Πώς να κάνετε τραπεζικές καταθέσεις με QuickBooks - dummies

Το QuickBooks, ως πλήρες λογιστικό πρόγραμμα, παρέχει εντολή και παράθυρο για την καταγραφή τραπεζικών καταθέσεων. Για να καταγράψετε τις τραπεζικές καταθέσεις με το QuickBooks 2014, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1Επιλέξτε την εντολή Τραπεζικές παραγγελίες → Κάνετε καταθέσεις.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Πληρωμές προς κατάθεση. Το παράθυρο διαλόγου εμφανίζει τυχόν πληρωμές που έχουν καταγραφεί προηγουμένως μέσω των εντολών "Λήψη Πληρωμών" και "Εισαγωγή Εισπράξεων Πωλήσεων", οι οποίες εμφανίζονται στο μενού "Πελάτες". (Σημειώστε ότι το QuickBooks πηγαίνει δεξιά στο παράθυρο Δημιουργία καταθέσεων και παραλείπει το παράθυρο διαλόγου Πληρωμές σε κατάθεση αν δεν υπάρχουν καθόλου εκκρεμείς καταθέσεις)

2Χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Πληρωμές σε κατάθεση για να επιλέξετε τις πληρωμές που θέλετε να καταθέσετε.

Μπορείτε να επιλέξετε όλες τις πληρωμές που εμφανίζονται κάνοντας κλικ στο κουμπί Επιλογή όλων. Μπορείτε να επιλέξετε μεμονωμένες πληρωμές κάνοντας κλικ σε αυτές. Το QuickBooks επισημαίνει τις επιλεγμένες πληρωμές με ένα σημάδι επιλογής.

3Κάντε κλικ στο OK.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Δημιουργία καταθέσεων. Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Κατάθεση για να εντοπίσετε τον τραπεζικό λογαριασμό στον οποίο καταθέτετε τα κεφάλαια.

4Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Ημερομηνία για να προσδιορίσετε την ημερομηνία κατάθεσης.

Μπορείτε να εισάγετε την ημερομηνία σε mm / dd / yyyy μόδα, ή μπορείτε να κάνετε κλικ στο μικρό κουμπί ημερολογίου στα δεξιά του πεδίου Ημερομηνία. Στο ημερολόγιο που εμφανίζεται, κάντε κλικ στην ημέρα που θέλετε να εμφανιστεί το πεδίο Ημερομηνία.

5 (Προαιρετικό) Παρέχετε μια περιγραφή υπομνήματος.

Αρχικά, το QuickBooks χρησιμοποιεί το πεδίο Memo για να περιγράψει τη συναλλαγή ως προκαταβολή. Αυτό είναι, προφανώς, μια αρκετά καλή περιγραφή μιας συναλλαγής κατάθεσης. Εάν θέλετε να αλλάξετε την περιγραφή της σημείωσης σε κάτι άλλο ακόμα πιο χρήσιμο - όπως οι ημερήσιες πωλήσεις μετρητών ή κάτι τέτοιο - αντικαταστήστε τα περιεχόμενα του πλαισίου υπομνήματος.

6Αποδείξτε τυχόν επιπλέον ποσά κατάθεσης.

Εάν θέλετε να συμπεριλάβετε ως μέρος της προκαταβολής κάποια άλλη πληρωμή που δεν παρατίθεται αρχικά στο παράθυρο Δημιουργία καταθέσεων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επόμενη κενή γραμμή της λίστας για να περιγράψετε αυτήν την πληρωμή. Για να περιγράψετε την πληρωμή, χρησιμοποιήστε τη στήλη Received From για να προσδιορίσετε τον πελάτη, τον προμηθευτή ή άλλο άτομο ή επιχείρηση που πραγματοποιεί την πληρωμή.

