Πώς να δημιουργήσετε ένα αρχείο αρχείων δεδομένων QuickBooks 2014 Αντιγραφή - dummies

Το QuickBooks 2014 διευκολύνει τους λογιστές να δουλεύουν με τα αρχεία δεδομένων του πελάτη. Εξετάστε αυτό το σενάριο: Έχετε έναν πελάτη ο οποίος χρειάζεται βοήθεια για να τερματίσει τη λογιστική περίοδο του έτους.

Έχετε δύο επιλογές. Κατ 'αρχάς, μπορείτε να οδηγήσετε στο κατάστημα του, πιθανώς να κολλήσει στην κυκλοφορία κατά μήκος του τρόπου, και να βρείτε τον εαυτό σας αναρωτιούνται αν μπορείτε να χρεώσετε τον πελάτη $ 150 για το χρόνο ταξιδιού σας. Δεύτερον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία αντιγραφής του λογιστή του QuickBooks για να σας στείλει ένα αντίγραφο του αρχείου δεδομένων του QuickBooks.

Μπορείτε να αναθεωρήσετε το αντίγραφο του αρχείου δεδομένων αυτού του λογιστή, να κάνετε όποιες διορθώσεις ή αλλαγές είναι κατάλληλες και στη συνέχεια να στείλετε τις αλλαγές που πρέπει να γίνουν στον πελάτη. Ο πελάτης μπορεί εύκολα να εισάγει αυτές τις αλλαγές στο υπάρχον αρχείο του QuickBooks και να αποχωρήσει με τον τρόπο του. Αρκετά τακτοποιημένο, σωστά;

Ο πελάτης σας δημιουργεί το αντίγραφο του λογισμικού QuickBooks του λογιστή χρησιμοποιώντας την έκδοση των QuickBooks και το πραγματικό αρχείο δεδομένων και στη συνέχεια είτε δημιουργεί ένα αρχείο που σας στέλνει (όπως μέσω του ταχυδρομείου ή μέσω e- mail) ή ότι η Intuit, ο κατασκευαστής των QuickBooks, σας στέλνει. Ευτυχώς, η διαδικασία είναι πολύ απλή.

Ορίστε τι πρέπει να κάνει ο πελάτης σας εάν ο πελάτης θα φροντίσει να σας στείλει το αρχείο:

Επιλέξτε την εντολή Αρχείο → Λογιστής Αντιγραφή → Πελάτες → Αποθήκευση αρχείου.

Το QuickBooks εμφανίζει ένα μήνυμα που ζητά από τον πελάτη αν θέλει
- Ένα αντίγραφο του αρχείου ενός λογιστή
- Ένα φορητό ή αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου
Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε αντίγραφο ενός λογιστή επιλέγοντας Αρχείο → Δημιουργία αντιγραφής και κάνοντας κλικ στο κουμπί Αντιγραφή του Λογιστή.

Ένα φορητό αρχείο είναι ένα πραγματικό, ζωντανό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων του QuickBooks που έχει ελαφρώς σκασμένο μέγεθος, ώστε να είναι ευκολότερο να μετακινηθείτε (όπως μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του αρχείου ως συνημμένο). Ένα αντίγραφο ασφαλείας είναι ένα δεύτερο αντίγραφο του αρχείου QuickBooks που δημιουργείτε (συνήθως), ώστε να έχετε ένα αντίγραφο του αρχείου σε περίπτωση που κάτι κακό συμβαίνει με το αρχικό αρχείο δεδομένων QuickBooks.
Επιλέξτε το Αντιγραφή του Λογαριασμού και στη συνέχεια κάντε κλικ στο Επόμενο για να συνεχίσετε.
Καθορίστε μια ημερομηνία διαίρεσης.

Όταν ένας πελάτης κάνει κλικ στο κουμπί Επόμενο για να συνεχίσει τη δημιουργία αντιγράφου ενός λογιστή, το QuickBooks του ζητάει την ημερομηνία διαίρεσης. Οι συναλλαγές που προηγούνται αυτής της ημερομηνίας μπορούν να επεξεργαστούν μόνο μέσα στο αντίγραφο του λογιστή. Οι συναλλαγές που πέφτουν μετά την ημερομηνία αυτή μπορούν να επεξεργαστούν τόσο στο αντίγραφο του λογιστή όσο και στο αντίγραφο του πελάτη.
Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να συνεχίσετε.

