Πώς να δημιουργήσετε μια εντολή αγοράς στο QuickBooks 2014 - ανδρείκελα

Μια εντολή αγοράς εξυπηρετεί έναν απλό σκοπό: Λέει σε έναν προμηθευτή ότι θέλετε να αγοράσετε κάποιο στοιχείο. Στην πραγματικότητα, μια εντολή αγοράς είναι μια σύμβαση αγοράς. Για να χρησιμοποιήσετε τα βιβλία QuickBooks για να δημιουργήσετε εντολές αγοράς, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Πείτε στο QuickBooks που θέλετε να δημιουργήσετε μια εντολή αγοράς επιλέγοντας Προμηθευτές → Δημιουργία παραγγελιών αγοράς.

   Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο που εμφανίζεται.

   

   Αν το μενού Προμηθευτές δεν παρέχει μια εντολή Δημιουργία παραγγελιών αγοράς, το QuickBooks δεν γνωρίζει ότι θέλετε να δημιουργήσετε εντολές αγοράς.

2. Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Πωλητής για να εντοπίσετε τον προμηθευτή από τον οποίο θέλετε να αγοράσετε το στοιχείο.

   Η αναπτυσσόμενη λίστα Πωλητής αναγράφει κάθε έναν από τους προμηθευτές στη λίστα προμηθευτών σας.

3. (Προαιρετικό) Ταξινόμηση της αγοράς, χρησιμοποιώντας την αναπτυσσόμενη λίστα Κλάση.

   Σημειώστε ότι δεν βλέπετε αναπτυσσόμενη λίστα Class εκτός αν έχετε ενεργοποιήσει την παρακολούθηση κλάσης.

4. (Προαιρετικό) Επιλέξτε μια διαφορετική διεύθυνση Ship to από την αναπτυσσόμενη λίστα Ship To στην επάνω δεξιά γωνία.

   Η αναπτυσσόμενη λίστα Ship To εμφανίζει μια λίστα με όλους τους πελάτες, τους πωλητές και τους υπαλλήλους σας. Αλλάζετε τη διεύθυνση Ship to, επιλέγοντας ένα από αυτά τα άλλα ονόματα. Αφού επιλέξετε μια καταχώρηση από τη λίστα Ναυτιλία σε, το QuickBooks συμπληρώνει το πλαίσιο "Αποστολή προς διεύθυνση" με τις κατάλληλες πληροφορίες.

   Οι καρτέλες "Δημιουργία παραγγελιών" (Main Purchase Orders), οι καρτέλες "Μορφοποίηση" και "Αναφορές" παρέχουν ορισμένα τυποποιημένα και ελπίζω γνωστά κουμπιά και κουτιά: Προηγούμενη, Επόμενη, Νέα κ.ο.κ.

5. Επιβεβαιώστε την ημερομηνία παραγγελίας αγοράς.

   Αρχικά, το QuickBooks τοποθετεί την τρέχουσα ημερομηνία συστήματος στο πλαίσιο Ημερομηνία. Θα πρέπει, ωστόσο, να επιβεβαιώσετε ότι η ημερομηνία που εισάγει το QuickBooks ως ημερομηνία παραγγελίας είναι σωστή. Αυτή είναι η ημερομηνία της σύμβασης. Συχνά, η ημερομηνία καθορίζει συμβατικούς όρους, όπως τον αριθμό των ημερών εντός των οποίων πρέπει να σταλεί το στοιχείο.

6. Επιβεβαιώστε τον αριθμό της παραγγελίας.

   Ο αριθμός της παραγγελίας αγοράς, ή ο αριθμός P.O., προσδιορίζει με μοναδικό τρόπο το έγγραφο παραγγελίας. Το QuickBooks προσδιορίζει διαδοχικά τις παραγγελίες αγοράς για εσάς και τοποθετεί τον κατάλληλο αριθμό στο πλαίσιο P.O. No.. Η εικασία που κάνει το QuickBooks σχετικά με τον σωστό αριθμό παραγγελίας είναι συνήθως σωστή. Εάν δεν είναι σωστό, μπορείτε να εισαγάγετε έναν αριθμό αντικατάστασης.

7. Επιβεβαιώστε τον προμηθευτή και τις πληροφορίες πλοήγησης.

   Το μπλοκ προμηθευτών και το μπλοκ πλοίου για να προσδιορίσετε τον πωλητή από τον οποίο αγοράζετε το στοιχείο και τη διεύθυνση στην οποία θέλετε ο πωλητής να αποστείλει την αποστολή. Αυτές οι πληροφορίες θα πρέπει να είναι σωστές αν η λίστα προμηθευτών σας είναι ενημερωμένη και έχετε χρησιμοποιήσει σωστά την αναπτυσσόμενη λίστα Ship To για να προσδιορίσετε, αν είναι απαραίτητο, μια εναλλακτική διεύθυνση Ship to.

   Ωστόσο, επιβεβαιώστε ότι οι πληροφορίες που εμφανίζονται σε αυτά τα δύο μπλοκ διευθύνσεων είναι σωστές. Αν οι πληροφορίες δεν είναι σωστές, βεβαιωθείτε ότι το διορθώσετε. Μπορείτε να επεξεργαστείτε τις πληροφορίες μπλοκ διευθύνσεων επιλέγοντας τις λανθασμένες πληροφορίες και στη συνέχεια ανατυπώνοντας ό, τι πρέπει να εμφανίζεται.

