Πώς να δημιουργήσετε μια εκτίμηση εργασίας στο QuickBooks 2016 - dummies

Στα QuickBooks, το κόστος εργασίας αρχίζει με μια εκτίμηση. Μια εκτίμηση είναι απλώς μια λίστα με το εκτιμώμενο κόστος που θα υποστείτε για κάποια εργασία που θα εκτελέσετε για κάποιους πελάτες. Υποθέτοντας ότι έχετε ήδη δημιουργήσει μια εργασία και είπε στα QuickBooks ότι χρησιμοποιείτε εκτιμήσεις, ακολουθούν τα βήματα που ακολουθείτε για να δημιουργήσετε μια εκτίμηση:

1. Επιλέξτε πελάτες → Δημιουργία εκτιμήσεων.

   Το QuickBooks ανοίγει μια φόρμα Δημιουργίας Εκτιμήσεων, η οποία έχει μια παράξενη ομοιότητα με τη φόρμα Δημιουργία Τιμολογίων που έχετε δει αν έχετε δουλέψει με τα QuickBooks καθόλου.

   

   Το παράθυρο Δημιουργία εκτιμήσεων.

2. Αρχίστε να γεμίζετε τα κενά.

   Επιλέξτε τον κατάλληλο Πελάτη: Εργασία από την αναπτυσσόμενη λίστα στην κορυφή της φόρμας. Το QuickBooks συμπληρώνει αυτόματα όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες - συνήθως τουλάχιστον το πλαίσιο κειμένου Όνομα / Διεύθυνσης - στη φόρμα. Στο παράδειγμα, η δουλειά είναι "Μοναδικός Σχεδιασμός για Grotto Shop", το "Μοναδικό Σχέδιο για Grotto Shop" είναι η φανταστική εργασία που η φανταστική σας λιανική επιχείρηση είχε συμφωνήσει να εκτελέσει.

   Εάν ρυθμίσατε τα QuickBooks για να παρακολουθήσετε τάξεις, η κατάλληλη αναπτυσσόμενη λίστα εμφανίζεται στο επάνω κέντρο της φόρμας. Συνεχίστε και χρησιμοποιήστε το κουτί, εάν χρειάζεται.

   Μην ξεχάσετε να αλλάξετε τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις - για παράδειγμα την ημερομηνία και την εκτίμηση #.

3. Προσθέστε τα στοιχεία γραμμής - λεπτομέρειες, λεπτομέρειες, λεπτομέρειες.

   Συμπληρώστε τις λεπτομέρειες ενός παραθύρου Δημιουργία εκτιμήσεων με τον ίδιο τρόπο που συμπληρώνετε τις λεπτομέρειες ενός παραθύρου Δημιουργία τιμολογίων.

   Ένα πεδίο που είναι μοναδικό στο παράθυρο "Δημιουργία εκτιμήσεων" είναι η σήμανση. Το πεδίο Σήμανση, το οποίο εμφανίζεται σε ορισμένες εκδόσεις του παραθύρου Δημιουργία εκτιμήσεων, προσθέτει ένα καθορισμένο ποσοστό του συνολικού τιμήματος του στοιχείου γραμμής. Ανατρέξτε στην παραπάνω εικόνα, όπου τα ποσοστά σήμανσης έχουν οριστεί ως 100%, έτσι ώστε οι τιμές στήλης Ποσό να διπλασιαστούν στη στήλη Σύνολο ή να αυξηθούν κατά 100%.

   Ωστόσο, αν η καθορισμένη σήμανση ισούται με 100 (και όχι 100%), οι τιμές που εμφανίζονται στη στήλη Σύνολο θα είναι όλες $ 100 μεγαλύτερες. Το πεδίο σήμανσης δεν εμφανίζεται σε όλες τις εκδόσεις του προτύπου Εκτιμήσεις: μόνο τα πρότυπα προσαρμοσμένης εκτίμησης και πρότασης.

   Κάθε στοιχείο γραμμής που θέλετε να συμπεριλάβετε στην εκτίμησή σας πρέπει να περιγραφεί στη λίστα στοιχείων. Λάβετε υπόψη ότι επειδή συχνά πωλείτε εργασία σε πελάτες και πελάτες χρησιμοποιώντας, εν μέρει, μια εκτίμηση, συνήθως θα θέλετε να συμπεριλάβετε πλήρεις περιγραφές των στοιχείων.

4. (Προαιρετικό) Προσθέστε τυχόν προαιρετικές πληροφορίες.

   Χρησιμοποιήστε οποιοδήποτε από τα άλλα πλαίσια που είναι διαθέσιμα στο παράθυρο Δημιουργία εκτιμήσεων για να συλλέξετε και να αποθηκεύσετε πρόσθετες πληροφορίες.Για παράδειγμα, όπως και με το παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων, μπορείτε να κάνετε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα Μήνυμα πελάτη και να επιλέξετε ή να γράψετε ένα φιλικό μήνυμα.

   Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το πεδίο Memo για να γράψετε μια σημείωση στον εαυτό σας σχετικά με την εργασία. Ή ίσως προσθέσετε κάποιες σημειώσεις σχετικά με το σενάριο που σκεφτήκατε σχετικά με το pitching στα στούντιο. Ο, τιδήποτε σας ταιριάζει.

Αν θέλετε να συμπεριλάβετε άλλα στοιχεία στο παράθυρο Δημιουργία εκτιμήσεων, μπορείτε να προσαρμόσετε το παράθυρο αυτό. Κάντε κλικ στην καρτέλα Μορφοποίηση για να εμφανιστεί η κορδέλα μορφοποίησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προσαρμογή διάταξης δεδομένων. Το QuickBooks εμφανίζει ένα παράθυρο διαλόγου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ελέγξετε ποια τμήματα πληροφοριών εμφανίζονται στην εκτίμηση.

Προτού εκτυπώσετε αυτήν την εκτίμηση, θυμηθείτε ότι οι πληροφορίες στο παράθυρο Δημιουργία εκτιμήσεων δεν είναι οι ίδιες πληροφορίες που εμφανίζονται στη γραπτή εκτίμηση. Για να δείτε πώς φαίνεται η εκτυπωμένη έκδοση, κάντε κλικ στο κάτω βέλος κάτω από το κουμπί Εκτύπωση στο παράθυρο Δημιουργία εκτιμήσεων και επιλέξτε Προεπισκόπηση από την αναπτυσσόμενη λίστα. Το αποτέλεσμα είναι μια εικόνα σε πλήρη σελίδα, συρρικνωμένη για να ταιριάζει στην οθόνη.

Αν δεν έχετε αποθηκεύσει ακόμη την εκτίμησή σας, προχωρήστε και κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Νέα ή στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο.

Για να εξετάσετε πιο προσεκτικά την εκτίμηση (ή οποιαδήποτε φόρμα QuickBooks στην οθόνη), κάντε κλικ στο κουμπί Μεγέθυνση στο πάνω μέρος της οθόνης προεπισκόπησης εκτύπωσης ή μετακινήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω στην εικόνα. Όταν ο κέρσορας μοιάζει με μεγεθυντικό φακό με ένα σύμβολο συν (+), κάντε κλικ στο αριστερό πλήκτρο του ποντικιού. Επειδή μπορείτε να δείτε μόνο μέρος της προεπισκόπησης με αυτόν τον τρόπο, χρησιμοποιήστε τις γραμμές κύλισης στο κάτω και το δεξί μέρος των παραθύρων για να μετακινηθείτε στις διάφορες περιοχές.

Λάβετε υπόψη ότι ο μεγεθυντικός φακός έχει τώρα το σύμβολο μείον (-) και το κουμπί Zoom In μεταβαίνει στο Zoom Out. Εάν ολοκληρώσετε περισσότερες από μία εκτιμήσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά "Προηγούμενη σελίδα" και "Επόμενη σελίδα" στην οθόνη "Προεπισκόπηση εκτύπωσης" για να δείτε άλλες εκτιμήσεις. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

Όταν επιστρέψετε στο παράθυρο Δημιουργία εκτιμήσεων, κάντε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση. Το QuickBooks Pro εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Print One Estimate. Κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση για να εκτυπώσετε την εκτίμηση χωρίς περαιτέρω παραμόρφωση.

Εάν δεν έχετε χρησιμοποιήσει το QuickBooks για εκτύπωση προηγούμενων εκτιμήσεων, ίσως χρειαστεί πρώτα να ρυθμίσετε τον εκτυπωτή σας για αυτή την εργασία. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε Αρχείο → Ρύθμιση εκτυπωτή και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εκτίμηση από την αναπτυσσόμενη λίστα Όνομα φακέλου. Καθορίστε τις ρυθμίσεις του εκτυπωτή που θέλετε για την εκτύπωση των εκτιμήσεων. (Αυτή η διαδικασία λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο όπως και για την εκτύπωση άλλων μορφών, όπως τα τιμολόγια.) Κάντε κλικ στο OK όταν τελειώσετε.

Το παράθυρο διαλόγου Εκτυπώστε μια εκτίμηση που εμφανίζεται στο QuickBooks αφού κάνετε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση στο παράθυρο Δημιουργία εκτιμήσεων λειτουργεί επίσης με τον ίδιο τρόπο που κάνει και το παράθυρο διαλόγου Print One Invoice.