Πώς να επεξεργαστείτε και να αναδιατάξετε τις αναφορές στο QuickBooks 2016 - dummies

Μπορεί να έχετε παρατηρήσει ότι όταν το QuickBooks εμφανίζει την αναφορά Παράθυρο εγγράφου, εμφανίζει επίσης μια σειρά κουμπιών: Προσαρμογή αναφοράς, Σχόλιο σχετικά με την αναφορά, Κοινή χρήση προτύπου, Απομνημόνευση, Εκτύπωση, Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, Excel και ούτω καθεξής. Κάτω από αυτή τη γραμμή εργαλείων υπάρχουν μερικές αναπτυσσόμενες λίστες που έχουν να κάνουν με ημερομηνίες, μια αναπτυσσόμενη λίστα που ονομάζεται στήλες και μια αναπτυσσόμενη λίστα που ονομάζεται Sort By. (Δεν είναι διαθέσιμες όλες αυτές οι λίστες σε κάθε παράθυρο εγγράφου αναφοράς.)

Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για αυτά τα κουμπιά και τις λίστες. Διαβάστε τη συζήτηση που ακολουθεί μόνο εάν αισθάνεστε άνετα, χαλαρή και πραγματικά αλαζονική, εντάξει;

Τροποποίηση

Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Προσαρμογή αναφοράς, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Τροποποίηση αναφοράς. Από αυτό το παράθυρο διαλόγου, μπορείτε να αλλάξετε τις πληροφορίες που εμφανίζονται σε μια αναφορά και τον τρόπο με τον οποίο οργανώνονται οι πληροφορίες (στην καρτέλα Οθόνη). τα δεδομένα που χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία της αναφοράς (την καρτέλα "Φίλτρα"). τις πληροφορίες κεφαλίδας και υποσέλιδου (κατά προτίμηση, την καρτέλα Κεφαλίδα / Υποσέλιδο). και την τυπογραφική επιφάνεια και το μέγεθος της εκτύπωσης που χρησιμοποιείται για μια αναφορά (καρτέλα Γραμματοσειρές & Αριθμοί).

Το παράθυρο διαλόγου Τροποποίηση αναφοράς.

Σχόλια σχετικά με μια αναφορά

Μπορείτε να προσθέσετε μια αναφορά με σχόλια (μια νέα λειτουργία στο QuickBooks 2015). Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί Σχόλιο σχετικά με την αναφορά. Όταν το QuickBooks εμφανίζει τον πίνακα "Σχόλια" στο κάτω μέρος του παραθύρου αναφοράς, κάντε κλικ στο κουμπί δίπλα από την τιμή αναφοράς που θέλετε να σχολιάσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στον πίνακα "Σχόλια" για να πληκτρολογήσετε τις παρατηρήσεις σας.

Για να αποθηκεύσετε τα σχόλιά σας, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση στον πίνακα Σχόλια. Για να αποθηκεύσετε την αναφορά σας και όλα τα σχόλια που προσθέσατε, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση στην επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου αναφοράς. Για να μεταβείτε αργότερα σε αυτές τις αποθηκευμένες αναφορές, επιλέξτε Αναφορές → Αναφορές σχολίων. Λάβετε υπόψη ότι μπορείτε επίσης να εκτυπώσετε και να στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια αναφορά σχολιασμένων με σχόλια χρησιμοποιώντας τα κουμπιά εκτύπωσης και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που εμφανίζονται στο επάνω αριστερό μέρος του παραθύρου αναφοράς.

Το παράθυρο αναφοράς με το πλαίσιο Σχόλια που εμφανίζει.

Κοινόχρηστα πρότυπα

Εάν εργάζεστε σε περιβάλλον QuickBooks πολλαπλών χρηστών και δημιουργείτε μια προσαρμοσμένη αναφορά, μπορείτε να μοιραστείτε αυτήν την αναφορά με άλλους χρήστες. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση προτύπου. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου "Πρότυπο κοινής χρήσης", ονομάστε και περιγράψτε την κοινή αναφορά χρησιμοποιώντας τα πλαίσια κειμένου "Αναφορά τίτλου" και "Περιγραφή". Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση.

Απομνημόνευση

Εάν κάνετε αναπαραγωγή με τα υπόλοιπα κουμπιά, μπορείτε να αποθηκεύσετε τυχόν προσαρμοσμένες προδιαγραφές αναφοράς που δημιουργείτε. Απλά κάντε κλικ στο κουμπί Απομνημόνευση.Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αναφοράς, το οποίο σας ζητά να δώσετε ένα όνομα για την προσαρμοσμένη αναφορά και να αντιστοιχίσετε την απομνημονευμένη αναφορά σε μια ομάδα αναφορών.

