Πώς να πληρώσετε λογαριασμούς με το QuickBooks 2012 - ανδρείκελα

Εάν χρησιμοποιείτε το QuickBooks 2012 για να παρακολουθείτε τους λογαριασμούς που οφείλετε, δεν χρησιμοποιείτε το παράθυρο Check Checks για να καταγράψετε τους λογαριασμούς που θέλετε να πληρώσετε. Αντίθετα, λέτε στο QuickBooks να εμφανίσει μια λίστα με αυτούς τους μη καταβληθέντες λογαριασμούς που έχετε ήδη καταγράψει - και μετά επιλέγετε και επιλέγετε ποιοι λογαριασμοί θα πρέπει να πληρώσουν οι QuickBooks και ο τραπεζικός λογαριασμός από τον οποίο πρέπει να γράψετε το Check.

Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να πληρώσετε τους λογαριασμούς με αυτόν τον τρόπο:

1. Επιλέξτε την εντολή Προμηθευτές → Λογαριασμοί πληρωμής.

   Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο λογαριασμών πληρωμής. Χρησιμοποιείτε το παράθυρο λογαριασμών πληρωμών για να περιγράψετε την πληρωμή που θέλετε να κάνετε.

   

2. Περιγράψτε τους λογαριασμούς που θέλετε να πληρώσετε.

   Χρησιμοποιήστε τα κουμπιά "Εμφάνιση λογαριασμών" στο επάνω μέρος του παραθύρου "Λογαριασμοί πληρωμής" για να προσδιορίσετε τι θέλετε να δείτε. Επιλέξτε το κουμπί επιλογής Due On ή Before για να εμφανίσετε μόνο τους λογαριασμούς που είναι πληρωτέοι την ή πριν από την καθορισμένη ημερομηνία.

   Για να καθορίσετε την ημερομηνία, εισαγάγετε την ημερομηνία στο πεδίο Due On ή Before date. Για να δείτε μια λίστα όλων των λογαριασμών που πρέπει να πληρώσετε, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Εμφάνιση όλων των λογαριασμών.

   Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα Sort Bills By για να επιλέξετε την παραγγελία που χρησιμοποιεί το QuickBook για την καταγραφή των λογαριασμών σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να ταξινομήσετε τους λογαριασμούς κατά ημερομηνία, ημερομηνία έκπτωσης, προμηθευτή και οφειλόμενο ποσό.

3. Επιλέξτε τους λογαριασμούς που θέλετε να πληρώσετε.

   Για να επιλέξετε τους λογαριασμούς που θέλετε να πληρώσετε, κάντε κλικ στη στήλη ελέγχου. Η στήλη ελέγχου είναι η αριστερή στήλη στη λίστα των μη πληρωμένων λογαριασμών - είναι επικεφαλής με ένα σημάδι ελέγχου. Όταν κάνετε κλικ στη στήλη ελέγχου, το QuickBooks σημειώνει το λογαριασμό με ένα σημάδι επιλογής.

   Το σημάδι ελέγχου λέει στο QuickBooks ότι θέλετε να πληρώσετε αυτόν τον λογαριασμό. Για να καταργήσετε την επιλογή ενός λογαριασμού, κάντε ξανά κλικ στη στήλη ελέγχου. Το QuickBooks καταργεί το σημάδι επιλογής.

4. (Προαιρετικό) Ανατρέξτε σε συγκεκριμένο λογαριασμό.

   Μπορείτε να αναθεωρήσετε λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με συγκεκριμένο λογαριασμό, κάνοντας πρώτα κλικ στον λογαριασμό για να τον επισημάνετε στη λίστα και κάνοντας κλικ στο κουμπί Μετάβαση στο λογαριασμό. Όταν το κάνετε αυτό, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Εισαγωγή λογαριασμών με τις πληροφορίες λογαριασμού. Για να κλείσετε το παράθυρο Εισαγωγή λογαριασμών, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

5. Ορίστε την έκπτωση και την πίστωση.

   Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Ορισμός έκπτωσης, το QuickBooks εμφανίζει την καρτέλα Έκπτωση στο παράθυρο Έκπτωση και Credits. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την καρτέλα Έκπτωση για να εισάγετε ένα ποσό έκπτωσης για το λογαριασμό. Αν εισάγετε ένα ποσό έκπτωσης για το λογαριασμό, εισάγετε επίσης το λογαριασμό έκπτωσης. Αυτός είναι ο λογαριασμός που πιστώνεται για τη μείωση - την έκπτωση - στο σωστό ποσό.

