Πώς να τιμολογηθεί ένας πελάτης στο QuickBooks 2012 - dummies

Για να τιμολογήσετε έναν πελάτη στο QuickBooks 2012, χρησιμοποιήστε το παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων για να προσδιορίσετε τον πελάτη και να καθορίσετε το ποσό που οφείλει ο πελάτης. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε περισσότερους από έναν τύπους εντύπων τιμολογίου ή έναν τύπο που έχετε προσαρμόσει.

1Για να εμφανίσετε το παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων, επιλέξτε την εντολή Πελάτες → Δημιουργία τιμολογίων.

Το QuickBooks εμφανίζει ένα παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων.

2Ανακαλύψτε τον πελάτη και, εάν χρειάζεται, τη δουλειά.

Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε τον συνδυασμό πελατών ή πελάτη και εργασίας από την αναπτυσσόμενη λίστα Πελάτης: Εργασία. Μην ανησυχείτε για αυτή τη δουλειά; αν δεν είστε εξοικειωμένοι με αυτό.

Θα πρέπει, ωστόσο, να κατανοήσετε πώς λειτουργούν οι πελάτες. Πρέπει να προσδιορίσετε τον συγκεκριμένο πελάτη που τιμολογείτε. Το κάνετε αυτό επιλέγοντας τον πελάτη από τη λίστα Πελάτη: Εργασίες. Εάν ο πελάτης είναι ένας νέος πελάτης που δεν έχετε ακόμα τιμολογήσει ή περιγράψει στη Λίστα Πελατών, εισάγετε ένα σύντομο όνομα για τον πελάτη - όπως μια συντομογραφία της εταιρικής επωνυμίας του πελάτη - στη λίστα Πελάτη: Εργασία.

Τα QuickBooks δείχνουν ότι ο πελάτης δεν υπάρχει ακόμα στη Λίστα Πελατών και ρωτά αν θέλετε να προσθέσετε τον πελάτη. δείχνουν ότι το κάνετε. Όταν σας ζητηθεί, δώστε τις πληροφορίες του πελάτη που ζητάει το QuickBooks.

3Επιβεβαιώστε ή δώστε νέες πληροφορίες κεφαλίδας τιμολογίου.

Αφού εντοπίσετε τον πελάτη, το QuickBooks συμπληρώνει τα πεδία "Ημερομηνία", "Τιμολόγιο", "Όχι" και, ενδεχομένως, "Πλοίο προς". Ίσως δεν χρειάζεται να αλλάξετε οποιαδήποτε από αυτές τις πληροφορίες. Θα πρέπει να ελέγξετε τις πληροφορίες που εμφανίζονται σε αυτά τα πλαίσια για να βεβαιωθείτε ότι είναι σωστή.

Για παράδειγμα, δεν θα τιμολογούσατε συνήθως κάποιον εκτός εάν έχετε ήδη αποστείλει το προϊόν ή έχει ήδη παρασχεθεί η υπηρεσία. Επομένως, πιθανόν να πρέπει να επιβεβαιώσετε ότι η ημερομηνία του τιμολογίου ακολουθεί την ημερομηνία αποστολής του προϊόντος ή την ημερομηνία παροχής της υπηρεσίας. Μπορεί επίσης να θέλετε να επιβεβαιώσετε, για παράδειγμα, ότι η διεύθυνση Ship to είναι σωστή.

4Προσφέρετε ή επιβεβαιώστε τις πληροφορίες πεδίου Τιμολόγιο.

Τα τιμολόγια περιλαμβάνουν πληροφορίες πεδίου που καταγράφουν στοιχεία όπως αριθμούς παραγγελίας, όρους πληρωμής, ημερομηνία αποστολής και μέθοδο αποστολής. Θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι ό, τι δείχνει το QuickBooks σε αυτά τα πλαίσια πεδίου είναι σωστό. Εάν ένας πελάτης σας έχει παράσχει έναν αριθμό παραγγελίας αγοράς, για παράδειγμα, καταχωρήστε τον αριθμό της παραγγελίας αγοράς στο πλαίσιο P.O. Number.

