Πώς να εισαγάγετε άτομα σε μια λίστα ηλεκτρονικών βιβλίων QuickBooks - dummies

Η εισαγωγή των πληροφοριών καταλόγου από την επιφάνεια εργασίας του QuickBooks σε μια δωρεάν δοκιμή του QuickBooks Online (QBO) μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικειωθείτε με το QBO. Και, η εισαγωγή αυτών των πληροφοριών στο QBO μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε την ανατύπωση όλων των πληροφοριών για κάθε καταχώρηση λίστας. Μπορείτε να εισαγάγετε πληροφορίες λίστας από μια εταιρεία γραφείου QuickBooks χρησιμοποιώντας ένα αρχείο Excel ή ένα αρχείο CSV.

Για να εισαγάγετε επιτυχώς πληροφορίες σε QBO από ένα αρχείο CSV ή ένα βιβλίο εργασίας του Excel, οι πληροφορίες πρέπει να συμμορφώνονται με μια συγκεκριμένη μορφή. Και, ευτυχώς, το QBO σας δίνει τη δυνατότητα να κατεβάσετε ένα δείγμα αρχείου σε μορφή Excel, ώστε να μπορείτε να δείτε την απαιτούμενη μορφή εισαγωγής πληροφοριών λίστας. μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το δείγμα ως κατευθυντήρια γραμμή για τη ρύθμιση των δεδομένων στο δικό σας αρχείο.

Για να κάνετε λήψη και προβολή του δείγματος αρχείων για προμηθευτές, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1Πατήστε προμηθευτές στη γραμμή πλοήγησης για να εμφανίσετε τη σελίδα Προμηθευτές.

Χρησιμοποιείτε την ίδια διαδικασία για να εισαγάγετε πελάτες ή προμηθευτές από ένα επιτραπέζιο προϊόν QuickBooks.

2Κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στο κουμπί Νέος προμηθευτής στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης. Κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή προμηθευτών.

Το QBO εμφανίζει τη σελίδα Προμηθευτές εισαγωγής.

3Κάντε κλικ στο σύνδεσμο Λήψη δείγματος αρχείου.

Αφού κάνετε κλικ στο σύνδεσμο, το QBO κατεβάζει το δείγμα και εμφανίζει ένα κουμπί στη γραμμή εργασιών των Windows για αυτό.

4Κάντε κλικ στο κουμπί του αρχείου δείγματος στη γραμμή εργασιών των Windows.

Το αρχείο δείγματος ανοίγει στο Excel.

5Εξετάστε το περιεχόμενο του αρχείου μεταβαίνοντας προς τα δεξιά για να δείτε τις πληροφορίες που είναι αποθηκευμένες σε κάθε στήλη.

Δημιουργήστε το δικό σας αρχείο, διαμορφώνοντάς το στο δείγμα.

Θα διαπιστώσετε ότι η εισαγωγή των δεδομένων σας λειτουργεί καλύτερα αν μπορείτε να αντιστοιχίσετε τις επικεφαλίδες στο αρχείο δεδομένων σας με αυτές που βρέθηκαν στο δείγμα αρχείου δεδομένων.

Το αρχείο δεδομένων σας δεν μπορεί να περιέχει περισσότερες από 1.000 σειρές ή να υπερβαίνει τα 2MB σε μέγεθος. Μην ξεχάσετε να αποθηκεύσετε το αρχείο δεδομένων σας είτε ως βιβλίο εργασίας Excel 97-2003 είτε ως αρχείο CSV (οριοθετημένο με κόμμα).

6Βεβαιωθείτε ότι το αρχείο δεδομένων σας δεν είναι ανοιχτό.

Εμφανίστε τη σελίδα Προμηθευτές εισαγωγής όπως φαίνεται.

7Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογή αρχείου.

Μεταβείτε στο φάκελο όπου αποθηκεύσατε το αρχείο που περιέχει τις πληροφορίες της λίστας σας.

8Επιλέξτε το αρχείο και επιλέξτε Άνοιγμα.

Το QBO ενημερώνει τη σελίδα Προμηθευτές εισαγωγής με το όνομα του αρχείου που επιλέξατε.

9Κάντε κλικ στο κουμπί Συνέχεια.

Το QBO ανεβάζει το αρχείο σας και εμφανίζει την οθόνη που εμφανίζεται.

10Επιβεβαιώστε ότι τα πεδία του αρχείου δεδομένων σας ταιριάζουν σωστά με τα πεδία στο QBO.

Εάν χρειάζεται, ανοίξτε το πλαίσιο λίστας δίπλα σε κάθε όνομα πεδίου QBO και αντιστοιχίστε το με τις ετικέτες στο αρχείο δεδομένων σας.

11Κάντε κλικ στο κουμπί Συνέχεια.

Το QBO εμφανίζει τα αρχεία που έχει εντοπίσει.

12Εξετάστε τα αρχεία που προτείνει η QBO για να βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες είναι σωστές.

Μπορείτε να κάνετε αλλαγές στις πληροφορίες σε οποιοδήποτε πεδίο, κάνοντας κλικ σε αυτό το πεδίο και πληκτρολογώντας. Μπορείτε επίσης να καταργήσετε την επιλογή οποιασδήποτε σειράς για να αποφύγετε την εισαγωγή των πληροφοριών σε αυτή τη σειρά στο QBO.

13Όταν είστε ικανοποιημένοι ότι οι πληροφορίες είναι σωστές, κάντε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή εγγραφών X (όπου X είναι ο αριθμός των εγγραφών που πρόκειται να εισαγάγετε).

Το QBO εμφανίζει ένα παράθυρο διαλόγου που εμφανίζει τον αριθμό των εγγραφών που θα εισαγάγετε και σας ρωτά εάν θέλετε να εισαγάγετε τις εγγραφές.

14 Κάντε κλικ στο OK.

Το QBO εισάγει τις πληροφορίες και εμφανίζει μια σύνοψη της διαδικασίας εισαγωγής που προσδιορίζει τον αριθμό των επαφών που εισήχθησαν. Η σελίδα περιέχει επίσης έναν σύνδεσμο "Δείτε όλους τους προμηθευτές μου", στον οποίο μπορείτε να κάνετε κλικ. κάνοντας κλικ στο σύνδεσμο έχει το ίδιο αποτέλεσμα με το κλικ στον σύνδεσμο Προμηθευτές στη γραμμή πλοήγησης, στην οποία εμφανίζεται η λίστα των προμηθευτών σας.