Πώς να συγχωνεύσετε το αρχείο δεδομένων QuickBooks 2012 - dummies

Η εντολή QuickBooks 2012 Condense δημιουργεί ένα μόνιμο αντίγραφο, που ονομάζεται αρχειακό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks. Ένα αρχειακό αντίγραφο του αρχείου της εταιρίας ισοδυναμεί με ένα στιγμιότυπο του φακέλου της εταιρείας, όπως υπάρχει σε συγκεκριμένο χρονικό σημείο.

Αν κάποιος αργότερα έχει μια ερώτηση - ίσως ο λογιστής σας ή ένας ομοσπονδιακός ή ο δημόσιος ελεγκτής, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το αρχειακό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων για να δείξετε τι φαίνεται το αρχείο της εταιρείας σε συγκεκριμένο χρονικό σημείο

Αφού καταλάβετε τι είναι η αρχειοθέτηση, είναι αρκετά απλή. Για τη συμπύκνωση του αρχείου της εταιρείας QuickBooks, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε την εντολή Αρχείο → Βοηθήματα → Στοιχεία συμπύκνωσης.

   Το QuickBooks εμφανίζει το πρώτο παράθυρο διαλόγου Condense Data, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

   

2. Επιλέξτε τις συναλλαγές πριν από το κουμπί επιλογής συγκεκριμένης ημερομηνίας.

   Καθορίστε την Κατάργηση των συναλλαγών πριν από την ημερομηνία.

3. Για να καθορίσετε την ημερομηνία κατά την οποία πρέπει να καταργηθούν οι κλειστές συναλλαγές, καταχωρίστε την ημερομηνία στο πλαίσιο ημερομηνίας που παρέχεται. Αν θέλετε να συμπυκνώσετε το αρχείο καταργώντας τις συναλλαγές στις 31 Δεκεμβρίου 2009 ή πριν, για παράδειγμα, πληκτρολογήστε

   12/31/2009 στο πλαίσιο ημερομηνίας. Σημειώστε, ωστόσο, ότι δεν χρειάζεται να αισθάνεστε καταναγκαστικά για να αφαιρέσετε μια δέσμη κλειστών συναλλαγών. Μπορείτε να καταργήσετε τις κλειστές συναλλαγές μόνο εάν το αρχείο της εταιρείας σας QuickBooks γίνεται πολύ μεγάλο. Μπορείτε εύκολα να εργαστείτε με ένα αρχείο εταιρείας QuickBooks που έχει μέγεθος 25, 50 ή ακόμα και 100MB (megabytes).

   Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο όταν ολοκληρώσετε τον προσδιορισμό των συναλλαγών που θα πρέπει να καταργήσει το QuickBooks. Το QuickBooks εμφανίζει το δεύτερο παράθυρο διαλόγου Condense Data, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

   Καθορίστε τον τρόπο και εάν τα QuickBooks θα πρέπει να συνοψίζουν τις συναλλαγές που θα καταργήσει.

   

4. Χρησιμοποιήστε το δεύτερο παράθυρο διαλόγου Δεδομένα συμπυκνώματος για να υποδείξετε πώς θα πρέπει η QuickBooks να συνοψίζει τις συναλλαγές που θα καταργήσει. Μπορείτε να έχετε τα βιβλία QuickBooks να συνοψίζουν τις συναλλαγές με μια ενιαία καταχώριση ημερολογίου ή μια μηνιαία καταχώρηση περιοδικών - μια επιλογή που κάνετε κάνοντας το κατάλληλο κουμπί επιλογής.

   Ή μπορείτε να επιλέξετε το κουμπί "Δημιουργία επιλογής περίληψης" για να υποδείξετε ότι δεν θέλετε τα αρχεία QuickBooks να δημιουργούν μια καταχώρηση περιληπτικού ημερολογίου για να αντικαταστήσουν τις συναλλαγές που καταργεί.Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο όταν τελειώσετε. Το QuickBooks εμφανίζει το τρίτο παράθυρο διαλόγου Condense Data (δεν εμφανίζεται), το οποίο σας ζητάει να συμπυκνωθούν οι συναλλαγές αποθέματος.

   Καθορίστε τον τρόπο συμπύκνωσης των συναλλαγών αποθέματος.

5. Αν το αρχείο QuickBooks περιλαμβάνει συναλλαγές αποθέματος, το QuickBooks συνιστά να καταργήσετε παλιές συναλλαγές αποθέματος. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το τρίτο παράθυρο διαλόγου Condense Data, μπορείτε να ενημερώσετε το QuickBooks για να το κάνετε αυτό επιλέγοντας το κουμπί επιλογής Αφαίρεση συναλλαγών αποθέματος. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να συνεχίσετε στο τέταρτο παράθυρο διαλόγου Δεδομένα συμπυκνώματος (δεν εμφανίζεται), το οποίο θα σας ρωτήσει ποιες συναλλαγές θα πρέπει να θεωρηθούν κλειστές.

   Καθορίστε ποιες συναλλαγές πρέπει να θεωρηθούν κλειστές.

6. Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να μετακινηθείτε πέρα ​​από το παράθυρο διαλόγου Condense Data (Συμπύκνωση δεδομένων) που ζητάει συναλλαγές αποθέματος, το QuickBooks ζητά λίγο περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το τι ακριβώς συνιστά μια συναλλαγή "κλειστή" ή "παλιά" που πρέπει να καταργηθεί.

   Τα πλαίσια ελέγχου υποδεικνύουν αν οι συναλλαγές πριν από την ημερομηνία κατάργησης πρέπει να καταργηθούν ακόμα και αν δεν έχουν εκκαθαριστεί, έχουν επισημανθεί Για να εκτυπωθούν, επισημαίνονται ως Να αποστέλλονται και ούτω καθεξής. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να μεταβείτε στο πέμπτο παράθυρο διαλόγου Condense Data.

   Καθορίστε οποιαδήποτε εκκαθάριση λίστας που πρέπει να εμφανιστεί.

   

7. Χρησιμοποιήστε το τέταρτο παράθυρο διαλόγου Condense Data για να ενημερώσετε το QuickBooks ότι θα πρέπει επίσης να καθαρίσετε μερικές από τις λίστες. Μπορείτε να επιλέξετε πλαίσια ελέγχου στο παράθυρο διαλόγου Στοιχεία συμπύκνωσης. Με τον καθαρισμό της λίστας σας μέσω της κατάργησης των μη χρησιμοποιημένων στοιχείων λίστας, όχι μόνο μειώνετε το μέγεθος του αρχείου της εταιρείας, αλλά και διευκολύνετε τους ανθρώπους να εργάζονται με τη λίστα.

   Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

8. Το QuickBooks εμφανίζει την πέμπτη σελίδα του πλαισίου διαλόγου Condense Data, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

   Επιβεβαιώστε τη λειτουργία συμπύκνωσης και αρχειοθέτησης.

   

9. Αφού περιγράψετε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να αρχειοθετήσουν και να συμπυκνώσουν το αρχείο της εταιρείας QuickBooks, το QuickBooks εμφανίζει το πέμπτο παράθυρο διαλόγου Condense Data. Αυτό το πλαίσιο διαλόγου σας ζητά να επιβεβαιώσετε την απόφασή σας να αρχειοθετήσετε και να συμπυκνώσετε το αρχείο δεδομένων. Χρησιμοποιήστε αυτό το παράθυρο διαλόγου για να επιβεβαιώσετε το γεγονός ότι θέλετε να αρχειοθετήσετε και να συμπυκνώσετε τα δεδομένα.

   Επιλέξτε Begin Condense.

10. Το QuickBooks ξεκινά τη διαδικασία συμπύκνωσης του αρχείου δεδομένων.

    Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου δεδομένων όταν σας ζητηθεί.

11. Στην αρχή της διαδικασίας συμπύκνωσης, το QuickBooks σας ζητάει να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου της εταιρείας QuickBooks. Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του αρχείου της εταιρείας QuickBooks ως μέρος μιας λειτουργίας συμπυκνώματος λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο όπως η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του αρχείου της εταιρείας QuickBooks οποιαδήποτε στιγμή.

    Αφού δημιουργήσετε αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου της εταιρείας QuickBooks, το QuickBooks αποθηκεύει ένα αντίγραφο αρχείου του αρχείου της εταιρείας και κατόπιν καθαρίζει την έκδοση εργασίας του αρχείου της εταιρείας χρησιμοποιώντας τις οδηγίες σας. Και πάλι, όπως σημειώνεται στα προηγούμενα βήματα, η διαδικασία καθαρισμού μπορεί να διαρκέσει μόνο λίγα λεπτά ή μπορεί να χρειαστούν αρκετές ώρες αν το αρχείο σας είναι πολύ μεγάλο.