Πώς να δημιουργήσετε μια εντολή αγοράς στο QuickBooks 2010 - dummies

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το QuickBooks για να δημιουργήσετε μια παραγγελία αγοράς για την επιχείρησή σας. Μια εντολή αγοράς λέει σε έναν προμηθευτή ότι θέλετε να αγοράσετε κάποιο στοιχείο. Στην πραγματικότητα, μια εντολή αγοράς είναι μια σύμβαση αγοράς.

1Επιλέξτε προμηθευτές → Δημιουργία παραγγελιών αγοράς.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Δημιουργία παραγγελιών αγοράς.

2 Από την αναπτυσσόμενη λίστα Προμηθευτής, επιλέξτε τον προμηθευτή από τον οποίο θέλετε να αγοράσετε το στοιχείο.

Η αναπτυσσόμενη λίστα Πωλητής περιλαμβάνει όλους τους προμηθευτές στη λίστα προμηθευτών σας.

3 (Προαιρετικό) Ταξινόμηση της αγοράς χρησιμοποιώντας την αναπτυσσόμενη λίστα Κλάση.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τάξεις για να καθορίσετε ποιο τμήμα της επιχείρησής σας αφορά η αγορά.

4 (Προαιρετικό) Αλλαγή της διεύθυνσης επιλέγοντας ένα όνομα από την αναπτυσσόμενη λίστα Ship To.

Η αναπτυσσόμενη λίστα Ship To εμφανίζει μια λίστα με όλους τους πελάτες, τους πωλητές και τους υπαλλήλους σας. Αφού επιλέξετε μια καταχώρηση από τη λίστα Ναυτιλία σε, το QuickBooks συμπληρώνει το πλαίσιο "Αποστολή προς διεύθυνση" με τις κατάλληλες πληροφορίες.

5Επιβεβαιώστε την ημερομηνία παραγγελίας αγοράς.

Αρχικά, το QuickBooks βάζει την τρέχουσα ημερομηνία συστήματος στο πλαίσιο Ημερομηνία. Θα πρέπει, ωστόσο, να επιβεβαιώσετε ότι η ημερομηνία εισαγωγής του QuickBooks καθώς η ημερομηνία παραγγελίας αγοράς είναι σωστή.

6Επιβεβαιώστε τον αριθμό της παραγγελίας.

Η εντολή αγοράς ή ο αριθμός P. O. προσδιορίζει με μοναδικό τρόπο το έγγραφο παραγγελίας. Το QuickBooks προσδιορίζει διαδοχικά τις παραγγελίες αγοράς για εσάς και τοποθετεί τον κατάλληλο αριθμό στο πλαίσιο P.O. No. Η εικασία που κάνει το QuickBooks σχετικά με τον σωστό αριθμό παραγγελίας είναι συνήθως σωστή. Εάν δεν είναι σωστό, μπορείτε να εισαγάγετε έναν αριθμό αντικατάστασης.

7Επιβεβαιώστε τον πωλητή και στείλτε τις πληροφορίες.

Το μπλοκ προμηθευτών και το μπλοκ πλοίου για να προσδιορίσετε τον πωλητή από τον οποίο αγοράζετε το στοιχείο και τη διεύθυνση στην οποία θέλετε ο πωλητής να αποστείλει την αποστολή. Αν οι πληροφορίες δεν είναι σωστές, βεβαιωθείτε ότι το διορθώσετε. Μπορείτε να επεξεργαστείτε τις πληροφορίες μπλοκ διευθύνσεων επιλέγοντας τις λανθασμένες πληροφορίες και στη συνέχεια επαναφέροντας οτιδήποτε πρέπει να εμφανίζεται.

8Στην στήλη "Στοιχείο", καταγράψτε τον μοναδικό αριθμό στοιχείου για το στοιχείο που θέλετε να αγοράσετε.

Να θυμάστε ότι τα στοιχεία πρέπει να εισαχθούν ή να περιγραφούν στη Λίστα στοιχείων. Το κύριο πράγμα που πρέπει να γνωρίζετε για τον κατάλογο στοιχείων είναι ότι οτιδήποτε θέλετε να εμφανίσετε στο τιμολόγιο - ή, για παράδειγμα, σε μια εντολή αγοράς - πρέπει να περιγράφεται στο αρχείο στοιχείων.

9Στην στήλη Περιγραφή, εισαγάγετε μερικές λεπτομέρειες σχετικά με το στοιχείο που επιλέγετε.

Μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε το πεδίο Περιγραφή έτσι ώστε να έχει νόημα στους πελάτες ή τους πωλητές.

10Εισαγάγετε την ποσότητα του στοιχείου που θέλετε στη στήλη "Ποσότητα".

Προφανώς, εισάγετε τον αριθμό του συγκεκριμένου στοιχείου που θέλετε.

11Στην στήλη "Τιμή", εισάγετε την τιμή ανά μονάδα ή την τιμή ανά μονάδα για το στοιχείο.

Το QuickBooks χρησιμοποιεί διαφορετικές ετικέτες για αυτήν τη στήλη, ανάλογα με τον τύπο επιχείρησης που έχετε ρυθμίσει.

12Επιλέξτε το όνομα του πελάτη στη στήλη Πελατών.

Σε αυτήν τη φόρμα, ο πελάτης είναι το πρόσωπο για το οποίο αγοράζεται το στοιχείο.

13 (Προαιρετικό) Στη στήλη "Ποσό", προσαρμόστε το σύνολο δαπανών για το στοιχείο.

Το QuickBooks υπολογίζει την τιμή του ποσού για εσάς πολλαπλασιάζοντας την ποσότητα με το ρυθμό (ή την τιμή). Εάν προσαρμόσετε αυτό το σύνολο, το QuickBooks ρυθμίζει την τιμή (ή την τιμή) έτσι ώστε ο ρυθμός ποσότητας φορές να είναι πάντα ίσος με το ποσό.

14Στη στήλη Κλάση, ταξινομήστε τα στοιχεία της παραγγελίας αγοράς σε επίπεδο στοιχείου και όχι στο επίπεδο της εντολής αγοράς.

Εισάγετε μια περιγραφή κάθε στοιχείου που πρέπει να συμπεριληφθεί στην παραγγελία αγοράς. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να παραγγείλετε έξι στοιχεία από έναν προμηθευτή, η παραγγελία αγοράς σας πρέπει να περιλαμβάνει έξι γραμμές πληροφοριών.

15Κάντε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση για να εκτυπώσετε την παραγγελία.

Μπορείτε επίσης να εκτυπώσετε εντολές αγοράς αργότερα σε μια παρτίδα. για να το κάνετε αυτό, αποθηκεύστε όλες τις παραγγελίες αγοράς που θέλετε να δημιουργήσετε και στη συνέχεια επιλέξτε Αρχείο → Εκτύπωση Έντυπα → Εντολές Αγοράς.

16Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο ή στο κουμπί Αποθήκευση & Νέο.

Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Νέα, το QuickBooks αποθηκεύει αυτή την εντολή αγοράς και εκ νέου προβάλλει μια κενή έκδοση του παραθύρου Δημιουργία παραγγελιών αγοράς, ώστε να μπορείτε να εγγράψετε μια άλλη εντολή αγοράς.