8. Περιγράψτε κάθε στοιχείο που θέλετε να παραγγείλετε.

   Χρησιμοποιείτε τις στήλες του παραθύρου Δημιουργία παραγγελιών αγοράς για να περιγράψετε λεπτομερώς κάθε στοιχείο που θέλετε να παραγγείλετε ως μέρος της αγοράς. Κάθε στοιχείο πηγαίνει στη δική του σειρά. Για να περιγράψετε ένα στοιχείο που θέλετε να αγοράσετε από τον προμηθευτή, παρέχετε τα παρακάτω bits των πληροφοριών:

   • Στοιχείο: Η στήλη Στοιχείο είναι όπου καταγράφετε τον μοναδικό αριθμό στοιχείου για το στοιχείο που θέλετε να αγοράσετε. Θυμηθείτε ότι τα στοιχεία πρέπει να εισαχθούν ή να περιγραφούν στη λίστα στοιχείων. Το κύριο πράγμα που πρέπει να γνωρίζετε για τη λίστα στοιχείων είναι ότι οτιδήποτε θέλετε να εμφανίσετε στο τιμολόγιο - ή, για παράδειγμα, σε μια εντολή αγοράς - πρέπει να περιγραφεί στο αρχείο στοιχείων.

   • Περιγραφή: Στη στήλη Περιγραφή, περιγράφεται το στοιχείο που επιλέγετε. Μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε το πεδίο Περιγραφή έτσι ώστε να έχει νόημα στους πελάτες ή τους πωλητές.

   • Ποσότητα: Η στήλη "Ποσότητα" καθορίζει την ποσότητα του αντικειμένου που θέλετε. Προφανώς, εισάγετε τον αριθμό των στοιχείων που θέλετε σε αυτό το πεδίο.

   • Rate: Η στήλη Rate καθορίζει την τιμή ανά μονάδα ή την τιμή ανά μονάδα για το στοιχείο. Σημειώστε ότι το QuickBooks χρησιμοποιεί διαφορετικές ετικέτες για αυτήν τη στήλη, ανάλογα με τον τύπο επιχείρησης που έχετε ορίσει.

   • Πελάτης: Η στήλη Πελάτη προσδιορίζει τον πελάτη για τον οποίο αγοράζεται το στοιχείο.

   • Ποσό: Η στήλη Ποσό δείχνει το σύνολο δαπανών για το στοιχείο. Το QuickBooks υπολογίζει το ποσό για σας πολλαπλασιάζοντας την ποσότητα με το επιτόκιο (ή την τιμή). Μπορείτε να επεξεργαστείτε το ποσό της στήλης. Σε αυτήν την περίπτωση, το QuickBooks ρυθμίζει την τιμή (ή την τιμή) έτσι ώστε το ποσοστό των ποσοστών φορές να είναι πάντα ίσο με το ποσό.

   • Κλάση: Στη στήλη Κλάση, ταξινομείτε τα στοιχεία της παραγγελίας αγοράς σε επίπεδο στοιχείου και όχι στο επίπεδο της εντολής αγοράς. Σημειώστε ότι δεν θα δείτε αυτήν τη στήλη εκτός αν έχετε ενεργοποιήσει την παρακολούθηση κλάσης.

   Εισάγετε μια περιγραφή κάθε στοιχείου που θα πρέπει να συμπεριληφθεί στην παραγγελία αγοράς. Αυτό σημαίνει, για παράδειγμα, ότι εάν θέλετε να παραγγείλετε έξι στοιχεία από έναν προμηθευτή, η εντολή αγοράς σας πρέπει να περιλαμβάνει έξι γραμμές πληροφοριών.

9. Εκτυπώστε την εντολή αγοράς.

   Ο σκοπός της καταγραφής μιας εντολής αγοράς στο QuickBooks είναι να δημιουργηθεί μια επίσημη εγγραφή μιας αγοράς. Σχεδόν πάντα θέλετε να μεταδώσετε αυτήν την εντολή αγοράς στον πωλητή. Η εντολή αγοράς δηλώνει στον πωλητή τι ακριβώς θέλετε να αγοράσετε και την τιμή που είστε διατεθειμένος να πληρώσετε.

   Για να εκτυπώσετε την παραγγελία, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση. Μπορείτε επίσης να εκτυπώσετε τις παραγγελίες αγοράς σε μια παρτίδα αργότερα αν επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Εκτύπωση αργότερα (διαθέσιμο στην καρτέλα Κύρια) όταν δημιουργείτε εντολές αγοράς, αποθηκεύετε όλες τις παραγγελίες αγοράς που θέλετε να εκτυπώσετε αργότερα και, στη συνέχεια, επιλέξτε το αρχείο -> Έντυπα εκτύπωσης → Εντολή αγοράς παραγγελιών.

10. Αποθηκεύστε την παραγγελία αγοράς.

    Για να αποθηκεύσετε την παραγγελία σας, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο ή στο κουμπί Αποθήκευση & Νέα.Αν κάνετε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Νέα, το QuickBooks αποθηκεύει αυτή την εντολή αγοράς και εκ νέου προβάλλει μια κενή έκδοση του παραθύρου Δημιουργία παραγγελιών αγοράς, ώστε να μπορείτε να καταγράψετε μια άλλη εντολή αγοράς.