Πώς να εισαγάγετε μια εντολή αγοράς στο QuickBooks Online - dummies

Οι επιχειρήσεις που παραγγέλνουν πολλά πράγματα από πωλητές χρησιμοποιούν συχνά παραγγελίες αγοράς για να παρακολουθούν τα αντικείμενα κατά παραγγελία. Οι εντολές αγοράς στο QuickBooks Online (QBO) δεν επηρεάζουν κανέναν από τους λογαριασμούς σας. Αντ 'αυτού, απλά σας βοηθούν να παρακολουθείτε τι διατάζετε. Και όταν φτάσει η παραγγελία, μπορείτε να συγκρίνετε τα προϊόντα που εισέρχονται στην πόρτα με αυτά που αναφέρονται στην παραγγελία αγοράς για να βεβαιωθείτε ότι ταιριάζουν.

Αν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε εντολές αγοράς, τότε η διαδικασία παραγγελίας σας συμβαίνει συνήθως με τον ακόλουθο τρόπο:

• Καταβάλετε μια παραγγελία με έναν προμηθευτή και εισάγετε μια παραγγελία αγοράς στο QBO που ταιριάζει με την παραγγελία που δώσατε.

• Λαμβάνετε τα στοιχεία που έχετε παραγγείλει, συνήθως μαζί με ένα λογαριασμό για τα αντικείμενα? τότε αντιστοιχίζετε τα στοιχεία που λαμβάνετε στην εντολή αγοράς και εισάγετε λογαριασμό για τα στοιχεία. Σημειώστε ότι μερικές φορές λαμβάνετε το λογαριασμό χωρίς τα στοιχεία ή τα αντικείμενα χωρίς τον λογαριασμό.

• Πληρώνετε τον λογαριασμό του πωλητή.

Εισάγετε μια παραγγελία αγοράς χρησιμοποιώντας το παράθυρο συναλλαγής εντολής αγοράς. μπορείτε να ανοίξετε αυτό το παράθυρο είτε από τη σελίδα Εξόδων συναλλαγών είτε από το μενού Δημιουργία (το σύμβολο συν). Μια τυπική εντολή αγοράς μοιάζει με αυτή που φαίνεται εδώ και θα παρατηρήσετε ότι το παράθυρο μοιάζει πολύ με το παράθυρο ελέγχου.

παράθυρο παραγγελίας αγοράς.

Καθώς συμπληρώνετε το παράθυρο συναλλαγής εντολής αγοράς, η QBO εκχωρεί στην εντολή αγοράς την κατάσταση "Άνοιγμα". η κατάσταση εμφανίζεται ακριβώς κάτω από το όνομα του προμηθευτή στην επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου συναλλαγής.

Όταν λαμβάνετε τα εμπορεύματα, τον λογαριασμό του πωλητή ή και τα δύο, καταγράφετε ένα λογαριασμό, μια επιταγή, μια συναλλαγή εξόδων ή μια χρέωση πιστωτικής κάρτας, δείχνοντας τι πληρώσατε (ή τι οφείλετε) στον πωλητή.

Όταν επιλέγετε έναν προμηθευτή ο οποίος έχει ανοιχτές εντολές αγοράς σε οποιονδήποτε από αυτούς τους τύπους συναλλαγών, εμφανίζεται ένα παράθυρο στη δεξιά πλευρά του παραθύρου, με τις διαθέσιμες εντολές αγοράς. Προσθέτετε μια εντολή αγοράς στη συναλλαγή με τον ίδιο τρόπο που προσθέσατε ένα λογαριασμό σε μια συναλλαγή ελέγχου: κάνοντας κλικ στο κουμπί Προσθήκη. Εδώ έχει ανοίξει μια συναλλαγή ελέγχου και έχει επιλεγεί ένας πωλητής που έχει ανοικτές εντολές αγοράς.

Το παράθυρο ελέγχου, με επιλεγμένο προμηθευτή ο οποίος έχει ανοικτές εντολές αγοράς.

Όταν κάνετε κλικ στην επιλογή Προσθήκη για να προσθέσετε την εντολή αγοράς στη συναλλαγή, η QBO προσθέτει τις γραμμές παραγγελίας αγοράς στην πρώτη διαθέσιμη γραμμή στην ενότητα Λεπτομέρειες στοιχείου της συναλλαγής ελέγχου. Το QBO υποδεικνύει επίσης, κάτω από το όνομα του πωλητή, ότι η συναλλαγή ελέγχου έχει μια συνδεδεμένη συναλλαγή.

Μια συναλλαγή ελέγχου μετά την προσθήκη μιας εντολής αγοράς σε αυτήν.

Εάν αποθηκεύσετε τη συναλλαγή Check και, στη συνέχεια, ανοίξετε εκ νέου την εντολή αγοράς, η QBO άλλαξε την κατάσταση των παραγγελιών αγοράς από ανοιχτό σε κλειστό ώστε να μην προσθέσετε τυχαία την εντολή αγοράς σε άλλη συναλλαγή.

Αν προσθέσετε εσφαλμένη εντολή αγοράς σε μια συναλλαγή, μπορείτε να καταργήσετε τη γραμμή παραγγελίας στην ενότητα Λεπτομέρειες στοιχείου κάνοντας κλικ στο εικονίδιο κάδου απορριμμάτων στη δεξιά πλευρά της γραμμής.

Η QBO δεν μπορεί να προσθέσει μόνο μέρος της εντολής αγοράς σε μια συναλλαγή. Επομένως, εάν λάβετε μόνο μέρος της εντολής αγοράς, προσθέστε την εντολή αγοράς στη συναλλαγή σας και, στη συνέχεια, καταγράψτε μια πληρωμή για το τμήμα της παραγγελίας αγοράς που λάβατε διαγράφοντας γραμμές από τον έλεγχο για στοιχεία που δεν λάβατε. Για να συνεχίσετε την παρακολούθηση του σημαντικού τμήματος της εντολής αγοράς, μπορείτε να κλείσετε με μη αυτόματο τρόπο την αρχική εντολή αγοράς και να δημιουργήσετε μια νέα εντολή αγοράς που περιέχει τα υπόλοιπα υπόλοιπα. όταν δημιουργείτε τη δεύτερη εντολή αγοράς - ουσιαστικά μια παραγγελία - προσπαθήστε να ορίσετε έναν αριθμό σε αυτήν που σας βοηθά να το παρακολουθείτε σε σχέση με την αρχική εντολή αγοράς.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους δικούς σας προσαρμοσμένους αριθμούς παραγγελίας, αν επιλέξετε Gear → Company Settings → Έξοδα. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο μολύβι δίπλα από τις παραγγελίες αγοράς για να επεξεργαστείτε τις ρυθμίσεις της παραγγελίας αγοράς, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Custom Custom Numbers Number και έπειτα κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.

Όταν πρέπει να εντοπίσετε ανοικτές παραγγελίες, χρησιμοποιήστε την αναφορά λίστας ανοικτής αγοράς.