Αφού ονομάσετε και αντιστοιχίσετε την προσαρμοσμένη αναφορά, το QuickBooks το εμφανίζει κάθε φορά που επιλέγετε Αναφορές → αποθηκευμένες αναφορές και στη συνέχεια κάντε κλικ στην ομάδα αναφορών. Μπορείτε επίσης να αποκτήσετε πρόσβαση σε αποθηκευμένες αναφορές από την κορυφή της οθόνης του Κέντρου Αναφορών. Κάθε φορά που θέλετε να χρησιμοποιήσετε την ειδική αναφορά σας, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να το επιλέξετε από τη λίστα και να κάνετε κλικ στο κουμπί Αναφορά.

Τα QuickBooks απομνημονεύουν τον προσανατολισμό της εκτύπωσης με την αναφορά, οπότε αν ο προσανατολισμός της εκτύπωσης δεν είναι ο τρόπος που θέλετε για την αναφορά, θα πρέπει πρώτα να την αλλάξετε επιλέγοντας Αρχείο → Ρύθμιση εκτυπωτή. Επιλέξτε τον προσανατολισμό που θέλετε να απομνημονεύσετε, κάντε κλικ στο κουμπί OK και έπειτα απομνημονεύστε την αναφορά.

Αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Αν κάνετε κλικ στο κουμπί E-Mail, το QuickBooks εμφανίζει μια αναπτυσσόμενη λίστα εντολών που σας επιτρέπει να στείλετε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είτε σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel είτε σε μια έκδοση PDF της αναφοράς σε κάποιον άλλο. Όταν επιλέγετε μία από τις εντολές που δηλώνετε ότι θέλετε να στείλετε μήνυμα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μια αναφορά, τι κάνει το QuickBooks εξαρτάται από το αν το QuickBooks βλέπει ότι έχετε ήδη δημιουργήσει και εγκαταστήσει ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Αν το QuickBooks δεν βλέπει κάποιο τέτοιο πρόγραμμα, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία πληροφοριών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν το QuickBooks βλέπει ένα τέτοιο πρόγραμμα, το QuickBooks ξεκινάει το πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και προσθέτει την αναφορά ως συνημμένο σε ένα νέο μήνυμα.

Εξαγωγή

Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Excel και επιλέξετε Δημιουργία νέου φύλλου εργασίας από το αναπτυσσόμενο μενού, το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Αποστολή αναφοράς στο Excel. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το παράθυρο διαλόγου για να δημιουργήσετε μια αναφορά Excel που περιέχει τις ίδιες πληροφορίες με αυτές που εμφανίζονται στην αναφορά. Επιλέξτε το κουμπί επιλογής Δημιουργία νέου φύλλου εργασίας για να δημιουργήσετε ένα νέο βιβλίο εργασίας του Excel με τις πληροφορίες αναφοράς και το κουμπί επιλογής Ενημέρωση υπάρχοντος φύλλου εργασίας για να προσθέσετε την αναφορά σε ένα υπάρχον βιβλίο εργασίας του Excel.

Το παράθυρο διαλόγου Αποστολή αναφοράς στο Excel.

Μπορείτε επίσης να αποκτήσετε φαντασία εξάγοντας ένα αρχείο CSV (διαχωρισμένο με κόμματα) (αυτά τα αρχεία μπορούν να ανοίξουν από άλλα προγράμματα ηλεκτρονικού υπολογιστικού φύλλου και από προγράμματα βάσεων δεδομένων) σε ένα συγκεκριμένο αρχείο του βιβλίου εργασίας του Excel και κάνοντας κλικ στο κουμπί " ένα άλλο παράθυρο διαλόγου που σας επιτρέπει να ελέγχετε τον τρόπο μορφοποίησης των εξαγόμενων πληροφοριών.

Μια φιλική πρόταση, ίσως; Μπορείτε να πειραματιστείτε με όλες τις ειδικές επιλογές εξαγωγής. Απλά θυμηθείτε ότι αφού εξαγάγετε μια αναφορά QuickBooks σε ένα νέο, κενό βιβλίο εργασίας του Excel, μπορείτε επίσης να κάνετε οποιαδήποτε από αυτά τα φανταχτερά πράγματα - ειδική μορφοποίηση και ούτω καθεξής - εκεί.

Τα άλλα κουμπιά και κουτάκια

Αν θέλετε να δείτε πώς λειτουργεί το στοιχείο Hide Header, Collapse, and Dates, απλώς ζυγίστε γύρω. Δεν μπορείτε να βλάψετε τίποτα.

Αν αλλάξετε τις ημερομηνίες αναφοράς, κάντε κλικ στο κουμπί Ανανέωση για να ενημερώσετε την αναφορά. Για να ορίσετε τις επιλογές ανανέωσης για αναφορές, επιλέξτε Επεξεργασία → Προτιμήσεις. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο Αναφορές & γραφήματα στη λίστα στα αριστερά και κάντε κλικ στην καρτέλα Οι προτιμήσεις μου, αν είναι απαραίτητο. Κάντε κλικ σε μία από τις επιλογές Αναφορές και γραφήματα και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK.