Πώς να συγχωνεύσετε το αρχείο δεδομένων σας QuickBooks 2013 - dummies

Η εντολή QuickBooks 2013 Condense δημιουργεί ένα μόνιμο αντίγραφο, που ονομάζεται αρχειακό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks. Ένα αρχειακό αντίγραφο του αρχείου της εταιρίας ισοδυναμεί με ένα στιγμιότυπο του φακέλου της εταιρείας, όπως υπάρχει σε συγκεκριμένο χρονικό σημείο. Εάν κάποιος αργότερα έχει μια ερώτηση - ίσως ο λογιστής σας, ή ένας ομοσπονδιακός ή ο δημόσιος ελεγκτής - μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το αρχειακό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων για να δείξετε τι φαίνεται το αρχείο της εταιρείας σε ένα συγκεκριμένο χρονικό σημείο.

Αφού καταλάβετε τι είναι η αρχειοθέτηση, είναι αρκετά απλή. Για να συμπυκνώσετε το αρχείο της εταιρείας QuickBooks, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Επιλέξτε την εντολή Αρχείο → Βοηθήματα → Στοιχεία συμπύκνωσης.

1. Το QuickBooks εμφανίζει το πρώτο παράθυρο διαλόγου Condense Data, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

   Επιλέξτε το κουμπί επιλογής Συναλλαγές πριν από μια συγκεκριμένη ημερομηνία.

   

2. Καθορίστε την Κατάργηση των συναλλαγών πριν από την ημερομηνία.

3. Για να καθορίσετε την ημερομηνία κατά την οποία πρέπει να καταργηθούν οι κλειστές συναλλαγές, καταχωρίστε την ημερομηνία στο πλαίσιο ημερομηνίας που παρέχεται. Εάν θέλετε να συμπυκνώσετε το αρχείο αφαιρώντας τις συναλλαγές στις 31 Δεκεμβρίου 2010 ή πριν, για παράδειγμα, πληκτρολογήστε

   1/1/2011

   στο πλαίσιο ημερομηνίας. Σημειώστε, ωστόσο, ότι δεν χρειάζεται να αισθάνεστε καταναγκαστικά για να αφαιρέσετε μια δέσμη κλειστών συναλλαγών. Μπορείτε να καταργήσετε τις κλειστές συναλλαγές μόνο εάν το αρχείο της εταιρείας σας QuickBooks γίνεται πολύ μεγάλο. Μπορείτε εύκολα να εργαστείτε με ένα αρχείο εταιρείας QuickBooks που είναι 25MB, 50MB ή ακόμα και 100MB (megabytes). Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο όταν ολοκληρώσετε τον προσδιορισμό των συναλλαγών που θα πρέπει να καταργήσει το QuickBooks. Το QuickBooks εμφανίζει το δεύτερο παράθυρο διαλόγου Condense Data, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

   Καθορίστε τον τρόπο συμπύκνωσης των συναλλαγών αποθέματος.

   Αν το αρχείο QuickBooks περιλαμβάνει συναλλαγές αποθέματος, το QuickBooks συνιστά να καταργήσετε παλιές συναλλαγές αποθέματος. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το δεύτερο παράθυρο διαλόγου Condense Data, μπορείτε να ενημερώσετε το QuickBooks για να το κάνετε αυτό επιλέγοντας το κουμπί επιλογής Αφαίρεση συναλλαγών αποθέματος. (Εάν δεν θέλετε να καταργήσετε τις παλιές συναλλαγές, επιλέξτε το κουμπί Κράτηση όλων των αποθεμάτων.) Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να συνεχίσετε στο τρίτο παράθυρο διαλόγου Condense Data (δεν εμφανίζεται), το οποίο ζητάει ποιες συναλλαγές θα πρέπει να θεωρηθούν κλειστές.

   

4. Καθορίστε ποιες συναλλαγές πρέπει να θεωρηθούν κλειστές.

   Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Επόμενο, το QuickBooks ζητά λίγο περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το τι ακριβώς αποτελεί μια κλειστή ή παλιά συναλλαγή που πρέπει να καταργηθεί. Επιλέγετε πλαίσια ελέγχου για να υποδείξετε εάν οι συναλλαγές πριν από την ημερομηνία κατάργησης πρέπει να καταργηθούν, ακόμη και αν δεν είναι εκκαθαρισμένες, επισημαίνονται ως Να εκτυπώνονται, επισημαίνονται ως Να αποστέλλονται κ.ο.κ. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να μεταβείτε στο τέταρτο παράθυρο διαλόγου Condense Data.

5. Καθορίστε οποιαδήποτε εκκαθάριση λίστας που πρέπει να εμφανιστεί.

   Χρησιμοποιήστε το τέταρτο παράθυρο διαλόγου Condense Data για να ενημερώσετε το QuickBooks ότι θα πρέπει επίσης να καθαρίσετε μερικές από τις λίστες. Μπορείτε να επιλέξετε, για παράδειγμα, πλαίσια ελέγχου στο παράθυρο διαλόγου Condense Data.

   

6. Με τον καθαρισμό της λίστας σας μέσω της κατάργησης των μη χρησιμοποιημένων στοιχείων λίστας, όχι μόνο μειώνετε το μέγεθος του αρχείου της εταιρείας, αλλά και διευκολύνετε τους ανθρώπους να δουλεύουν με τη λίστα.

   Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

   Το QuickBooks εμφανίζει την πέμπτη σελίδα του πλαισίου διαλόγου Condense Data, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

7. Επιβεβαιώστε τη λειτουργία συμπύκνωσης και αρχειοθέτησης.

   Αφού περιγράψετε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να αρχειοθετήσουν και να συμπυκνώσουν το αρχείο της εταιρείας QuickBooks, το QuickBooks εμφανίζει το πέμπτο παράθυρο διαλόγου Condense Data. Αυτό το πλαίσιο διαλόγου σας ζητά να επιβεβαιώσετε την απόφασή σας να αρχειοθετήσετε και να συμπυκνώσετε το αρχείο δεδομένων. Χρησιμοποιήστε αυτό το παράθυρο διαλόγου για να επιβεβαιώσετε το γεγονός ότι θέλετε να αρχειοθετήσετε και να συμπυκνώσετε τα δεδομένα.

   

8. Επιλέξτε Begin Condense.

   Το QuickBooks ξεκινά τη διαδικασία συμπύκνωσης του αρχείου δεδομένων.

9. Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου δεδομένων όταν σας ζητηθεί.

   Στην αρχή της διαδικασίας συμπύκνωσης, το QuickBooks σας ζητάει να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου της εταιρείας QuickBooks. Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του αρχείου της εταιρείας QuickBooks ως μέρος μιας λειτουργίας συμπυκνώματος λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο όπως η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του αρχείου της εταιρείας QuickBooks οποιαδήποτε στιγμή.

10. Αφού δημιουργήσετε αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου της εταιρείας QuickBooks, το QuickBooks αποθηκεύει ένα αντίγραφο αρχείου του αρχείου της εταιρείας και κατόπιν καθαρίζει την έκδοση εργασίας του αρχείου της εταιρείας χρησιμοποιώντας τις οδηγίες σας. Και πάλι, όπως σημειώνεται στα προηγούμενα βήματα, η διαδικασία καθαρισμού μπορεί να διαρκέσει μόνο λίγα λεπτά ή μπορεί να χρειαστούν αρκετές ώρες αν το αρχείο σας είναι πολύ μεγάλο.