Πώς να αντιμετωπίσετε το QuickBooks 2012 Pre-Setup Jitters - dummies

Μετά την εγκατάσταση του QuickBooks 2012, εκτελείτε έναν οδηγό επί της οθόνης για να ρυθμίσετε τα βιβλία QuickBook για τη λογιστική της επιχείρησής σας. Έξυπνα, αυτός ο οδηγός επί της οθόνης ονομάζεται Ρύθμιση QuickBooks.

Προετοιμασία για την εγκατάσταση του QuickBooks 2012

Κατά την εκτέλεση του QuickBooks Setup, παρέχετε αρκετές πληροφορίες στο QuickBooks. Ως πρακτικό ζήτημα, η ρύθμιση και η εκκαθάριση μετά τη ρύθμιση απαιτούν να έχετε τα εξής:

• Ακριβείς οικονομικές καταστάσεις από την ημερομηνία μετατροπής σε QuickBooks

• Λεπτομερή αρχεία πληρωτέων λογαριασμών, εισπρακτέων λογαριασμών, αποθεμάτων και παγίων στοιχείων

• Πλήρης ή σχεδόν πλήρης κατάλογος υπαλλήλων (εάν αγοράζετε και πουλάτε απόθεμα)

Θέλετε να πάρετε όλα αυτά τα πράγματα μαζί πριν ξεκινήσετε την εγκατάσταση του QuickBooks γιατί (ανάλογα με το πώς θα πάτε για τη ρύθμιση των QuickBooks) μπορεί να σας ζητηθεί αυτά τα στοιχεία ως μέρος της ρύθμισης. Μην προσπαθήστε να περιπλανηθείτε, αναζητώντας ένα συγκεκριμένο κομμάτι δεδομένων ενώ εκτελείτε τη ρύθμιση. συλλογή των δεδομένων αυτών μπροστά. Στη συνέχεια, στοιβάζετε όλα τα απαραίτητα χαρτιά στο γραφείο σας δίπλα στον υπολογιστή σας.

Θα κάνετε πολλές λογιστικές αποφάσεις καθώς περνάτε από το QuickBooks Setup. Για παράδειγμα, ενδέχεται να σας ζητηθεί να αποφασίσετε αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα σύστημα πληρωτέων λογαριασμών. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη ρύθμιση για να ενημερώσετε το QuickBooks εάν θέλετε να στέλνετε μηνιαίες δηλώσεις πελατών.

Μπορεί επίσης να σας ρωτήσω αν θέλετε να ετοιμάσετε εκτιμήσεις για τους πελάτες. Και μπορείτε επίσης να ρωτήσετε αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τάξεις για να παρακολουθείτε περαιτέρω το εισόδημά σας και τις δαπάνες σας.

Γενικά, όταν σας ζητηθεί κάποια από τις λογιστικές ερωτήσεις, μπορείτε απλά να αποδεχτείτε την προεπιλεγμένη απάντηση. Ωστόσο, απαιτείται από το νόμο να είστε συνεπείς στη λογιστική σας για φορολογικούς σκοπούς. Εάν θέλετε να αλλάξετε τη λογιστική σας - τεχνικά αποκαλούμενη αλλαγή της λογιστικής μεθόδου από την υπηρεσία εσωτερικών εσόδων - πρέπει να ζητήσετε άδεια για να κάνετε την αλλαγή από το IRS.

Να είστε προειδοποιημένοι: Το IRS επιμένει να είστε συνεπείς στη λογιστική σας. Εάν αντιμετωπίζετε συγκεκριμένα εισοδήματα ή έξοδα με κάποιο τρόπο, το IRS λέει: "Γεια σου, μάγκα, πρέπει να συνεχίσεις να τα μεταχειρίζεσαι έτσι αν δεν πάρεις την άδεια από εμάς να αλλάξουμε. "

Μια τελευταία σημείωση: Θα πρέπει να έχετε την φορολογική σας επιστολή από το προηγούμενο έτος βολικό επειδή παρέχει τις πληροφορίες που χρειάζεστε για τη λειτουργία του QuickBooks Setup. Για παράδειγμα, η φορολογική δήλωση του περασμένου έτους παρέχει τον αναγνωριστικό αριθμό του φορολογούμενου σας, το νόμιμο όνομα της επιχείρησής σας και τον τρόπο σας λογιστικής.

Τι συμβαίνει κατά τη διάρκεια της εγκατάστασης του QuickBooks 2012

Καθώς περνάτε από την εγκατάσταση, συνεργάζεστε με το QuickBooks για να ρυθμίσετε τις προτιμήσεις του QuickBooks (οι οποίες καθορίζουν τον τρόπο λειτουργίας του QuickBooks και ποιες λειτουργίες είναι αρχικά διαθέσιμες) και να ρυθμίσετε ένα γράφημα τους λογαριασμούς και τους τραπεζικούς λογαριασμούς σας.

Ο λογαριασμός , ακριβώς έτσι γνωρίζετε, προσδιορίζει εκείνους τους λογαριασμούς εσόδων, εξόδων, περιουσιακών στοιχείων, υποχρεώσεων και ιδίων κεφαλαίων που εμφανίζονται στις οικονομικές καταστάσεις σας.

Αφού ολοκληρώσετε την εγκατάσταση του QuickBooks, είστε έτοιμοι να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε το QuickBooks. Στην πραγματικότητα, σε ένα τσίμπημα, θα μπορούσατε (μετά την εγκατάσταση QuickBooks) limp μαζί με QuickBooks.

Σημαντικό σημείο διευκρίνισης: Ίσως νομίζετε ότι θα πρέπει να είστε έτοιμοι να rock και roll μετά την εγκατάσταση του QuickBooks και την εκτέλεση του setup. Ωστόσο, έχετε δύο ακόμα εργασίες που πρέπει να ολοκληρώσετε μετά τη ρύθμιση του QuickBooks: προσδιορίστε την αρχική ισορροπία δοκιμών και ολοκληρώστε τη φόρτωση των κύριων αρχείων κλειδιών.

Το δοκιμαστικό υπόλοιπο προσδιορίζει τους ετήσιους αριθμούς εσόδων και εξόδων σας. και τα στοιχεία του ενεργητικού, του παθητικού και του μετοχικού κεφαλαίου κατά την ημερομηνία μετατροπής. Τα κύρια αρχεία αποθηκεύουν τις πληροφορίες που χρησιμοποιείτε επανειλημμένα για πελάτες, προμηθευτές, υπαλλήλους και αντικείμενα απογραφής. Για παράδειγμα, το κύριο αρχείο πελάτη αποθηκεύει το όνομα και τη διεύθυνση του πελάτη, τον αριθμό τηλεφώνου και το άτομο επαφής.