Πώς να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου δεδομένων σας QuickBooks 2011 - dummy

Μια κρίσιμα σημαντική εργασία που πρέπει να ολοκληρώσετε είτε εσείς είτε κάποιος συνεργάτης είναι να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου δεδομένων του QuickBooks. Λίγα στοιχεία που είναι αποθηκευμένα στο σκληρό δίσκο του υπολογιστή σας αξίζουν την ίδια φροντίδα με το αρχείο δεδομένων QuickBooks. Αρκετά κυριολεκτικά, το αρχείο δεδομένων του QuickBooks περιγράφει τις οικονομικές υποθέσεις της επιχείρησής σας. Δεν θέλετε απολύτως να χάσετε το αρχείο δεδομένων.

Ευτυχώς, η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του αρχείου δεδομένων QuickBooks είναι αρκετά απλή. Θα πρέπει να ολοκληρώσετε μόνο τρία βήματα:

1. Επιλέξτε Αρχείο → Δημιουργία αντιγραφής.

   Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφων ή αντιγράφων ασφαλείας, το οποίο παρέχει τρεις επιλογές:

   • Αποθήκευση αντιγράφου ασφαλείας του αρχείου QuickBooks

   • Δημιουργία φορητού αρχείου εταιρείας

   • Δημιουργία αντιγράφου λογιστή

2. αποθηκεύστε ένα αντίγραφο ασφαλείας, κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής αντιγράφων ασφαλείας και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

   Μπορείτε να δημιουργήσετε είτε ένα αρχείο πλήρους αντιγράφου ασφαλείας είτε ένα φορητό αρχείο εταιρείας κατά την αντιγραφή του αρχείου QuickBooks. Ένα φορητό αρχείο εταιρείας είναι μικρότερο από ένα αρχείο αντιγράφου ασφαλείας, επομένως είναι πιο βολικό να μετακινηθείτε. Για παράδειγμα, μπορείτε να αποστέλλετε ευκολότερα με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ένα φορητό αρχείο εταιρείας. Το τρίψιμο με τα φορητά αρχεία της εταιρείας είναι αυτό: Το QuickBooks πρέπει να εργαστεί σκληρά για να περιορίσει το φορητό αρχείο της εταιρείας σε μικρό μέγεθος. Το QuickBooks πρέπει επίσης να κάνει περισσότερες εργασίες για να απενεργοποιήσει το αρχείο αργότερα όταν θέλετε να εργαστείτε με αυτό.

   Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί Επόμενο, εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφου ή αντιγράφων ασφαλείας.

   

3. Υποδείξτε αν θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο αντιγράφων ασφαλείας του QuickBooks στον τοπικό διακομιστή της εταιρείας σας ή σε ένα κέντρο δεδομένων QuickBooks εκτός τόπου.

   Κάντε κλικ στην επιλογή Τοπική δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας για να δηλώσετε ότι θέλετε να αποθηκεύσετε το αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου σας στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή σας.

4. Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές για να επιλέξετε μια θέση δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.

   

5. Καθορίστε σε ποιο φάκελο ή θέση στο δίσκο πρέπει να δημιουργηθεί αντίγραφο ασφαλείας για το αρχείο της εταιρείας.

6. (Προαιρετικό) Επιλέξτε τις επιλογές δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.

   Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου "Επιλογές δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας" για να καθορίσετε πότε θα πρέπει να σας υπενθυμίσουμε στο QuickBooks να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας και πώς πρέπει να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας για τα αρχεία QuickBooks:

   • Timestamps: Για να προσθέσετε την ημερομηνία και την ώρα της λειτουργίας δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας όνομα του αρχείου, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Προσθήκη ημερομηνίας και ώρας του αντιγράφου ασφαλείας στο όνομα αρχείου.

   • Περιορισμός των αντιγράφων ασφαλείας: Για να ενημερώσετε το QuickBooks, πρέπει να απαλλαγείτε από τα παλιά αντίγραφα ασφαλείας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Περιορισμός του αριθμού των αντιγράφων ασφαλείας σε αυτό το φάκελο και, στη συνέχεια, καθορίστε πόσες αντίγραφα ασφαλείας θέλετε να διατηρήσετε χρησιμοποιώντας το παρακείμενο πλαίσιο κειμένου.

   • Ειδοποιήσεις αντιγράφων ασφαλείας: Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Υπενθύμιση για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας" όταν κλείνω το αρχείο της εταιρείας μου και το παρακείμενο πλαίσιο κειμένου για να καθορίσετε ότι θέλετε να υπενθυμίζεται ότι θα δημιουργηθεί αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου QuickBooks κάθε φορά, κάθε τρίτη φορά και ούτω καθεξής, να κλείσετε το QuickBooks.

   • Επαλήθευση δεδομένων: Χρησιμοποιήστε τα κουμπιά Επαλήθευσης για να ενημερώσετε το QuickBooks ότι θα πρέπει να ελέγξει την ακεραιότητα των δεδομένων όταν δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας.

7. Όταν ολοκληρώσετε τον καθορισμό της τοποθεσίας και των επιλογών αντιγράφων ασφαλείας, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

   Το QuickBooks εμφανίζει ένα παράθυρο διαλόγου που σας ρωτάει πότε θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας.

8. Αποφασίστε πότε θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας.

   Συνήθως, θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας όταν επιλέγετε την εντολή Αποθήκευση αντιγραφής ή αντιγραφής. Και σε αυτή την περίπτωση, όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφων ή αντιγράφων ασφαλείας που ζητάει την ερώτηση "όταν", κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση τώρα. Ωστόσο, μπορείτε επίσης να ενημερώσετε τα προγράμματα QuickBooks να προγραμματίζουν συστηματικά αντίγραφα ασφαλείας σύμφωνα με κάποιο έξυπνο σχήμα επιλέγοντας τα κουμπιά Αποθήκευση τώρα και προγραμματισμός μελλοντικών αντιγράφων ή επιλέγοντας το κουμπί Μόνο προγραμματισμός μελλοντικών αντιγράφων.

9. Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αντιγραφής ή δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.

   Αφού ορίσετε πώς θα πρέπει να λειτουργήσει η λειτουργία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος. Το QuickBooks δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας του τρέχοντος αρχείου της εταιρείας QuickBooks και αποθηκεύει το νέο αντίγραφο αρχείου στη θέση δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.