Πώς να συμπληρώσετε μια εντολή αγοράς στο QuickBooks 2015 - dummies

Το QuickBooks 2015 πραγματοποιεί γρήγορη εντολή αγοράς. Ίσως να τρέχετε χαμηλά σε gizmos, ή doohickeys, ή κάποιο άλλο στοιχείο στη λίστα στοιχείων σας, και είστε έτοιμοι να αναδιατάξετε αυτά τα πράγματα - ό, τι κι αν είναι. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να συμπληρώσετε μια PO:

1. Επιλέξτε προμηθευτές → Δημιουργία παραγγελιών αγοράς.

   Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο εικονίδιο "Παραγγελίες αγοράς" στην Αρχική οθόνη ή να κάνετε κλικ στην περιοχή Νέες συναλλαγές του Κέντρου προμηθευτών και, στη συνέχεια, να επιλέξετε Εντολές αγοράς. Βλέπετε το παράθυρο Δημιουργία παραγγελιών αγοράς. Σημειώστε ότι οι ακριβείς λεπτομέρειες αυτού του παραθύρου εξαρτώνται από τον τρόπο με τον οποίο προσαρμόζετε τη φόρμα PO σας.

2. Επιλέξτε έναν προμηθευτή από την αναπτυσσόμενη λίστα προμηθευτή.

   Κάντε κλικ στο κάτω βέλος για να δείτε μια λίστα με τους πωλητές σας. Κάντε κλικ σε έναν προμηθευτή για να δείτε το όνομα και τη διεύθυνσή του στο πλαίσιο Προμηθευτής. Εάν δεν μπορείτε να βρείτε το όνομα του προμηθευτή στη λίστα σας, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη νέου από τη λίστα και, στη συνέχεια, συμπληρώστε τις πληροφορίες σχετικά με τον προμηθευτή στο πλαίσιο διαλόγου New Vendor που προκύπτει. Κάντε κλικ στο κουμπί OK όταν τελειώσετε με το παράθυρο διαλόγου.

   

3. Εάν παρακολουθείτε το απόθεμά σας ανά κλάση, επιλέξτε μια κλάση από την αναπτυσσόμενη λίστα Κλάση.

   Το παράθυρο "Δημιουργία παραγγελιών αγοράς" ενδέχεται να μην έχει αναπτυσσόμενη λίστα Κλάση. Εάν δεν το κάνει και θέλετε να έχει ένα, θα πρέπει να ρυθμίσετε το QuickBooks για να παρακολουθείτε τις δαπάνες ανά Κατηγορία.

   Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε το αρχείο QuickBooks σε λειτουργία ενός χρήστη ως διαχειριστής. Στη συνέχεια, επιλέξτε Επεξεργασία → Προτιμήσεις και κάντε κλικ στο εικονίδιο Λογαριασμός στη λίστα στα αριστερά. Τέλος, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Χρήση παρακολούθησης κλάσης και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK.

4. (Προαιρετικό) Επιλέξτε ένα Rep, μια αναμενόμενη ημερομηνία και ένα FOB εάν τα χρησιμοποιείτε στην PO σας.

   Ενδέχεται να χρειαστεί να συμπληρώσετε άλλα πεδία πριν φτάσετε στις περιγραφές του στοιχείου με το στοιχείο στο κάτω μέρος. Και πάλι, αυτά τα πεδία ενδέχεται να μην εμφανίζονται αν δεν έχετε δηλώσει ότι τα θέλετε στη φόρμα σας.

5. Μεταβείτε στη στήλη Στοιχείο και ξεκινήστε να εισάγετε τα στοιχεία που παραγγείλετε.

   Η εισαγωγή των στοιχείων είναι το πιο σημαντικό μέρος της δημιουργίας μιας PO. Όταν μετακινείτε στη στήλη Στοιχείο, μετατρέπεται σε αναπτυσσόμενη λίστα. Κάντε κλικ στο κάτω βέλος για να δείτε τη λίστα στοιχείων. Ίσως χρειαστεί να μεταβείτε στο στοιχείο που θέλετε να εισάγετε.

