Πώς να καθαρίσετε τα αρχεία της εταιρίας στο QuickBooks 2011 - τα ανδρείκελα

Όταν καθαρίζετε το αρχείο της εταιρείας QuickBooks, το QuickBooks αποθηκεύει ένα αρχειακό αντίγραφο αυτού του αρχείου. Η διαδικασία καθιστά επίσης μικρότερο το αρχείο δεδομένων αφαιρώντας και συνοψίζοντας πολλές παλιές λεπτομερείς συναλλαγές χρησιμοποιώντας εγγραφές μεγάλων περιοδικών τεράτων.

Για να αρχειοθετήσετε το αρχείο της εταιρείας QuickBooks, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1Επιλέξτε το αρχείο → Βοηθητικά προγράμματα → Εκκαθάριση δεδομένων της εταιρείας.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Clean Up Company Data.

2Επιλέξτε το Remove Transactions (Κατάργηση συναλλαγών) από ένα κουμπί επιλογής συγκεκριμένης ημερομηνίας.

Αυτή η επιλογή λέει στο QuickBooks ότι θέλετε να κάνετε δύο πράγματα: Δημιουργήστε ένα αρχειακό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks και κοκαλιάρικο κάτω από το μέγεθος του εταιρικού αρχείου της εταιρείας έτσι ώστε να μην είναι τόσο μεγάλο.

3Εισαγάγετε την ημερομηνία Αφαίρεση κλειστών συναλλαγών την ημερομηνία και πριν και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

Για να καθορίσετε την ημερομηνία πριν από την οποία πρέπει να καταργηθούν οι κλειστές συναλλαγές, καταχωρίστε την ημερομηνία στο πλαίσιο ημερομηνίας που παρέχεται. Μπορείτε να καταργήσετε τις κλειστές συναλλαγές μόνο εάν το αρχείο της εταιρείας σας QuickBooks γίνεται πολύ μεγάλο. Μπορείτε εύκολα να εργαστείτε με ένα αρχείο εταιρείας QuickBooks που είναι 25, 50 ή ακόμα και 100MB. (Εάν ενδιαφέρεστε, πατήστε Ctrl + 1 για να εμφανίσετε ένα παράθυρο που δείχνει πόσο μεγάλο είναι το αρχείο δεδομένων του QuickBooks.)

4Επιλέξτε τυχόν πρόσθετα κριτήρια που θέλετε να εφαρμόσουν τα QuickBooks για την κατάργηση συναλλαγών και κάντε κλικ στο Next.

Μπορεί να έχετε συναλλαγές που ποτέ δεν θα εκκαθαριστούν ή ποτέ δεν θα εκτυπωθούν ή θα σταλούν, για παράδειγμα. Για να υποδείξετε ότι ορισμένες από αυτές τις παλιές συναλλαγές πρέπει επίσης να καταργηθούν, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου που αντιστοιχεί στο κριτήριο κατάργησης. Για να καταργήσετε τα παλιά τιμολόγια και τις εκτιμήσεις που εξακολουθούν να έχουν επισημανθεί ως προς αποστολή, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Κατάργηση τιμολογίων και εκτιμήσεων με την ένδειξη 'Να σταλεί'.

5Επιλέξτε οποιοδήποτε άλλο καθαρισμό λίστας θα πρέπει να εμφανιστεί και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

Αυτή είναι η ευκαιρία σας να απαλλαγείτε από πληροφορίες που δεν χρησιμοποιείτε πια ή ότι είστε βέβαιοι ότι δεν θα χρειαστείτε ξανά.

6Επιβεβαιώστε τη διαδικασία καθαρισμού και αρχειοθέτησης.

Αν κάνατε λάθος, κάντε κλικ στο κουμπί Πίσω για να αλλάξετε τις προηγούμενες επιλογές σας.

7Κάντε κλικ Εκκίνηση Καθαρισμού.

Στην αρχή της διαδικασίας καθαρισμού, το QuickBooks σας ζητάει να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας για το αρχείο της εταιρείας QuickBooks.

8Μεταβείτε το αρχείο δεδομένων όταν σας ζητηθεί.

Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του αρχείου της εταιρείας QuickBooks ως μέρος μιας διαδικασίας καθαρισμού λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο όπως η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του αρχείου της εταιρείας QuickBooks οποιαδήποτε στιγμή.