Πώς να εισάγετε συναλλαγές πιστωτικών καρτών στο QuickBooks 2015 - ανδρείκελα

Εάν επιλέξετε την εντολή Banking → Use Register και επιλέξετε έναν λογαριασμό πιστωτικής κάρτας, το QuickBooks εμφανίζει το μητρώο πιστωτικών καρτών. Ο κατάλογος πιστωτικών καρτών λειτουργεί όπως το κανονικό παράθυρο μητρώου που χρησιμοποιείτε για έναν λογαριασμό ελέγχου. Εισάγετε συναλλαγές στις σειρές του μητρώου. Όταν καταγράφετε μια χρέωση, το QuickBooks ενημερώνει το υπόλοιπο της πιστωτικής κάρτας και το υπόλοιπο πιστωτικό όριο.

Καταγραφή χρέωσης πιστωτικής κάρτας

Η καταγραφή μιας χρέωσης πιστωτικής κάρτας είναι παρόμοια με την εγγραφή μιας επιταγής ή απόσυρσης τραπεζικού λογαριασμού. Για λόγους απεικόνισης, ας υποθέσουμε ότι χρεώσατε $ 50. 00 αξία του burritos και margaritas στο αγαπημένο σας μεξικάνικο εστιατόριο La Cantina. Ακολουθεί ο τρόπος καταγραφής αυτής της χρέωσης:

1. Επιλέξτε Τραπεζική → Εισαγωγή χρεώσεων πιστωτικής κάρτας.

   Εμφανίζεται το παράθυρο Εισαγωγή πιστωτικών καρτών.

   

2. Από την αναπτυσσόμενη λίστα Πιστωτικές κάρτες, επιλέξτε την πιστωτική κάρτα που χρεώσατε έναντι της δαπάνης.

   Κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στη λίστα Πιστωτική Κάρτα και, στη συνέχεια, επιλέξτε μια κάρτα από την αναπτυσσόμενη λίστα.

3. Στο πεδίο Αγορά από, καταγράψτε το όνομα της επιχείρησης που πληρώσατε με μια πιστωτική κάρτα.

   Μετακινήστε το δρομέα στη γραμμή Απόκτηση από και κάντε κλικ στο κάτω βέλος. Βλέπετε μια λίστα ονομάτων. Επιλέξτε ένα από τη λίστα.

   Αν δεν έχετε δει ποτέ την υπέροχη αυτή εγκατάσταση, επιλέξτε Προσθήκη νέου. Στη συνέχεια, προσθέστε το όνομα της επιχείρησης.

4. Επιλέξτε το κατάλληλο κουμπί επιλογής για να υποδείξετε αν η συναλλαγή είναι μια αγορά ή μια πίστωση.

   Επιλέξτε το κουμπί επιλογής αγοράς / φόρτισης, εάν θέλετε να καταγράψετε μια αγορά (κάτι που κάνετε κατά το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου και αυτό που σας δείχνει αυτό το παράδειγμα). Επιλέξτε το κουμπί επιλογής Επιστροφής χρημάτων / πίστωσης εάν θέλετε να εγγράψετε μια πίστωση στο λογαριασμό σας (για παράδειγμα, εάν επιστρέψατε κάτι).

5. Καταχωρίστε την ημερομηνία χρέωσης στο πεδίο Ημερομηνία.

   Μετακινήστε το δρομέα στη γραμμή Ημερομηνία και πληκτρολογήστε την ημερομηνία, χρησιμοποιώντας τη μορφή MM / DD / YYYY. Για παράδειγμα, πληκτρολογήστε είτε 06302015 είτε 6/30/15 για τις 30 Ιουνίου 2015. Αν εισάγετε αυτήν την χρέωση δύο ή τρεις ημέρες μετά το γεγονός, χρεώθηκε. Χρησιμοποιώντας αυτή την ημερομηνία γίνεται ευκολότερη η εναρμόνιση των εγγραφών σας με τα αρχεία της εταιρείας της πιστωτικής σας κάρτας όταν λαμβάνετε μηνιαία δήλωση.

6. Πληκτρολογήστε το ποσό χρέωσης στο πεδίο Ποσό.

   Μετακινήστε το δρομέα στη γραμμή ποσού και εισάγετε το συνολικό ποσό φόρτισης. Σημείωση: Μην πληκτρολογείτε ένα σύμβολο δολαρίου, αλλά πληκτρολογήστε την περίοδο για να υποδείξετε την δεκαδική θέση.

7. (Προαιρετικό) Καταχωρίστε μια περιγραφή σημείωσης στο πλαίσιο κειμένου Memo.

   Μετακινήστε το δρομέα στο πλαίσιο κειμένου Memo και πληκτρολογήστε τον συγκεκριμένο λόγο για τον οποίο φορτίζετε το στοιχείο. Σε αυτήν την περίπτωση, θα μπορούσατε να πληκτρολογήσετε Σημαντική Συνάντηση Επιχειρήσεων ή κάτι τέτοιο.

