Πώς να διατηρήσετε τους Λογιστικούς Έλεγχους με το QuickBooks 2011 - ανδρείκελα

Πολλές επιχειρήσεις, αφού μεγαλώσουν σε ένα ορισμένο μέγεθος, πρέπει να υποστηρίξουν πολλούς χρήστες QuickBooks με πρόσβαση σε λογιστικές πληροφορίες και την ικανότητα, σε ορισμένες περιπτώσεις, τη δημιουργία λογιστικών συναλλαγών. Δυστυχώς, η κατοχή πολλαπλών χρηστών λογιστικού συστήματος δημιουργεί κίνδυνο για τον ιδιοκτήτη της επιχείρησης.

Με την πρόσβαση στο QuickBooks, οι χρήστες μπορούν είτε να εισάγουν λάθη στο λογιστικό σύστημα είτε δυστυχώς, σκοπίμως να εξαπατήσουν μια επιχείρηση. Ακολουθεί μια λίστα με ορισμένες τεχνικές ελέγχου QuickBooks που μπορεί να χρησιμοποιήσει ένας ιδιοκτήτης επιχείρησης ή διευθυντής επιχείρησης για να ελαχιστοποιήσει τα λάθη και την ευκαιρία για κλοπή:

• Συγκρίνετε τακτικά τον αριθμό των φυσικών απογραφών με τα λογιστικά βιβλία απογραφής. Η προσέγγιση αυτή επιτυγχάνει δύο πράγματα:

  • Η συρρίκνωση των αποθεμάτων αναγνωρίζεται γρήγορα.

  • Ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης μπορεί να ελαχιστοποιήσει τη συρρίκνωση του αποθέματος αναγνωρίζοντας τον τύπο απογραφής που κλαπεί πιο συχνά ή ακόμα και όταν το απόθεμα κλέβεται πιο συχνά.

• Εναρμόνιση τραπεζικών λογαριασμών. Ένα πράγμα που οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων πρέπει να κάνουν είναι να συμφιλιώσουν τους τραπεζικούς λογαριασμούς τους. Συχνά, η κλοπή εργαζομένων από το λογιστικό προσωπικό συμβαίνει καθώς οι υπάλληλοι υπολογίζουν πώς να γράφουν επιταγές στον τραπεζικό λογαριασμό της εταιρείας που δεν βλέπει ο ιδιοκτήτης. Εάν ο ιδιοκτήτης συμβιβάζει την τραπεζική κατάσταση, μπορεί να συγκρίνει τη λογιστική της τράπεζας για το λογαριασμό με τα λογιστικά αρχεία της εταιρείας QuickBooks.

• Διαχωρίστε τη λογιστική από τη φύλαξη όπου είναι δυνατόν. Σε μια μικρή επιχείρηση, είναι δύσκολο να διαχωρίζετε πάντοτε τη λογιστική για κάποια δραστηριότητα από τη φυσική φύλαξη ή τη φυσική ευθύνη για τη συγκεκριμένη δραστηριότητα. Όπου μπορείτε να διαχωρίσετε τη φυσική φύλαξη από τη λογιστική, εμφανίζεται ένας ενσωματωμένος έλεγχος σφαλμάτων. Το πρόσωπο που πραγματοποιεί τον λογιστικό έλεγχο εμμέσως ελέγχει τη φύλαξη του περιουσιακού στοιχείου από τους φυσικούς θεματοφύλακες. Μπορείτε να ζητήσετε βοήθεια από το CPA σας για να σχεδιάσετε τρόπους για να διαχωρίσετε τη φυσική φύλαξη περιουσιακών στοιχείων από λογιστικά και λογιστικά καθήκοντα.

• Εκπαιδεύστε τους υπαλλήλους πώς να χρησιμοποιήσετε το QuickBooks. Θα πρέπει να εκπαιδεύσετε τους υπαλλήλους σας να χρησιμοποιούν το QuickBooks εάν έχετε επιχείρηση οποιουδήποτε μεγέθους για δύο βασικούς λόγους:

  • Κάποιος που ξέρει να χρησιμοποιεί το QuickBooks είναι λιγότερο πιθανό να κάνει αθέλητα λάθη.

  • Η ακατάλληλη λογιστική καταγράφει την κλοπή εργαζομένων καμουφλάζ. Η κατάρτιση όχι μόνο σημαίνει ακριβέστερα λογιστικά αρχεία, αλλά και ότι είναι λιγότερο πιθανό να έχετε ένα περιβάλλον που να ευνοεί την κλοπή ή την υπεξαίρεση.

• Διαχειριστείτε το λογιστικό σύστημα QuickBooks. Ένα λογιστικό σύστημα πρέπει να είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιείτε για να διαχειριστείτε καλύτερα την επιχείρησή σας. Για να λειτουργήσει το σύστημα, πρέπει να διαχειριστείτε αυτό το σύστημα. Μπορείτε μάλλον εύκολα να βεβαιωθείτε ότι οι άνθρωποι κάνουν τα είδη των πραγμάτων που υποτίθεται ότι κάνουν με τη δημιουργία μερικών απλών λιστών ελέγχου. Μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε ως σημεία εκκίνησης για την κατασκευή της δικής σας λίστας πραγμάτων που πρέπει να κάνει ο υπάλληλος λογιστικής ή ο διευθυντής γραφείου κάθε μήνα ή στο τέλος κάθε έτους.

Δείγμα μηνιαίας λίστας υποχρεώσεων λογιστικής

• Υποστηριζόμενα δεδομένα και μετακόμισε εκτός τόπου

• Τακτοποιημένοι τραπεζικοί λογαριασμοί

• Όλα τα τιμολόγια, τα πιστωτικά σημειώματα, οι δηλώσεις έξω

• Παράδοση

• Εξαιρέσεις που αναφέρθηκαν (για παράδειγμα, καθυστερημένα τιμολόγια, λογαριασμοί, εντολές αγοράς, αντικείμενα αποθέματος που δεν έχουν αποθηκευτεί)

• Προκαθορισμένο Ετήσιο Λογιστικό Πρόγραμμα

Προσαρμογή δοκιμαστικού υπολοίπου

• αριθμοί για μόνιμη εγγραφή

• Εξετάστε το ενδεχόμενο να καθαρίσετε τα αρχεία δεδομένων αν είναι τεράστια

• Κλείσιμο έτους όταν πραγματικά γίνει