Εμφανίζεται ένα άλλο μήνυμα, λέγοντας στον πελάτη ότι το QuickBooks πρέπει να κλείσει όλα τα παράθυρα για να δημιουργήσει ένα αντίγραφο του λογιστή.Το QuickBooks μπορεί επίσης να πει στον πελάτη να τοποθετήσει ένα δίσκο.
Κάντε κλικ στο κουμπί OK και τοποθετήστε το δίσκο (αν είναι απαραίτητο).

Το QuickBooks εμφανίζει ένα ενημερωμένο παράθυρο διαλόγου "Αποθήκευση λογαριασμού αντιγραφής" του λογιστή.
Ονομάστε το αντίγραφο του λογιστή.

Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο "Όνομα αρχείου" του παραθύρου διαλόγου "Αποθήκευση λογαριασμού" για να ονομάσετε το αντίγραφο του αρχείου δεδομένων του QuickBooks του λογιστή. Εάν είναι απαραίτητο, ο πελάτης μπορεί επίσης να χρησιμοποιήσει την αναπτυσσόμενη λίστα Αποθήκευση σε για να καθορίσει πού πρέπει να αποθηκευτεί το αντίγραφο του αρχείου δεδομένων του QuickBooks του λογιστή.

Ο πελάτης πρέπει να θυμάται πού αποθηκεύεται το αντίγραφο του αρχείου του λογιστή. Αυτό το αρχείο δίνεται στον λογιστή - μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ταχυδρομείου σαλιγκάρι, ή σε δίσκο - έτσι ώστε να μπορεί να το χρησιμοποιήσει.
Δημιουργήστε το αρχείο.

Αφού ο πελάτης ονομάσει το αντίγραφο του αρχείου δεδομένων του λογιστή και υποδεικνύει, αν είναι απαραίτητο, πού πρέπει να αποθηκευτεί το αντίγραφο του λογιστή, ο πελάτης κάνει κλικ στην επιλογή Αποθήκευση. Το QuickBooks αποθηκεύει ένα αντίγραφο του λογισμικού του λογισμικού QuickBooks.

Στη συνέχεια, αυτό το αρχείο δεδομένων μεταδίδεται στον λογιστή από τον πελάτη. Με άλλα λόγια, ο πελάτης πρέπει να στείλει ή να στείλει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο αρχείο.

Ο πάροχος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να περιορίσει το μέγεθος των συνημμένων (συμπεριλαμβανομένων των αρχείων QuickBooks) που μπορείτε να στείλετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν το μέγεθος του φακέλου σας παραπλανήσει, μπορείτε να ανεβάσετε το αρχείο QuickBooks στην ιστοσελίδα του Intuit επιλέγοντας Αρχείο → Αντιγραφή Λογαριασμού → Δραστηριότητες Πελάτη → Αποστολή προς Λογιστή. Η Intuit στέλνει στον λογιστή ένα μήνυμα με έναν σύνδεσμο με δυνατότητα κλικ, τον οποίο μπορεί να χρησιμοποιήσει για να αρπάξει το αρχείο.

Τα αντίγραφα λογιστών χρησιμοποιούν τρεις τύπους αρχείων. Το αρχείο μεταφοράς λογαριασμού (με την επέκταση αρχείου.qbx) είναι αυτό που ο πελάτης δημιουργεί και δίνει στον λογιστή. Το πραγματικό αντίγραφο του Λογιστή (με την επέκταση αρχείου qba) είναι εκείνο με το οποίο ο λογιστής συνεργάζεται αφού ανοίγει το αρχείο μεταφοράς λογαριασμών. Τέλος, υπάρχει το αρχείο εξαγωγής λογιστών (με την επέκταση αρχείου.qby), το οποίο περιέχει τις αλλαγές που επανέρχονται στον πελάτη.

Προφανώς, ενδέχεται να μην είναι ο πελάτης σας που κάνει αυτά τα βήματα. ίσως χρειαστεί να κάνετε το βρώμικο έργο. Και στις δύο περιπτώσεις, όμως, έτσι λειτουργεί η διαδικασία. Σημειώστε, ωστόσο, ότι η εξοικονόμηση πραγματικού χρόνου για τον λογιστή και η εξοικονόμηση κόστους για τον πελάτη συμβαίνουν όταν μπορείτε να πάρετε τον πελάτη να επιλέξει την εντολή και να εργαστεί με το παράθυρο διαλόγου.

Στη συνέχεια, μπορείτε να χρεώνετε χρεώσιμο χρόνο για την πραγματική εργασία με τα δεδομένα του QuickBooks και όχι για το fiddle-faddling με το αρχείο.