Πώς να χρεώσετε έναν πελάτη για τον πραγματικό χρόνο και τα κόστη στο QuickBooks 2015

Εάν χρεώνετε έναν πελάτη για το πραγματικό κόστος και τις ώρες, θα πρέπει να παρακολουθείτε το κόστος και το χρόνο κατά τον οποίο υποβάλλονται τα τέλη. Στα QuickBooks, αντιστοιχίζετε το κόστος στην εργασία εισάγοντας πληροφορίες για τον πελάτη και την εργασία στη στήλη Πελάτη: Εργασία που εμφανίζεται στο παράθυρο φόρμας που χρησιμοποιείται για την καταγραφή συγκεκριμένου κόστους ή χρέωσης χρόνου.

Για παράδειγμα, αν χρησιμοποιείτε το παράθυρο Εισαγωγή λογαριασμών για την καταγραφή λογαριασμού για μια συγκεκριμένη εργασία, χρησιμοποιείτε τη στήλη Πελάτης: Εργασία για να ορίσετε την εργασία.

Για να χρεώσετε έναν πελάτη για το κόστος ή το χρόνο που καταγράψατε, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Επιλέξτε Πελάτες → Δημιουργία τιμολογίων για να ανοίξετε το παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων.

2. Αλλάξτε το όνομα στην αναπτυσσόμενη λίστα Πελάτης: Θέση εργασίας στον κατάλληλο πελάτη.

   Αυτό το βήμα είναι εύκολο: Ενεργοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα και επιλέξτε τον κατάλληλο πελάτη και εργασία. Εάν έχετε αναθέσει χρόνο ή κόστος σε αυτόν τον πελάτη, θα εμφανιστεί μια οθόνη, ζητώντας σας να κάνετε κλικ στο κουμπί Χρόνος / Κόστη για να συμπεριλάβετε τις χρεώσεις στο τιμολόγιό σας.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη χρόνου / κόστους.

   Το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Επιλογή χρόνου χρέωσης και κόστους. Το παράθυρο διαλόγου εμφανίζει ήδη το κόστος και τις χρεώσεις χρόνου που έχετε αντιστοιχίσει σε αυτόν τον πελάτη και τον συνδυασμό θέσεων εργασίας.

4. Επιλέξτε τον χρεωστικό χρόνο και το κόστος που θέλετε να προσθέσετε στο τιμολόγιο.

   Ελέγξτε τις χρεώσεις χρόνου και το κόστος για το οποίο θέλετε να χρεώσετε. Σημειώστε ότι το παράθυρο διαλόγου Επιλογή χρεώσεων χρεώσεων και χρεώσεων παρέχει διαφορετικές καρτέλες για στοιχεία, έξοδα και διανυθέντα χιλιόμετρα.

5. (Προαιρετικά, μόνο Έξοδα) Υποδείξτε τη σήμανση.

   Η καρτέλα "Έξοδα" έχει μερικά επιπλέον πεδία στην κορυφή της καρτέλας για να υποδείξει το ποσό ένδειξης ή% και το λογαριασμό σήμανσης. Εάν χρειάζεται, συμπληρώστε τα πεδία με τις κατάλληλες πληροφορίες.

6. (Προαιρετικό) Υποδείξτε εάν θέλετε οι χρεώσεις να εμφανίζονται ως ένα μόνο στοιχείο στο τιμολόγιο.

   Αν θέλετε να αποφύγετε την καταχώριση των κακών λεπτομερειών των χρεώσεων στον πελάτη σας, επιλέξτε το πλαίσιο επιλογής Print Selected Time and Costs as One Invoice Item που βρίσκεται στην κάτω αριστερή γωνία του τιμολογίου. Επίσης, σημειώστε ότι μπορείτε να ελέγξετε το πλαίσιο φόρου για να υποδείξετε εάν τα επιλεγμένα έξοδα είναι φορολογητέα.

7. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

   Αφού έχετε ό, τι θέλετε, κάντε κλικ στο OK. Όπως και με τη μαγεία - ακόμα κι αν ήταν από τη σκληρή δουλειά σας και τον ιδρώτα του δικού σας φρυδιού - το τιμολόγιο εμφανίζεται.

8. (Προαιρετικό) Προσθέστε οτιδήποτε άλλο θέλετε να συμπεριλάβετε στο τιμολόγιο.

   Αυτό το τιμολόγιο είναι ένα τακτικό τιμολόγιο QuickBooks, θυμηθείτε; Ενδέχεται να θέλετε να κάνετε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στο κουμπί Εκτύπωση και να επιλέξετε Προεπισκόπηση από την αναπτυσσόμενη λίστα για να βεβαιωθείτε ότι εμφανίζονται μόνο τα κόστη εργασίας που θέλετε να εμφανίζονται.

9. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση & Νέα ή Αποθήκευση & Κλείσιμο.

   Έτσι καταγράφετε το τιμολόγιο.

Αφού καταγράψετε το τιμολόγιο, το κόστος εργασίας που χρεώθηκε αφαιρείται από το παράθυρο Επιλογή χρεωστού χρόνου και κόστους. Έχετε τελειώσει. Αναπνεύστε ευκολότερα.

Μπορείτε επίσης να παρακολουθείτε τον χρόνο που δαπανούν εσείς ή άλλοι υπάλληλοι σε πελάτες ή πελάτες. Για να ενεργοποιήσετε την παρακολούθηση του χρόνου, επιλέξτε Επεξεργασία → Προτιμήσεις, μετακινηθείτε προς τα κάτω και κάντε κλικ στο εικονίδιο Χρόνος & Έξοδα και έπειτα επιλέξτε το κουμπί επιλογής Χρόνος παρακολούθησης στην καρτέλα Προτιμήσεις εταιρείας.

Αφού το κάνετε αυτό, μπορείτε να παρακολουθήσετε τον χρόνο που ξοδεύετε σε έναν πελάτη ή πελάτη επιλέγοντας Πελάτες → Εισαγωγή ώρας → Χρήση εβδομαδιαίου φύλλου εργασίας ή Πελάτες → Εισαγωγή ώρας → Χρόνος / Εισαγωγή ενιαίας δραστηριότητας. Κάθε εντολή εμφανίζει ένα εύκολα κατανοητό παράθυρο που σας επιτρέπει να καταγράψετε το χρόνο που ξοδεύετε σε έναν συγκεκριμένο πελάτη ή πελάτη.

Και ένα τελευταίο σημαντικό σημείο: Το χρονόμετρο παρακολουθεί συνεχώς για όσο διάστημα τρέχει το πρόγραμμα QuickBooks. Το πρόγραμμα δεν χρειάζεται να είναι το ενεργό πρόγραμμα των Windows για να συνεχίσει να εργάζεται. (Σε μερικές παλαιότερες εκδόσεις των QuickBooks, ο χρονοδιακόπτης σταματά αν αρχίσετε να εργάζεστε με άλλο πρόγραμμα, όπως το πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου ή το πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.)