Χρησιμοποιήστε τη στήλη Από λογαριασμού για να προσδιορίσετε το λογαριασμό που πρέπει να πιστωθεί για αυτήν την πληρωμή. Στην περίπτωση πληρωμής πελάτη που είναι πώληση, για παράδειγμα, ο λογαριασμός εσόδων από πωλήσεις πρέπει να είναι ο λογαριασμός που έχει εγγραφεί στη στήλη Από λογαριασμός. Χρησιμοποιήστε τις άλλες στήλες του παραθύρου "Δημιουργία καταθέσεων" - Σημείωση, Chk No., Pmt Meth., Κλάση και Ποσό - για να παράσχετε τα υπόλοιπα στοιχεία της πληρωμής.

7Ανακαλύψτε οποιοδήποτε ποσό επιστροφής χρημάτων.

Εάν κάνετε μια κατάθεση $ 1, 000, αλλά θέλετε να κρατήσετε 100 € της προκαταβολής ως μετρητά, καταγράφετε ένα ποσό επιστροφής χρημάτων. Για να καταγράψετε ένα ποσό επιστροφής χρημάτων, χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Cash Back Goes To για να προσδιορίσετε το λογαριασμό που θα πρέπει να προσαρμοστεί για την επιστροφή μετρητών.Χρησιμοποιήστε το πεδίο Cash Back Memo για να περιγράψετε τον λόγο της συναλλαγής επιστροφής χρημάτων.

Τέλος, εισαγάγετε το ποσό επιστροφής χρημάτων στο πλαίσιο με έξυπνο τίτλο Cash Back Amount. Για παράδειγμα, αν θέλετε να κρατήσετε μετρητά 100 € πίσω για τα μπόνους των εργαζομένων, μπορείτε να εισάγετε τα μπόνους των εργαζομένων (ας υποθέσουμε ότι πρόκειται για λογαριασμό εξόδων) στο πλαίσιο Cash Back Goes To.

Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πεδίο Cash Back Memo για να περιγράψετε την ευκαιρία για αυτά τα μπόνους των εργαζομένων. Τέλος, εισάγετε το ποσό επιστροφής χρημάτων, $ 100, στο πλαίσιο Ποσό επιστροφής μετρητών.

8Αποθήκευση της συναλλαγής κατάθεσης.

Όπως συμβαίνει με τα άλλα παράθυρα εισόδου συναλλαγών του QuickBooks, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο ή στο κουμπί Αποθήκευση & Νέα για να αποθηκεύσετε τη συναλλαγή κατάθεσης. Λάβετε υπόψη ότι αφού αποθηκεύσετε τη συναλλαγή κατάθεσης, το QuickBooks καταγράφει την κατάθεση στον κατάλληλο τραπεζικό λογαριασμό.

Αυτό το σύνολο συναλλαγών κατάθεσης - το οποίο εμφανίζεται στο πεδίο Καταθετικό Σύνολο στο κάτω μέρος του παραθύρου - είναι το ποσό που εμφανίζεται στην τραπεζική σας κατάσταση. Είναι επίσης το ποσό που εμφανίζεται στο μητρώο τραπεζικών λογαριασμών.

Το παράθυρο "Δημιουργία καταθέσεων" παρέχει επίσης τα προηγούμενα και τα επόμενα κουμπιά που σας δίνουν τη δυνατότητα να μεταφέρετε τις συναλλαγές κατάθεσης. Το κουμπί Εκτύπωση στο παράθυρο Δημιουργία καταθέσεων σάς επιτρέπει να εκτυπώνετε μια λίστα καταθέσεων. Το κουμπί Πληρωμές σάς επιτρέπει να προβάλετε ξανά το παράθυρο διαλόγου Πληρωμές στην κατάθεση.

Το κουμπί Ιστορικό σάς επιτρέπει να εμφανίσετε ένα ιστορικό συναλλαγών για την επιλεγμένη πληρωμή. Τέλος, το κουμπί Επισύναψη ανοίγει ένα παράθυρο διαλόγου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να επισυνάψετε ένα έγγραφο (όπως μια εικόνα PDF ενός ελέγχου) στην κατάθεση.