Πώς να δημιουργήσετε και να εκτυπώσετε μια αναφορά στο QuickBooks 2016 - dummies

Αφού αποφασίσετε ποια αναφορά του QuickBooks χρειάζεστε, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να το επιλέξετε από το κατάλληλο μενού ή από το παράθυρο του Κέντρου Αναφορών. Για να δημιουργήσετε μια τυποποιημένη αναφορά κερδών και ζημιών, για παράδειγμα, επιλέξτε Αναφορές → Εταιρεία & Οικονομικά → Κέρδος & Απώλεια Πρότυπο ή επιλέξτε από το Κέντρο Αναφορών. Ή, κάντε διπλό κλικ στην εικόνα αναφοράς στο παράθυρο του Κέντρου Αναφορών.

Ανάλογα με το μέγεθος των δεδομένων που πρέπει να επεξεργαστούν τα QuickBooks, ενδέχεται να δείτε ένα πλαίσιο Αναφορά κτιρίου πριν εμφανιστεί η έκθεση στην οθόνη σε όλη της τη δόξα. Ακολουθεί μια τυποποιημένη αναφορά κερδών και ζημιών ή μια κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων .

Τυπική έκθεση αποτελεσμάτων χρήσεως.

Εάν βλέπετε παράθυρο διαλόγου Προσαρμογή αναφοράς αντί για αναφορά, μπορείτε να ενημερώσετε το QuickBooks για να αλλάξετε αυτήν την επιλογή. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε Επεξεργασία → Προτιμήσεις και έπειτα κάντε κλικ στο εικονίδιο Αναφορές & γραφήματα στη λίστα στα αριστερά. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Οι προτιμήσεις μου", αν έχετε και δεν είναι ήδη επιλεγμένη. Καταργήστε το πλαίσιο ελέγχου από το πλαίσιο ελέγχου "Προτροπή για την τροποποίηση των επιλογών αναφοράς" πριν από την έναρξη μιας αναφοράς.

Δεν μπορείτε να δείτε ολόκληρη την ηλεκτρονική έκδοση μιας αναφοράς εκτός αν η αναφορά σας είναι πολύ μικρή (ή η οθόνη σας είναι τεράστια). Χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα σελίδας προς τα πάνω και προς τα κάτω για να μετακινηθείτε προς τα επάνω και προς τα κάτω και χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα Tab και Shift + Tab για να μετακινηθείτε αριστερά και δεξιά. Ή, αν είστε λάτρης του ποντικιού, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη γραμμή κύλισης.

Για να εκτυπώσετε μια αναφορά, κάντε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση στην κορυφή της αναφοράς και επιλέξτε Αναφορά από το αναπτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται. Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Αναφορές εκτύπωσης. Για να αποδεχθείτε τις συγκεκριμένες προδιαγραφές, οι οποίες είναι σχεδόν πάντα τέλεια, κάντε κλικ στο κουμπί Εκτύπωση. Ποτέ δεν θα μαντέψετε τι θα συμβεί στη συνέχεια: Το QuickBooks εκτυπώνει την αναφορά!

Το παράθυρο διαλόγου Αναφορές εκτύπωσης.

Η πρώτη φορά που εκτυπώνετε μια αναφορά, το QuickBooks εμφανίζει ένα παράθυρο διαλόγου Χαρακτηριστικά εκτύπωσης που εξηγεί μερικά πράγματα σχετικά με τους μηχανισμούς επιλογής και εκτύπωσης αναφορών.

Μπορείτε να επιλέξετε το κουμπί επιλογής αρχείου στον πίνακα "Εκτύπωση σε" για να ενημερώσετε το QuickBooks να αποθηκεύσει την αναφορά ως αρχείο αντί να την εκτυπώσει. Στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε τη μορφή αρχείου: Αρχείο κειμένου ASCII, Αρχείο κατακερματισμένο με κόμματα ή Αρχείο με διαχωρισμό καρτελών. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε είτε μορφότυπο αρχείου οριοθετημένου αρχείου, εάν θέλετε να ανοίξετε αργότερα το αρχείο με ένα πρόγραμμα υπολογιστικού φύλλου, όπως το Microsoft Excel. Αφού κάνετε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση, χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία αρχείου δίσκου που εμφανίζεται για να καθορίσετε το όνομα αρχείου και τη θέση αποθήκευσης.

Το μενού Αρχείο και το υπομενού του κουμπιού "Εκτύπωση" του παραθύρου αναφοράς παρέχουν μια εντολή Αποθήκευση ως PDF, την οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε μια έκδοση PDF της αναφοράς που εμφανίζεται στο μενού αναφοράς.Απλά επιλέξτε την εντολή και δώστε ένα όνομα για το PDF όταν σας ζητάει το QuickBooks.

Οι ρυθμίσεις Προσανατολισμού δηλώνουν στο QuickBooks πως πρέπει να εμφανίζεται η αναφορά στο χαρτί. Οι ρυθμίσεις του εύρους σελίδων καθορίζουν τις σελίδες που θέλετε να εκτυπώσετε. Η αναφορά "Προσαρμογή" σε xx Σελίδα (s) Ευρεία και προσαρμοσμένη αναφορά σε xx Τα πεδία υψηλής ανάλυσης σάς επιτρέπουν να συρρικνώσετε την αναφορά έτσι ώστε να ταιριάζει στον αριθμό σελίδων προσδιορίζω. Ο σκοπός του πλαισίου ελέγχου Εκτύπωση σε χρώμα (Color Printers Only) είναι αρκετά αυτονόητο.

Το QuickBooks περιλαμβάνει δύο επιλογές σάρωσης σελίδας για τη δημιουργία αναφορών ευκολότερης ανάγνωσης:

• Επιλέξτε το πρώτο πλαίσιο ελέγχου (Έξυπνες διακεκομμένες σελίδες) για να διατηρείτε τα στοιχεία που ανήκουν στην ίδια ομάδα στην ίδια σελίδα.

• Επιλέξτε το δεύτερο πλαίσιο ελέγχου για να δώσετε σε κάθε μείζονα ομάδα τη δική της σελίδα.

• Μπορείτε επίσης να κάνετε προεπισκόπηση της αναφοράς κάνοντας κλικ στο κουμπί Προεπισκόπηση.