Πώς να το Bill for Time με το QuickBooks 2011 - ανδρείκελα

Εάν χρησιμοποιείτε το QuickBooks 2011 με μια επιχείρηση παροχής υπηρεσιών, μπορείτε να πουλήσετε περισσότερες μονάδες χρόνου από ό, τι κάνετε τα υλικά. Για παράδειγμα, ένας δικηγόρος μπορεί να πουλήσει ώρες ή μερικές ώρες νομικών συμβουλών. Το QuickBooks παρέχει δύο μεθόδους για την παρακολούθηση του χρόνου που θα χρεωθεί στο τιμολόγιο ως στοιχείο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εβδομαδιαίο φύλλο εργασίας ή μπορείτε να χρονομεταδοθείτε ή να καταγράφετε μεμονωμένες δραστηριότητες κατά τη χρέωση με το QuickBooks.

Χρήση εβδομαδιαίου φύλλου κατανομής

Για να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο εβδομαδιαίας κατανομής χρόνου, επιλέξτε Πελάτες → Εισαγωγή ώρας → Χρήση εβδομαδιαίου φύλλου εργασίας. Για να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο Weekly Timesheet, επιλέξτε τον υπάλληλο ή τον προμηθευτή ή άλλο άτομο που εκτελεί την υπηρεσία από το πλαίσιο Όνομα.

Εάν δεν μπορείτε να επιλέξετε το όνομα ενός ατόμου από το πλαίσιο Όνομα, εισαγάγετε το όνομα του ατόμου στο πλαίσιο και στη συνέχεια, όταν σας ζητηθεί, ενημερώστε τα βιβλία QuickBooks (λίστα εργαζομένων, πωλητών ή άλλων ονομάτων) στα οποία πρέπει να προστεθεί. Αφού προσθέσετε το όνομα του ατόμου που εκτελεί το έργο, χρησιμοποιήστε τις στήλες του παραθύρου εβδομαδιαίου φύλλου εργασίας για να περιγράψετε τον πελάτη ή την εργασία για την οποία εκτελέστηκε η εργασία.

Ενέργειες μεμονωμένου χρονισμού

Εάν θέλετε να εγγράψετε δραστηριότητες παροχής υπηρεσιών όπως συμβαίνουν, επιλέξτε Πελάτες → Εισαγωγή ώρας → Χρόνος / Εισαγωγή Ενιαίας Δραστηριότητας. Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Time / Enter Single Activity. Συμπληρώστε ή επιλέξτε τις απαραίτητες πληροφορίες:

• Για να χρονομετρήσετε ή να καταγράψετε μια μόνο δραστηριότητα, καταγράψτε την ημερομηνία δραστηριότητας στο πλαίσιο Ημερομηνία.

• Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Όνομα για να προσδιορίσετε το άτομο που εκτελεί την υπηρεσία.

• Στο πλαίσιο Πελάτης: Εργασία, προσδιορίστε τον πελάτη ή την εργασία για την οποία εκτελείται η υπηρεσία.

• Επιλέξτε το κατάλληλο στοιχείο υπηρεσίας από την αναπτυσσόμενη λίστα Στοιχείο υπηρεσίας.

• Επιλέξτε το κατάλληλο στοιχείο μισθοδοσίας από την αναπτυσσόμενη λίστα Στοιχείο μισθοδοσίας.

• Αν παρακολουθείτε μαθήματα, χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Κλάση για να ταξινομήσετε τη δραστηριότητα.

Βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί το πλαίσιο ελέγχου "Χρεώσιμο". Το πλαίσιο ελέγχου "Χρεώσιμο" εμφανίζεται στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου Χρονική / Ενιαία δραστηριότητα. Επιλέγοντας το πλαίσιο "Χρεώσιμο", αναφέρετε στο QuickBooks ότι πρέπει να διατηρεί αυτήν την εγγραφή μιας τιμολογητέας δραστηριότητας για μεταγενέστερη εγγραφή σε τιμολόγιο.

Αφού περιγράψετε ή παρέχετε αυτές τις γενικές πληροφορίες σχετικά με την υπηρεσία, έχετε δύο τρόπους για να καταγράψετε το χρόνο που ξοδεύετε στην υπηρεσία:

• Χειροκίνητος χρόνος εγγραφής: Μπορείτε να καταγράψετε χειροκίνητα τον χρόνο που δαπανάται για μια δραστηριότητα χρησιμοποιώντας Κουτί διάρκειας για να εισάγετε την ώρα.

• Τα QuickBooks καταγράφουν την ώρα: Μπορείτε επίσης να έχετε στο QuickBooks την καταγραφή του χρόνου που δαπανάτε για τη δραστηριότητα. Απλώς κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη στο πλαίσιο Διάρκεια κατά την εκκίνηση της δραστηριότητας και κάντε κλικ στο κουμπί Διακοπή όταν σταματήσετε τη δραστηριότητα.

Αφού περιγράψετε τη δραστηριότητα που εκτελείτε στο παράθυρο Χρονική / Ενιαία δραστηριότητα, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Νέα ή Αποθήκευση & Κλείσιμο για να αποθηκεύσετε τις πληροφορίες δραστηριότητας.

Συμπεριλαμβανομένου χρεωστικού χρόνου σε τιμολόγιο

Για να προσθέσετε χρεωστικό χρόνο και κόστος σε ένα τιμολόγιο, δημιουργήστε το τιμολόγιο με τον συνήθη τρόπο. Αφού εντοπίσετε τον πελάτη και εάν παρακολουθείτε χρόνο ή κόστος για τον πελάτη, τα QuickBooks θα σας ρωτήσουν εάν θέλετε να χρεώνεστε για οποιοδήποτε χρόνο ή κόστος. Εάν υποδείξετε "ναι", το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Επιλογή χρόνου χρέωσης και κόστους. Η καρτέλα Ώρα του παραθύρου διαλόγου Επιλογή χρόνου χρέωσης και κόστους εμφανίζει κάθε φορά που έχετε καταγράψει για έναν πελάτη.