Πώς να καθαρίσετε και να συμπυκνώσετε αρχεία QuickBooks - dummies

Η διαδικασία αρχειοθέτησης στο QuickBooks 2015 είναι αρκετά απλή. Όταν καθαρίζετε και αρχειοθετείτε το σύστημά σας, θα χρειαστεί να συμπυκνώσετε αρχεία. Για να συμπυκνώσετε το αρχείο της εταιρείας QuickBooks, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1Επιλέξτε την εντολή Αρχείο → Βοηθήματα → Στοιχεία συμπύκνωσης.

Το QuickBooks εμφανίζει το πρώτο παράθυρο διαλόγου Condense Data.

2Επιλέξτε το κουμπί επιλογής Συναλλαγές πριν από μια συγκεκριμένη ημερομηνία.

Αυτή η επιλογή λέει στο QuickBooks ότι θέλετε να κάνετε δύο πράγματα: να δημιουργήσετε ένα αρχειακό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων του QuickBooks και να αφαιρέσετε το αρχείο της εταιρείας εργασίας ώστε να μην είναι τόσο μεγάλο. Το QuickBooks μειώνει το μέγεθος της λειτουργικής έκδοσης του αρχείου δεδομένων της εταιρείας, αφαιρώντας παλιές κλειστές συναλλαγές αν επιλέξετε στο Βήμα 3 την κατάργηση των συναλλαγών.

3Εισαγάγετε την Κατάργηση των συναλλαγών πριν από την ημερομηνία.

Για να καθορίσετε την ημερομηνία πριν από την οποία πρέπει να καταργηθούν οι κλειστές συναλλαγές, καταχωρίστε την ημερομηνία στο πλαίσιο ημερομηνίας. Αν θέλετε να συμπυκνώσετε το αρχείο καταργώντας τις συναλλαγές στις 31 Δεκεμβρίου 2012 ή πριν από αυτό, για παράδειγμα, πληκτρολογήστε 1/1/2013 στο πλαίσιο ημερομηνίας. Σημειώστε, ωστόσο, ότι δεν χρειάζεται να αισθάνεστε καταναγκαστικά για να αφαιρέσετε μια δέσμη κλειστών συναλλαγών.

Αφαιρείτε τις κλειστές συναλλαγές μόνο αν το αρχείο της εταιρείας σας QuickBooks γίνεται πολύ μεγάλο. Μπορείτε εύκολα να εργαστείτε με ένα αρχείο εταιρείας QuickBooks που είναι 25MB, 50MB, ή ακόμα και 100MB (megabytes).

Παρόλο που τυπικά συμπυκνώνετε ένα αρχείο QuickBooks καταργώντας παλιές κλειστές συναλλαγές, η εντολή Condense δημιουργεί επίσης αρχεία χωρίς συναλλαγές και αρχεία με ένα συγκεκριμένο εύρος δεδομένων συναλλαγών. Για να δημιουργήσετε ένα αρχείο που περιέχει λίστες και προτιμήσεις αλλά όχι συναλλαγές, κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής Όλες οι συναλλαγές. Παρεμπιπτόντως, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Όλες οι συναλλαγές για να δημιουργήσετε ένα σχεδόν κενό αρχείο που θα μπορούσατε να επαναχρησιμοποιήσετε (όπως για εκπαίδευση).

Για να δημιουργήσετε ένα αρχείο QuickBooks που περιέχει ένα καθορισμένο εύρος συναλλαγών, κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής Εκτός από εύρος συναλλαγών και στη συνέχεια εισαγάγετε τις ημερομηνίες που απαριθμούν το εύρος χρησιμοποιώντας τα πλαίσια Πριν και μετά.

4Κάντε κλικ Επόμενο όταν ολοκληρώσετε τον προσδιορισμό των συναλλαγών που θα πρέπει να καταργήσει το QuickBooks.

Το QuickBooks εμφανίζει το δεύτερο παράθυρο διαλόγου Condense Data.

5Επιλογή του τρόπου με τον οποίο πρέπει να συνοψιστούν οι συναλλαγές.

Αν συνοψίζετε τις ιστορικές συναλλαγές, το QuickBooks χρησιμοποιεί ένα δεύτερο παράθυρο διαλόγου Condense Data για να ρωτήσει πώς θα συνοψίσει τα ιστορικά δεδομένα: με μια ενιαία καταχώριση συνοπτικού ημερολογίου, με μηνιαίες καταχωρίσεις συνοπτικών ημερολογίων ή χωρίς σύνοψη.

Επιλέξτε το κουμπί επιλογής που αντιστοιχεί στην προσέγγιση περίληψης που θέλετε. (Συνήθως, πιθανότατα θα χρησιμοποιούσατε τη δεύτερη επιλογή που περιγράφεται - ότι η έκδοση των QuickBooks δημιουργεί μηνιαίες καταχωρίσεις συνοπτικών ημερολογίων - έτσι ώστε να μπορείτε να δημιουργείτε ακόμα σημαντικές μηνιαίες αναφορές.

6Κάντε κλικ Επόμενο όταν ολοκληρώσετε τον προσδιορισμό του τρόπου με τον οποίο πρέπει να συνοψίζονται οι συναλλαγές από το QuickBooks.

Το QuickBooks εμφανίζει το τρίτο παράθυρο διαλόγου Condense Data.

7Εισαγάγετε τον τρόπο συμπύκνωσης των συναλλαγών αποθέματος και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

Αν το αρχείο QuickBooks περιλαμβάνει συναλλαγές αποθέματος, το QuickBooks συνιστά να καταργήσετε παλιές συναλλαγές αποθέματος. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το τρίτο παράθυρο διαλόγου Δεδομένα συμπυκνώματος, μπορείτε να ενημερώσετε τα βιβλία QuickBooks για να το κάνετε αυτό επιλέγοντας το κουμπί επιλογής Συγκεντρωτικά αποθέματα συναλλαγών. (Εάν δεν θέλετε να καταργήσετε τις παλιές συναλλαγές, επιλέξτε το κουμπί "Διατήρηση στοιχείων αποθέματος συναλλαγών".)

Όταν κάνετε κλικ στο Επόμενο, συνεχίζετε στο τέταρτο παράθυρο διαλόγου Condense Data (δεν εμφανίζεται).

8Επιλέξτε ποιες συναλλαγές θα πρέπει να καταργηθούν και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

Το QuickBooks ζητά λίγο περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το τι ακριβώς αποτελεί κλειστή ή παλιά συναλλαγή που πρέπει να καταργηθεί. Επιλέγετε πλαίσια ελέγχου για να υποδείξετε εάν οι συναλλαγές πριν από την ημερομηνία κατάργησης πρέπει να καταργηθούν, ακόμη και αν δεν είναι εκκαθαρισμένες, επισημαίνονται ως Να εκτυπώνονται, επισημαίνονται ως Να αποστέλλονται κ.ο.κ.

Όταν κάνετε κλικ στο Επόμενο, μεταβαίνετε στο πέμπτο παράθυρο διαλόγου Condense Data.

9Εισαγάγετε οποιαδήποτε εκκαθάριση λίστας που πρέπει να εμφανιστεί και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

Χρησιμοποιήστε το πέμπτο παράθυρο διαλόγου Condense Data για να ενημερώσετε το QuickBooks ότι εκτός από την αφαίρεση παλαιών κλειστών συναλλαγών, θα πρέπει να καθαρίσει μερικές από τις λίστες. Μπορείτε να επιλέξετε πλαίσια ελέγχου στο παράθυρο διαλόγου Στοιχεία συμπύκνωσης, τα οποία αναφέρουν στο QuickBooks την κατάργηση των αχρησιμοποίητων λογαριασμών, των αχρησιμοποίητων πελατών, των αχρησιμοποίητων προμηθευτών κ.ο.κ.

Με τον καθαρισμό της λίστας σας μέσω της κατάργησης των μη χρησιμοποιημένων στοιχείων λίστας, όχι μόνο μειώνετε το μέγεθος του αρχείου της εταιρείας, αλλά και διευκολύνετε τους ανθρώπους να δουλεύουν με τη λίστα.

Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Επόμενο, το QuickBooks εμφανίζει την έκτη σελίδα του πλαισίου διαλόγου Condense Data.

10Επιβεβαιώστε τη λειτουργία συμπύκνωσης και αρχειοθέτησης.

Αφού περιγράψετε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να αρχειοθετήσουν και να συμπυκνώσουν το αρχείο της εταιρίας QuickBooks, το QuickBooks εμφανίζει το έκτο παράθυρο διαλόγου Condense Data. Το παράθυρο διαλόγου σάς ενημερώνει ότι η διαδικασία αρχειοθέτησης ξεκινά με την πραγματοποίηση αντιγράφων του αρχείου δεδομένων από το QuickBooks και ότι η λειτουργία συμπύκνωσης μπορεί να διαρκέσει αρκετά λεπτά ή ακόμα και αρκετές ώρες για να ολοκληρωθεί.

11Κάντε κλικ στην αρχή Συμπύκνωση.

Το QuickBooks ξεκινά τη διαδικασία συμπύκνωσης του αρχείου δεδομένων.

12Μεταβείτε το αρχείο δεδομένων όταν σας ζητηθεί.

Στην αρχή της διαδικασίας συμπύκνωσης, το QuickBooks σας ζητάει να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου της εταιρείας QuickBooks. Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του αρχείου της εταιρείας QuickBooks ως μέρος μιας λειτουργίας συμπυκνώματος λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο όπως η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του αρχείου της εταιρείας QuickBooks οποιαδήποτε στιγμή.

Αφού δημιουργήσετε αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου της εταιρείας QuickBooks, το QuickBooks αποθηκεύει ένα αντίγραφο αρχείου του αρχείου της εταιρείας και κατόπιν καθαρίζει την έκδοση εργασίας του αρχείου της εταιρείας χρησιμοποιώντας τις οδηγίες σας. Η διαδικασία εκκαθάρισης μπορεί να διαρκέσει μόνο μερικά λεπτά ή μπορεί να χρειαστούν αρκετές ώρες εάν το αρχείο σας είναι πολύ μεγάλο.