credits. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την καρτέλα Έκπτωση για να εισάγετε ένα ποσό έκπτωσης για το λογαριασμό. Αν εισάγετε ένα ποσό έκπτωσης για το λογαριασμό, εισάγετε επίσης το λογαριασμό έκπτωσης. Αυτός είναι ο λογαριασμός που πιστώνεται για τη μείωση - την έκπτωση - στο σωστό ποσό.

6Επιλέξτε την πίστωση και κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

Αν κάνετε κλικ στο κουμπί Set Pay Credits στο κουμπί Set Credits, το QuickBooks εμφανίζει την καρτέλα Credits του πλαισίου διαλόγου Έκπτωση και Credits.Στην καρτέλα Credits εμφανίζονται τα πιστωτικά μηνύματα από αυτόν τον προμηθευτή. Για να εφαρμόσετε ένα πιστωτικό σημείωμα στο ποσό που οφείλεται σε έναν πωλητή, κάντε κλικ στο κουμπί Ορισμός πιστώσεων. Το QuickBooks σηματοδοτεί πιστώσεις με την τοποθέτηση ενός σημείου επιλογής στη σημειωμένη στήλη.

Όταν ολοκληρώσετε την εργασία σας με το παράθυρο διαλόγου Έκπτωση και Credits, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου και να επιστρέψετε στο παράθυρο λογαριασμών πληρωμών.

Κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή στο πλαίσιο διαλόγου Έκπτωση και Credits για να καταργήσετε τις εφαρμοζόμενες πιστώσεις που εμφανίζονται στην καρτέλα Credits.

7Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Λογαριασμός πληρωμής για να επιλέξετε τον τραπεζικό λογαριασμό που θα χρησιμοποιηθεί για την πραγματοποίηση πληρωμών.

Το υπόλοιπο για τον τραπεζικό λογαριασμό εμφανίζει την αναπτυσσόμενη λίστα Λογαριασμός.

8Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Μέθοδος πληρωμής για να επιλέξετε τη μέθοδο πληρωμής.

Αν θέλετε να πληρώσετε τους λογαριασμούς σας με επιταγή, για παράδειγμα, επιλέξτε Έλεγχος. Υποθέτοντας ότι θα εκτυπώσετε τους ελέγχους στα QuickBooks, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Για να εκτυπωθεί. Διαφορετικά, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Αντιστοίχιση αριθμού ελέγχου για να δώσετε στο QuickBooks τον επόμενο αριθμό συνεχόμενου ελέγχου.

Μπορείτε επίσης να πληρώσετε λογαριασμούς με άλλες μεθόδους, όπως μέσω πιστωτικής κάρτας και μέσω ηλεκτρονικής πληρωμής (εάν είστε έτοιμοι για ηλεκτρονική πληρωμή ή ηλεκτρονική τραπεζική).

9Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Ημερομηνία πληρωμής για να καταγράψετε την ημερομηνία πληρωμής.

Αυτή η καταχώρηση αλληλεπιδρά με την καταχώριση της μεθόδου πληρωμής. Η ημερομηνία πληρωμής που ορίζετε, για παράδειγμα, επηρεάζει όταν γίνεται μια ηλεκτρονική πληρωμή. Η ημερομηνία πληρωμής αντιστοιχεί επίσης στην ημερομηνία που εμφανίζεται στους τυπωμένους ελέγχους.

10Αφού επιλέξετε τους λογαριασμούς που θέλετε να πληρώσετε και περιγράψετε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να τους πληρώσετε, κάντε κλικ στην επιλογή Πληρωμή επιλεγμένων λογαριασμών.

Το QuickBooks καταγράφει τις συναλλαγές πληρωμής στον τραπεζικό λογαριασμό για να πληρώσει τους επιλεγμένους λογαριασμούς και κλείσει το παράθυρο λογαριασμών πληρωμών.

11Εκτελέστε την εργασία σας.

Πρέπει να εκτυπώσετε τυχόν μη εκτυπωμένους ελέγχους που είναι απαραίτητοι για την πληρωμή λογαριασμών αν χρησιμοποιείτε επιταγές για να πληρώσετε τους λογαριασμούς. Πρέπει επίσης να διαβιβάζετε τυχόν ηλεκτρονικές οδηγίες πληρωμής που είναι απαραίτητες για την πληρωμή των λογαριασμών, αν έτσι έχετε επιλέξει να πληρώσετε τους λογαριασμούς. Εάν πρόκειται να γράψετε χειρόγραφα, προφανώς θα χρειαστεί να δώσετε χειρόγραφα στους ελέγχους και στη συνέχεια να τα στείλετε ταχυδρομικά.

Με άλλα λόγια, όλα τα QuickBooks σε αυτό το σημείο είναι η καταγραφή των συναλλαγών πληρωμής στο αρχείο δεδομένων QuickBooks. Πρέπει να εκτυπώσετε τους ελέγχους, να στείλετε τις οδηγίες ηλεκτρονικής πληρωμής ή να γράψετε χειρόγραφα τους ελέγχους!