   Ένας γρήγορος τρόπος για να μεταβείτε στο στοιχείο είναι να πληκτρολογήσετε τα πρώτα γράμματα του ονόματος του στοιχείου. Εάν πληκτρολογείτε το όνομα ενός στοιχείου που δεν βρίσκεται στη λίστα στοιχείων, το QuickBooks ρωτά εάν θέλετε να ρυθμίσετε αυτό το στοιχείο. Εάν ναι, κάντε κλικ στην επιλογή Ρύθμιση και, στη συνέχεια, συμπληρώστε το πλαίσιο διαλόγου Νέο στοιχείο.

   Εισαγάγετε όσα στοιχεία θέλετε στη στήλη Στοιχείο. Το QuickBooks συμπληρώνει μια περιγραφή στοιχείου για εσάς, αλλά μπορείτε να επεξεργαστείτε ό, τι βάζει στη στήλη Περιγραφή, αν χρειαστεί.Στη στήλη "Ποσότητα", υποδείξτε πόσα από κάθε στοιχείο χρειάζεστε.

   Αν αλλάξετε το κόστος του στοιχείου, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου "Αλλαγή κόστους" του στοιχείου, το οποίο σας ζητά να ενημερώσετε τις πληροφορίες για το νέο κόστος και αν πρέπει να προσαρμόσετε την τιμή του στοιχείου προς τα πάνω ή προς τα κάτω. Επιλέξτε Ναι και Όχι και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK για να αποφασίσετε.

6. Αν θέλετε, συμπληρώστε το πεδίο μηνύματος προμηθευτή - αλλά συμπληρώστε σίγουρα το πεδίο Memo.

   Το πεδίο μηνύματος προμηθευτή είναι εκεί που βάζετε ένα μήνυμα στο μέρος που λαμβάνει την παραγγελία σας. Θα μπορούσατε να γράψετε, "Πάρτε μου αυτό το υλικό pronto! "

   Δεν έχει σημασία τι κάνετε, βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπληρώσει το πεδίο Memo. Αυτό που γράφετε σε αυτό το πεδίο εμφανίζεται στο παράθυρο διαλόγου "Ανοικτές παραγγελίες αγοράς" και αυτές οι πληροφορίες είναι ο πιο σίγουρος τρόπος για να προσδιορίσετε ποια είναι αυτή η PO. Γράψτε κάτι που έχει νόημα ότι μπορείτε να καταλάβετε δύο εβδομάδες, τρεις εβδομάδες ή ένα μήνα από τώρα που πληρώνετε για τα στοιχεία που παραγγέλνετε.

   Στην κορυφή του παραθύρου Δημιουργία παραγγελιών αγοράς, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Print Next (Εκτύπωση αργότερα), το οποίο σας ενημερώνει εάν θέλετε να εκτυπώσετε αυτήν την PO. Εάν θέλετε να εκτυπώσετε το PO, βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί αυτό το πλαίσιο ελέγχου. Αφού εκτυπώσετε το PO, το σημάδι ελέγχου εξαφανίζεται από το πλαίσιο.

7. Κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση για να εκτυπώσετε το PO.

   Αν αυτή η PO είναι μία από τις πολλές που έχετε συμπληρώσει και θέλετε να εκτυπώσετε αρκετές ταυτόχρονα, κάντε κλικ στο βέλος κάτω από το κουμπί Εκτύπωση και επιλέξτε Παρτίδα από την αναπτυσσόμενη λίστα. Ωστόσο, προτού εκτυπώσετε το PO, μπορεί να θέλετε να κάνετε κλικ στο κάτω βέλος κάτω από το κουμπί Print και να επιλέξετε Preview (Προεπισκόπηση) για να δείτε τι θα εμφανιστεί το PO όταν το εκτυπώσετε.

   Χρησιμοποιείτε το κουμπί "Ιστορικό", αφού λάβετε τα στοιχεία που έχετε τόσο προσεκτικά αναγραφεί στην PO. Αφού λάβετε τα στοιχεία και καταγράψετε την απόδειξή τους, κάνοντας κλικ σε αυτό το κουμπί, τα QuickBooks σας ενημερώνουν για το σύνολο του ιστορικού ενός στοιχείου - όταν το παραγγείλατε και όταν το λάβατε.

8. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση & Νέα ή Αποθήκευση & Κλείσιμο για να καταγράψετε την ΑΠ.

   Το QuickBooks αποθηκεύει την PO και εμφανίζει ένα νέο, κενό παράθυρο PO, στο οποίο μπορείτε να εισάγετε μια άλλη παραγγελία.