Βεβαιωθείτε ότι οι όροι πληρωμής που εμφανίζονται στο πλαίσιο Όροι είναι σωστοί. Βεβαιωθείτε ότι η ημερομηνία που εμφανίζεται στο πεδίο Πλοίο είναι σωστή. Δεν χρειάζεται να συμπληρωθούν όλα τα πεδία για κάθε τιμολόγιο, αλλά θέλετε να παράσχετε πληροφορίες που διευκολύνουν τον πελάτη να καταβάλει τιμολόγιο, να συνδέσει ένα τιμολόγιο με τα αρχεία αγοράς του και να καταλάβει πώς και πότε ένα στοιχείο είναι αποστέλλονται.

5 Περιγραφή των πωληθέντων αντικειμένων.

Πώς φαίνεται η περιοχή των στηλών του τιμολογίου σας εξαρτάται από το αν πουλάτε προϊόντα ή υπηρεσίες. Η περιοχή των στηλών για μια υπηρεσία φαίνεται απλούστερη, επειδή δεν παρέχετε πολλές πληροφορίες κατά την περιγραφή αντικειμένων υπηρεσιών. Στην περιοχή των στηλών, θέλετε να περιγράψετε κάθε στοιχείο - κάθε προϊόν ή υπηρεσία - για τον οποίο χρεώνονται τιμολόγια.

Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιείτε μια μόνο σειρά για κάθε στοιχείο. Το πρώτο στοιχείο για το οποίο θέλετε να χρεώσετε, τότε, πηγαίνει στη σειρά 1 της περιοχής των στηλών. Για κάθε στοιχείο, εισάγετε την παραγγελθείσα ποσότητα, τον κωδικό για το στοιχείο και μια τιμή ή ποσοστό.

Το QuickBooks ανακτά μια περιγραφή στοιχείου από τη λίστα στοιχείων σας και τοποθετεί αυτά τα δεδομένα στη στήλη Περιγραφή. Το QuickBooks υπολογίζει επίσης το ποσό που χρεώνεται για το στοιχείο πολλαπλασιάζοντας την ποσότητα με την τιμή ή την τιμή. Ωστόσο, μπορείτε να επεξεργαστείτε τα πεδία Περιγραφή και Ποσό. Εάν επεξεργαστείτε το πεδίο Ποσό, το QuickBooks υπολογίζει εκ νέου την τιμή Κάθε πεδίο διαιρώντας το ποσό με την ποσότητα.

6Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο μηνυμάτων πελάτη στο κάτω μέρος του παραθύρου Δημιουργία τιμολογίων για να δώσετε ένα μήνυμα πελάτη που εμφανίζεται στο κάτω μέρος του τιμολογίου.

Εάν έχετε δημιουργήσει ένα προσαρμοσμένο πρότυπο φόρμας τιμολογίου που περιλαμβάνει άλλες υποσέλιδες πληροφορίες, αυτά τα πλαίσια υποσημείωσης εμφανίζονται επίσης στο κάτω μέρος του παραθύρου Δημιουργία τιμολογίων. Μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε για τη συλλογή και τη μεταφορά πρόσθετων πληροφοριών υποσέλιδου.

7Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο ή στο κουμπί Αποθήκευση & Νέα για να αποθηκεύσετε το τιμολόγιό σας.

Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο αν θέλετε να αποθηκεύσετε το τιμολόγιο και να κλείσετε το παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων. Χρησιμοποιείτε το κουμπί Αποθήκευση & Νέα, εάν θέλετε να αποθηκεύσετε το τιμολόγιο και στη συνέχεια να εισάγετε άλλο τιμολόγιο στην κενή έκδοση του παραθύρου Δημιουργία τιμολογίων.