Πώς να δημιουργήσετε νέα γρήγορα βήματα στο Outlook 2016 - dummies

Εκτός από τα έξι Quick Steps που εμφανίζονται στο πλαίσιο Quick Step κατά την πρώτη εγκατάσταση του Outlook, έχετε ακόμα περισσότερα πρότυπα Quick Step από τα οποία μπορείτε να επιλέξετε. Για να χρησιμοποιήσετε αυτά τα πρόσθετα πρότυπα γρήγορου βήματος, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Εισερχόμενα στο παράθυρο φακέλου της λειτουργικής μονάδας αλληλογραφίας (ή πατήστε Ctrl + Shift + I).

   Εμφανίζεται η λίστα εισερχόμενων μηνυμάτων.

2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα και βρείτε τη γραμμή κύλισης του κουτιού Γρήγορου βήματος (στη δεξιά πλευρά του πλαισίου Γρήγορου βήματος, έχει ένα επάνω και δύο κάτω βέλη). Κάντε κλικ στο βέλος στο κάτω μέρος (το βέλος με μια γραμμή πάνω από αυτό).

   Μια λίστα μειώνεται με δύο επιλογές στο κάτω μέρος: Νέο γρήγορο βήμα και Διαχείριση γρήγορων βημάτων.

3. Σημείο στο νέο γρήγορο βήμα.

   Εμφανίζεται μια λίστα πρόσθετων προτύπων Quick Step. Η επιλογή οποιουδήποτε από αυτά τα πρότυπα ανοίγει το παράθυρο διαλόγου First Time Setup, προσφέροντας επιλογές που ισχύουν για τον συγκεκριμένο τύπο εργασίας που επιλέξατε. Για παράδειγμα, εάν επιλέξετε Μετακίνηση σε φάκελο, το παράθυρο διαλόγου First Time Setup (Ρύθμιση πρώτης ώρας) σας ζητά να επιλέξετε ποιο φάκελο θα μεταφέρει τα μηνύματα και επίσης σας δίνει τη δυνατότητα να σημειώσετε τα μηνύματα ως αναγνωσμένα. Αυτά τα πρόσθετα πρότυπα Quick Step έχουν ως εξής:

   

   Πρόσθετα πρότυπα Quick Step από τα οποία μπορείτε να επιλέξετε.

   • Μετακίνηση σε φάκελο: Αυτό είναι ουσιαστικά το ίδιο με το Move To.

   • Ταξινόμηση & Μετακίνηση: Αυτό μετακινεί το επιλεγμένο μήνυμα σε ένα συγκεκριμένο φάκελο, επισημαίνει το μήνυμα ως αναγνωσμένο και ορίζει ένα χρώμα και ένα όνομα κατηγορίας στο μήνυμα.

   • Σημαία & Μετακίνηση: Αυτό μετακινεί το επιλεγμένο μήνυμα σε ένα συγκεκριμένο φάκελο, επισημαίνει το μήνυμα ως αναγνωσμένο και εκχωρεί μια σημαία στο μήνυμα.

   • Νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε: Ανοίγει μια φόρμα Νέου μηνύματος με το πεδίο Προς που έχει ήδη συμπληρωθεί με συγκεκριμένο παραλήπτη.

   • Προώθηση προς: Αυτό είναι ουσιαστικά το ίδιο με το To Manager.

   • Νέα σύσκεψη: Εάν στέλνετε συχνά προσκλήσεις συσκέψεων στην ίδια ομάδα ανθρώπων, χρησιμοποιήστε αυτό το γρήγορο βήμα για να ανοίξετε μια νέα φόρμα συνάντησης με το πεδίο Προς που έχει ήδη συμπληρωθεί με τους προσκεκλημένους.

   • Προσαρμοσμένο: Αυτό ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία γρήγορου βήματος για να δημιουργήσετε το δικό σας προσαρμοσμένο Quick Step.

4. Επιλέξτε ένα πρότυπο γρήγορου βήματος.

   Όπως είδατε με το Move To Quick Step, ανοίγει ένα παράθυρο διαλόγου First Time Setup.

5. Κάντε τις επιλογές σας και ονομάστε το πρότυπό σας.

   Ανάλογα με την εργασία, θα πρέπει να πείτε στο Outlook πού να μετακινήσετε ένα μήνυμα, πώς να ταξινομήσετε ένα μήνυμα, ποια σημαία να ορίσετε, σε ποιον να στείλετε ή να προωθήσετε ένα μήνυμα ή σε ποιον να στείλετε μια πρόσκληση σε σύσκεψη. Αφού εισαγάγετε αυτές τις πληροφορίες στο παράθυρο διαλόγου First Time Setup, βεβαιωθείτε ότι δώσατε επίσης σε αυτό το Quick Step ένα όνομα που θα σας βοηθήσει να θυμηθείτε τι κάνει.

6. Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

   Το παράθυρο διαλόγου Ρύθμιση πρώτης ώρας κλείνει.