Πώς μπορείτε να ομαδοποιήσετε αντικείμενα στο Outlook 2013

Η ταξινόμηση και η ομαδοποίηση στο Outlook 2013 είναι παρόμοιες. Και οι δύο διαδικασίες οργανώνουν στοιχεία στον πίνακα σας σύμφωνα με τις στήλες. Η ομαδοποίηση διαφέρει από την ταξινόμηση στο ότι δημιουργεί δέσμες παρόμοιων αντικειμένων που μπορείτε να ανοίξετε ή να κλείσετε. Μπορείτε να δείτε μόνο τα τσαμπιά που σας ενδιαφέρουν και να αγνοήσετε όλα τα άλλα τσαμπιά.

Για παράδειγμα, όταν εξισορροπείτε το βιβλίο επιταγών σας, ίσως ταξινομήσετε τις επιταγές σας με αριθμό ελέγχου. Κατά τη διάρκεια του φόρου, εσείς ομαδοποιείτε τις επιταγές σας: Κάνετε ένα σωρό επιταγών για ιατρικά έξοδα, ένα άλλο σωρό επιταγών για φιλανθρωπικές εκπτώσεις και ένα άλλο σωρό επιταγών για τα χρήματα που επενδύσατε σε βιβλία.

Στη συνέχεια, μπορείτε να προσθέσετε τα ποσά που έχετε ξοδέψει σε κάθε κατηγορία και να καταχωρίσετε αυτά τα στοιχεία στη φορολογική σας δήλωση.

Ο πιο γρήγορος τρόπος για να ομαδοποιήσετε αντικείμενα είναι να κάνετε δεξί κλικ στην επικεφαλίδα της στήλης που θέλετε να ομαδοποιήσετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ομάδα με αυτό το πεδίο. Εμφανίζεται αυτόματα το πλαίσιο "Ομάδα με" και το όνομα του πεδίου που επιλέξατε αυτόματα εμφανίζεται στο πλαίσιο "Ομάδα με". Δεν είναι αυτή η κηλίδα;

Προβολή ομαδοποιημένων στοιχείων στο Outlook 2013

Μια ομαδική προβολή σας δείχνει τα ονόματα των στηλών που χρησιμοποιήσατε για τη δημιουργία της ομαδοποιημένης προβολής. Εάν κάνετε κλικ στο εικονίδιο Επαφές και επιλέξτε την προβολή Λίστας (η οποία ομαδοποιεί τις επαφές σας ανά εταιρεία), θα δείτε μια ομάδα τριγωνικών εικονιδίων στην αριστερή πλευρά της λίστας.

Η λέξη Εταιρεία εμφανίζεται δίπλα σε κάθε εικονίδιο, επειδή αυτή είναι η στήλη στην οποία είναι ομαδοποιημένη η προβολή. Ένα όνομα εταιρείας εμφανίζεται δίπλα στη λέξη Εταιρεία. η ομαδοποιημένη προβολή έχει ξεχωριστό τμήμα για κάθε εταιρεία της λίστας.

Το εικονίδιο στο αριστερό άκρο της λέξης Εταιρεία είτε δείχνει απευθείας προς τα δεξιά είτε προς τα κάτω και προς τα δεξιά.

• Ένα εικονίδιο που δείχνει απευθείας προς τα δεξιά σημαίνει ότι υπάρχουν περισσότερα που μπορείτε να δείτε: Κάντε κλικ σε αυτό για να αποκαλύψετε τα άλλα στοιχεία που ανήκουν στην ομάδα.

• Ένα τρίγωνο που έχει κλίση προς τα κάτω και προς τα δεξιά σημαίνει ότι δεν υπάρχει τίποτα περισσότερο να δούμε. αυτό που βλέπετε είναι αυτό που παίρνετε σε αυτή την ομάδα.

Εάν κάνετε κλικ στο όνομα της εταιρείας αλλά όχι στο εικονίδιο, επιλέγετε ολόκληρη την ομάδα. Μπορείτε να διαγράψετε την ομάδα εάν επιλέξετε το όνομα της εταιρείας και πατήστε Διαγραφή. Όταν επιλεγεί μια γραμμή ομάδας, επισημαίνεται με μπλε χρώμα για να ξεχωρίσει από τις άλλες.

Προβολή τίτλων μόνο στο Outlook 2013

Μπορείτε να κάνετε κλικ σε κάθε τρίγωνο κάθε φορά για να ανοίξετε και να κλείσετε μεμονωμένες ομάδες ή μπορείτε να ανοίξετε ή να κλείσετε όλες τις ομάδες ταυτόχρονα.

Για να ανοίξετε ή να κλείσετε ομάδες, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Προβολή και κάντε κλικ στο κουμπί Επέκταση / Σύμπτυξη.

   Η επέκταση και η κατάρρευση είναι δραματικές λέξεις για αυτό που κάνετε με αυτές τις ομάδες.Δεν είναι σαν ο Scarlett O'Hara να πάρει τους ατμούς? απλά αποκαλύπτει (επεκτεινόμενη) ή αποκρύπτει (κατάρρευση) τα περιεχόμενα.

2. Επιλέξτε Σύμπτυξη αυτής της ομάδας ή Αναπτύξτε αυτήν την ομάδα.

3. Για να επεκτείνετε ή να συμπτύξετε όλες τις ομάδες, επιλέξτε Άνοιγμα όλων ή Σύμπτυξη όλων.

   Τι θα μπορούσε να είναι ευκολότερο;