   Αυτό το πλαίσιο περιγραφής σημείων είναι ένα καλό μέρος για να τεκμηριωθεί ο σκοπός της επιχείρησης για μια χρέωση, η οποία αποτελεί απαίτηση φορολογικού νόμου, εάν εγγράφετε μια χρέωση πιστωτικής κάρτας ταξιδιού, γεύματος ή ψυχαγωγίας.

8. Συμπληρώστε την καρτέλα Έξοδα.

   Χρησιμοποιείτε την καρτέλα Έξοδα για την καταγραφή των επιχειρηματικών εξόδων.

   Μεταβείτε στη στήλη "Λογαριασμός" στην καρτέλα "Έξοδα", κάντε κλικ στο κάτω βέλος και επιλέξτε έναν λογαριασμό εξόδων από τη λίστα (κατά πάσα πιθανότητα Travel & Ent: Meals εάν πρόκειται για επαγγελματικό γεύμα). Εάν εισαγάγετε ένα όνομα εδώ που το QuickBooks δεν γνωρίζει ήδη, σας ζητά να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό εξόδων.

   Το QuickBooks συμπληρώνει αυτόματα τη στήλη "Ποσό" όταν εισάγετε ένα ποσό στο πεδίο "Ποσό". Πληκτρολογήστε κάτι στη στήλη "Σημείωση" και ορίστε αυτό το έξοδο σε έναν Πελάτη: Εργασία και Τάξη αν θέλετε. Πρέπει να ενεργοποιήσετε την παρακολούθηση τάξεων αν θέλετε να αντιστοιχίσετε το κόστος σε μια τάξη.

9. Συμπληρώστε την καρτέλα Στοιχεία.

   Επειδή αυτή η χρέωση είναι για ένα γεύμα σε ένα εστιατόριο, δεν αναγράφεται η χρέωση. Ωστόσο, εάν χρεώνετε αντικείμενα αποθέματος, όπως ξυλεία, χαρτί, κ.λπ., συμπληρώνετε την καρτέλα Είδη.

   Εάν έχετε εντολή αγοράς (PO) στο αρχείο με τον προμηθευτή που καταχωρίσατε στη γραμμή Αγορά από, το QuickBooks σας το λέει αυτό. Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογή PO για να δείτε μια λίστα των εκκρεμών εντολών αγοράς σας με τον προμηθευτή.

10. Καταγράψτε τη χρέωση κάνοντας κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Νέα ή στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο.

    Η χρέωση καταγράφεται στο μητρώο πιστωτικών καρτών.

    

Αλλαγή χρεώσεων που έχετε ήδη εισαγάγει

Ίσως καταγράψετε μια χρέωση πιστωτικής κάρτας και στη συνέχεια συνειδητοποιήσετε ότι έχετε καταγράψει εσφαλμένα. Ή ίσως να μην το έχετε καταγράψει καθόλου επειδή δεν πληρώσατε για το επαγγελματικό γεύμα.

Πρέπει να μεταβείτε στο μητρώο πιστωτικών καρτών και να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε τη χρέωση ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:

1. Επιλέξτε Λίστες → Λογαριασμός λογαριασμού.

   Εμφανίζεται το παράθυρο του Λογαριασμού Λογαριασμού.

2. Κάντε διπλό κλικ στον λογαριασμό πιστωτικής κάρτας, όπου υπάρχει η ελαττωματική χρέωση.

   Όπως και η μαγεία, εμφανίζεται στην οθόνη ο κατάλογος της πιστωτικής κάρτας.

3. Επιλέξτε τη συναλλαγή πιστωτικής κάρτας που θέλετε να διαγράψετε ή να αλλάξετε.

   Αυτό είναι εύκολο. Απλώς μετακινήστε το δρομέα στη συναλλαγή.

4. Να ακυρώσετε, να διαγράψετε ή να επεξεργαστείτε τη συναλλαγή:

   • Για να ακυρώσετε τη συναλλαγή με την πιστωτική σας κάρτα, επιλέξτε Επεξεργασία → Άκυρη χρέωση πιστωτικής κάρτας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK. Για να διαγράψετε τη συναλλαγή,

   • επιλέξτε Επεξεργασία → Διαγραφή Χρέωση πιστωτικής κάρτας. Το QuickBooks εμφανίζει ένα πλαίσιο μηνύματος που σας ρωτά εάν θέλετε πραγματικά να διαγράψετε τη συναλλαγή. Κάντε κλικ στο κουμπί OK. Για να επεξεργαστείτε τη συναλλαγή,

   • κάντε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία συναλλαγής στο επάνω μέρος του παραθύρου. Επιστρέφετε στο παράθυρο Εισαγωγή πιστωτικών καρτών. Κάντε τις αλλαγές σας εκεί και μετά κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση & Νέα ή Αποθήκευση & Κλείσιμο. Μπορείτε επίσης να κάνετε αλλαγές στο εσωτερικό του μητρώου πιστωτικών καρτών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Record όταν τελειώσετε.