   

   Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Ορισμός πιστωτικών καρτών, το QuickBooks εμφανίζει την καρτέλα Credits (Πιστωτικές κάρτες) του πλαισίου διαλόγου Έκπτωση και Credits (Εκπτώσεις).Η καρτέλα "Πιστωτής" παραθέτει τυχόν πιστωτικά σημειώματα από αυτόν τον προμηθευτή. Για να εφαρμόσετε ένα πιστωτικό σημείωμα στο ποσό που οφείλεται σε έναν πωλητή, κάντε κλικ στο κουμπί Ορισμός πιστώσεων. Το QuickBooks σηματοδοτεί πιστώσεις με την τοποθέτηση ενός σημείου επιλογής στη σημειωμένη στήλη.

   

   Όταν ολοκληρώσετε την εργασία σας με το παράθυρο διαλόγου Έκπτωση και Credits, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου και να επιστρέψετε στο παράθυρο λογαριασμών πληρωμών.

   Κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή στο πλαίσιο διαλόγου Έκπτωση και Credits για να καταργήσετε τις εφαρμοζόμενες πιστώσεις που εμφανίζονται στην καρτέλα Credits.

6. Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Λογαριασμός πληρωμής για να επιλέξετε τον τραπεζικό λογαριασμό που θα χρησιμοποιηθεί για την πραγματοποίηση πληρωμών.

   Το τελικό υπόλοιπο για τον τραπεζικό λογαριασμό εμφανίζει την αναπτυσσόμενη λίστα Λογαριασμός πληρωμής.

7. Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα "Μέθοδος πληρωμής" για να επιλέξετε τη μέθοδο πληρωμής.

   Αν θέλετε να πληρώσετε τους λογαριασμούς σας με επιταγή, για παράδειγμα, επιλέξτε Έλεγχος. Υποθέτοντας ότι θα εκτυπώσετε τους ελέγχους στα QuickBooks, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Για να εκτυπωθεί (διαφορετικά, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Αντιστοίχιση ελέγχου για να δώσετε στο QuickBooks τον επόμενο αριθμό συνεχόμενου ελέγχου).

   Μπορείτε επίσης να πληρώσετε λογαριασμούς με άλλες μεθόδους, όπως μέσω πιστωτικής κάρτας και μέσω ηλεκτρονικής πληρωμής (εάν είστε έτοιμοι για ηλεκτρονική πληρωμή ή ηλεκτρονική τραπεζική).

8. Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Ημερομηνία πληρωμής για να καταγράψετε την ημερομηνία πληρωμής που θέλετε.

   Η καταχώρηση της ημερομηνίας πληρωμής αλληλεπιδρά με την καταχώρηση του τρόπου πληρωμής. Η ημερομηνία πληρωμής που ορίζετε, για παράδειγμα, επηρεάζει όταν γίνεται μια ηλεκτρονική πληρωμή. Η ημερομηνία πληρωμής αντιστοιχεί επίσης στην ημερομηνία ελέγχου που εμφανίζεται στους τυπωμένους ελέγχους.

9. Αφού επιλέξετε τους λογαριασμούς που θέλετε να πληρώσετε και περιγράψετε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να τους πληρώσετε, κάντε κλικ στην επιλογή Πληρωμή επιλεγμένων λογαριασμών για να πληρώσετε τους επιλεγμένους λογαριασμούς.

   Το QuickBooks καταγράφει τις συναλλαγές πληρωμής στον τραπεζικό λογαριασμό για να πληρώσει τους επιλεγμένους λογαριασμούς. Το QuickBooks κλείνει επίσης το παράθυρο των λογαριασμών πληρωμών.

10. Ολοκληρώστε την εργασία σας.

    Πρέπει να εκτυπώσετε τυχόν μη τυπωμένους ελέγχους που είναι απαραίτητοι για την πληρωμή λογαριασμών αν χρησιμοποιείτε επιταγές για να πληρώσετε τους λογαριασμούς. Πρέπει επίσης να διαβιβάζετε οποιεσδήποτε ηλεκτρονικές οδηγίες πληρωμής που είναι απαραίτητες για την πληρωμή των λογαριασμών, αν έτσι έχετε επιλέξει να πληρώσετε τους λογαριασμούς.

    Αν σκοπεύετε να γράψετε χειρόγραφα, προφανώς θα χρειαστεί να δώσετε χειρόγραφα τις επιταγές και στη συνέχεια να τα ταχυδρομήσετε. Με άλλα λόγια, όλα τα QuickBooks σε αυτό το σημείο είναι η καταγραφή στο αρχείο δεδομένων του QuickBooks των συναλλαγών πληρωμής. Δεν έχει επηρεάσει ακόμη τις συναλλαγές. Πρέπει να εκτυπώσετε τους ελέγχους, να στείλετε τις οδηγίες ηλεκτρονικής πληρωμής ή να γράψετε χειρόγραφα τους ελέγχους!