Πώς να προσαρμόσετε μια φόρμα τιμολογίου στο QuickBooks 2011 - dummies

Το QuickBooks 2011 σας επιτρέπει να επιλέξετε τη φόρμα τιμολογίου που ταιριάζει καλύτερα με την επιχείρησή σας. Για να επιλέξετε μια φόρμα τιμολογίου στο QuickBooks, επιλέξτε Πελάτες → Δημιουργία τιμολογίων. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων, χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Πρότυπο, η οποία εμφανίζεται στο επάνω δεξιά μέρος του παραθύρου, για να επιλέξετε τη φόρμα τιμολογίου που θέλετε.

Αν και μπορείτε να επιλέξετε ένα προκαθορισμένο πρότυπο φόρμας τιμολογίου για τα τιμολόγιά σας, το QuickBooks σας προσφέρει μεγαλύτερη ευελιξία από αυτό. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα πρότυπα φόρμας τιμολογίων για να σχεδιάσετε ένα τιμολόγιο που να φαίνεται ακριβώς όπως θέλετε.

Επιλογή προτύπου για προσαρμογή

Για να επιλέξετε ένα πρότυπο για προσαρμογή, κάντε κλικ στο κουμπί Προσαρμογή στο παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων. Στη συνέχεια, έχετε δύο επιλογές:

• Μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Δημιουργία νέου σχεδιασμού για να μεταβείτε σε μια τοποθεσία Web που σας οδηγεί σε μια πλήρη συνεδρία σχεδίασης γραφικών για τη φόρμα τιμολογίου.

• Μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Προσαρμογή διάταξης δεδομένων για να αποκτήσετε πρόσβαση σε παράθυρα διαλόγου που σας επιτρέπουν να κάνετε μικρές αλλαγές στη φόρμα τιμολογίου.

Μπορεί να χρειαστεί να μεγιστοποιήσετε το παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων για να δείτε το κουμπί βασικής προσαρμογής.

Για να προσδιορίσετε το πρότυπο φόρμας τιμολόγησης που θέλετε να προσαρμόσετε, κάντε κλικ στο κουμπί Διαχείριση προτύπων και στη συνέχεια, όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Διαχείριση προτύπων, επιλέξτε το πρότυπο τιμολογίου που θέλετε να προσαρμόσετε.

Προσαρμογές εύκολης τιμολόγησης

Το παράθυρο διαλόγου Basic Customization (Βασική προσαρμογή) σας παρέχει πολλές επιλογές εύκολης προσαρμογής τιμολογίων. Καθώς κάνετε αυτές τις προσαρμογές, το πλαίσιο προεπισκόπησης στο δεξιό μισό του πλαισίου διαλόγου Βασικές προσαρμογές εμφανίζει τις αλλαγές σας.

Λογότυπο, παρακαλώ

Για να προσθέσετε ένα λογότυπο στα τιμολόγιά σας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Χρήση λογότυπου. Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Επιλογή εικόνας. χρησιμοποιήστε το για να επιλέξετε το αρχείο γραφικών εικόνων που εμφανίζει το λογότυπό σας.

Χρωματίζετε όμορφα

Για να προσθέσετε χρώμα στα τιμολόγιά σας, επιλέξτε το σχέδιο χρωμάτων που θέλετε να χρησιμοποιήσετε από την αναπτυσσόμενη λίστα Επιλογή χρώματος και έπειτα κάντε κλικ στο κουμπί Εφαρμογή χρώματος.

Ανοίγοντας γραμματοσειρές τιμολογίων

Μπορείτε να επιλέξετε τη γραμματοσειρά που χρησιμοποιεί το QuickBooks για τα κομμάτια του κειμένου που εμφανίζονται σε ένα τιμολόγιο. Απλά επιλέξτε το κομμάτι του κειμένου που θέλετε από το πλαίσιο Αλλαγή γραμματοσειράς για και κάντε κλικ στο κουμπί Αλλαγή γραμματοσειράς.Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου "Παράδειγμα". Χρησιμοποιήστε τα πλαίσια γραμματοσειράς, στυλ γραμματοσειράς και μεγέθους για να ορίσετε ποιο θα πρέπει να είναι το επιλεγμένο κομμάτι κειμένου.

Καθορισμός στοιχείων εταιρείας και συναλλαγών

Οι επιλογές πληροφοριών της εταιρείας και της συναλλαγής σας επιτρέπουν να αναφέρετε τις πληροφορίες που θα πρέπει να εμφανίζονται στο πρότυπο φόρμας.

Αν χρειαστεί να αλλάξετε κάποιες πληροφορίες επιχείρησης, κάντε κλικ στο κουμπί Ενημέρωση πληροφοριών. Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Πληροφορίες επιχείρησης, το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να επεξεργαστείτε ή να ενημερώσετε το όνομα της εταιρείας σας, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου κ.ο.κ.

Επιπρόσθετες επιλογές προσαρμογής

Εάν δεν μπορείτε να δημιουργήσετε τιμολόγια που να φαίνονται ακριβώς όπως θέλετε χρησιμοποιώντας τις διαθέσιμες επιλογές στο παράθυρο Βασικής προσαρμογής, το επόμενο βήμα είναι να κάνετε κλικ στο κουμπί Επιπρόσθετη προσαρμογή. Αυτό το πλαίσιο διαλόγου σας δίνει μεγαλύτερο έλεγχο τόσο στις πληροφορίες που εμφανίζονται στα τιμολόγιά σας όσο και στον τρόπο εκτύπωσης των τιμολογίων.

Μπορείτε να επαναφέρετε όλες τις προσαρμοσμένες ρυθμίσεις τιμολογίου στην προεπιλεγμένη τους κατάσταση κάνοντας κλικ στο κουμπί Προεπιλογή. Όταν το κάνετε αυτό, όμως, καταργείτε τυχόν αλλαγές ή προσαρμογές που έχετε κάνει.